Il verbale di un’assemblea per l’elezione del consiglio direttivo di un circolo è il documento scritto che riporta in modo sintetico ma preciso gli elementi essenziali dell’incontro: data, luogo, presenza dei partecipanti, modalità di svolgimento delle operazioni, svolgimento delle votazioni e risultato con l’indicazione dei candidati eletti. Ha valore probatorio e serve a certificare la regolarità della procedura elettorale, a fornire traccia ufficiale per gli adempimenti statutari e amministrativi e a essere conservato negli atti del circolo; di norma viene firmato dal presidente dell’assemblea e dal segretario verbalizzante.
Come compilare un verbale assemblea elezione consiglio direttivo circolo
Il verbale di un’assemblea convocata per l’elezione del consiglio direttivo di un circolo deve essere redatto con precisione e rigore, riportando in modo chiaro e completo tutti gli elementi che permettono di ricostruire fedelmente lo svolgimento della procedura elettorale e di dimostrare la regolarità formale dell’atto. In apertura va indicata l’esatta denominazione del circolo e, se previsto dallo statuto o dalla normativa applicabile, la sua forma giuridica, seguita dalla data, dall’ora di inizio e dalla sede dell’adunanza; occorre inoltre specificare il titolo o la funzione della riunione, ossia che si tratta dell’assemblea indetta per l’elezione del consiglio direttivo, precisando se si tratta di prima o seconda convocazione. È fondamentale descrivere le modalità di convocazione effettiva dell’assemblea, riportando come e quando i soci sono stati informati (avvisi inviati, pubblicazioni, affissioni, comunicazioni elettroniche), in modo da attestare il rispetto dei termini e delle forme previsti dallo statuto.
Il verbale deve contenere l’elenco o il riferimento puntuale ai partecipanti: va attestata la presenza fisica o la presenza in videoconferenza dei soci intervenuti, con l’indicazione della loro identità in modo univoco e verificabile; quando lo statuto lo consente e si usano deleghe o procure, è necessario annotare le deleghe ricevute e l’identità dei rappresentanti, allegando le copie delle deleghe stesse o indicando il luogo dove sono conservate. Per rendere incontrovertibile il quorum, si deve riportare il numero dei presenti e il numero totale degli aventi diritto al voto, con la specificazione di eventuali categorie di soci con diritti di voto differenti e della situazione relativa al pagamento delle quote sociali quando lo statuto condiziona il voto al godimento dei diritti associativi.
Il verbale deve ricostruire puntualmente l’ordine del giorno e il suo esaurimento, indicando le eventuali proposte presentate, le discussioni svolte e i punti sui quali si è deliberato o si è deciso di rinviare. Per la parte elettorale è indispensabile descrivere la procedura adottata per la presentazione delle candidature, i termini di presentazione, la verifica della loro ammissibilità secondo i requisiti statutari e ogni eventuale dichiarazione di incompatibilità o rinuncia. Vanno annotati i nominativi dei candidati, la loro accettazione della candidatura e ogni autonoma dichiarazione resa in assemblea, ricordando di allegare o conservare in atti le liste, i curricula o le autodichiarazioni che lo statuto richieda.
La modalità di votazione deve essere documentata con precisione: occorre specificare se il voto è stato palese o segreto, se si è proceduto con voto nominale, per alzata di mano, per scheda, con sistemi elettronici o tramite delega, e descrivere il procedimento di raccolta e scrutinio dei voti. È importante indicare chi ha agito come presidente dell’assemblea e chi come segretario verbalizzante; se sono stati nominati scrutatori o un collegio di verifica, va riportato il loro nominativo e il ruolo svolto, nonché la procedura seguita per lo spoglio e la verbalizzazione dei risultati. Il verbale deve riportare il computo dettagliato dei voti espressi, quantificando i voti favorevoli, contrari e le astensioni per ogni singola votazione ove applicabile, e specificando eventuali schede nulle o bianche insieme alle ragioni che ne hanno determinato l’annullamento.
Il risultato elettorale va enunciato in maniera inequivocabile, con la proclamazione dei nominativi eletti e l’indicazione del numero di voti che ha consentito l’elezione, accompagnata dalla precisazione della durata del mandato, della decorrenza dell’incarico e di eventuali condizioni particolari (ad esempio supplenze o surroghe previste dallo statuto). Qualora si sia proceduto alla nomina di cariche specifiche all’interno del consiglio direttivo, come la presidenza o altre cariche esecutive, il verbale deve riportare il modo in cui queste nomine sono avvenute e i relativi risultati di votazione. Se nel corso dell’assemblea sono emerse contestazioni sulla regolarità delle votazioni, irregolarità procedurali o ricorsi, è necessario riportare fedelmente le eccezioni sollevate, le decisioni prese dall’assemblea in merito e, se pertinente, i termini e le modalità per l’eventuale impugnazione delle deliberazioni.
Il verbale deve infine contenere la sottoscrizione del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante, con l’indicazione del luogo e dell’ora di chiusura dei lavori, e ogni altra firma che lo statuto ritenga obbligatoria. È buona prassi allegare al verbale tutti i documenti che costituiscono presupposto o prova della regolarità della procedura: liste dei partecipanti con firme, copie delle deleghe, schede di voto, verbali di scrutinio, dichiarazioni dei candidati e eventuali comunicazioni preventive, specificando se tali allegati sono depositati agli atti o conservati presso la segreteria del circolo. Infine, il verbale deve riportare anche eventuali adempimenti successivi richiesti dalla normativa o dallo statuto, come la registrazione del nuovo consiglio presso organi amministrativi, la comunicazione a banche o uffici competenti e i termini entro i quali gli atti elettorali saranno resi disponibili ai soci; tutto ciò contribuisce a garantire trasparenza, tracciabilità e validità giuridica delle elezioni.
Esempio di verbale assemblea elezione consiglio direttivo circolo
L’anno _____________________, il giorno _____________________ del mese di _____________________, alle ore _____________________, in _____________________ (sede del Circolo), si è riunita l’Assemblea dei soci del Circolo _____________________, regolarmente convocata in data _____________________ mediante _____________________ (avviso affisso/invito inviato per lettera/e-mail/sito), per trattare il seguente ordine del giorno:
1) _____________________
2) _____________________
3) Elezione del Consiglio Direttivo per il mandato _____________________ (dal _____________________ al _____________________)
4) _____________________
5) Varie ed eventuali
Risultano presenti all’inizio della seduta i soci elencati nell’apposito foglio firme allegato al presente verbale, per un totale di n. _____________________ soci presenti in proprio e n. _____________________ soci rappresentati per delega. Le deleghe acquisite risultano essere n. _____________________ e sono allegate al presente verbale.
Accertato e dichiarato il regolare svolgimento della convocazione e la sussistenza del numero legale/di quorum richiesto dallo Statuto, l’Assemblea è valida per deliberare sui punti all’ordine del giorno.
Presiede l’Assemblea il Sig./la Sig.ra _____________________ in qualità di Presidente dell’Assemblea, che propone come Segretario verbalizzante il Sig./la Sig.ra _____________________. La designazione del Segretario viene accettata all’unanimità/majoranza.
Il Presidente dichiara aperta la discussione sul terzo punto all’ordine del giorno: Elezione del Consiglio Direttivo. Viene precisato che il numero dei membri da eleggere è pari a n. _____________________. Sono ammessi alla elezione i soci iscritti e in regola con il pagamento della quota associativa alla data del _____________________, per un totale di aventi diritto al voto pari a n. _____________________ (presenti e deleghe comprese).
Viene dato atto della lista dei candidati presentati e/o proposti:
– _____________________
– _____________________
– _____________________
(Allegare elenco completo dei candidati: _____________________)
Modalità di votazione: votazione a scrutinio segreto/palese (barrare la modalità adottata): _____________________. Eventuali osservazioni sulle modalità sono state: _____________________.
Si procede quindi alla votazione, alla presenza dei componenti dell’ufficio di presidenza composto da:
– Presidente: _____________________
– Scrutatori: _____________________ e _____________________
– Segretario verbalizzante: _____________________
Al termine delle operazioni di voto lo scrutinio dà il seguente risultato:
– Totale votanti: _____________________
– Schede valide: _____________________
– Schede bianche: _____________________
– Schede nulle: _____________________
Voti riportati dai singoli candidati:
– _____________________: n. _____________________ voti
– _____________________: n. _____________________ voti
– _____________________: n. _____________________ voti
– _____________________: n. _____________________ voti
(aggiungere righe secondo necessità)
Risultano eletti al Consiglio Direttivo i signori:
1) _____________________
2) _____________________
3) _____________________
4) _____________________
(riportare i nominativi in ordine di voti o secondo quanto previsto dallo Statuto)
I soggetti eletti dichiarano di accettare l’incarico e di possedere i requisiti statutari per ricoprirlo. Le dichiarazioni di accettazione sono rese in data: _____________________.
Si nomina/si conviene che la prima riunione del Consiglio Direttivo per la nomina delle cariche sociali (Presidente, Vicepresidente, Segretario, Tesoriere ecc.) avverrà in data _____________________ alle ore _____________________ presso _____________________, o che le cariche verranno attribuite direttamente dall’Assemblea (barrare l’opzione scelta): _____________________.
Non essendovi altri argomenti all’ordine del giorno, alle ore _____________________ il Presidente dichiara chiusa la seduta.
Al presente verbale si allegano:
– Elenco dei presenti e firme: _____________________
– Copia delle deleghe: _____________________
– Elenco dei candidati: _____________________
– Risultati dello scrutinio / verbale di scrutinio: _____________________
– Eventuali dichiarazioni di accettazione degli eletti: _____________________
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente dell’Assemblea _____________________
Il Segretario verbalizzante _____________________
Data: _____________________