È il documento ufficiale che registra la dichiarazione di dimissioni di un consigliere di un’Associazione Sportiva Dilettantistica; riporta nome, data, motivi eventualmente esposti e la presa d’atto da parte dell’organo sociale, assume valore probatorio e produce effetti organizzativi e amministrativi ai fini dell’aggiornamento degli organi sociali e delle comunicazioni obbligatorie. Viene redatto e firmato per essere conservato negli atti dell’associazione e, se previsto dallo statuto, ha rilevanza per le procedure di surrogazione o convocazione per la nomina del sostituto.
Come compilare un verbale dimissioni consigliere ASD
In qualità di esperto, spiego in dettaglio quali informazioni è opportuno e generalmente necessario inserire in un verbale che registra le dimissioni di un consigliere di un’Associazione Sportiva Dilettantistica (ASD). Il verbale deve identificare con precisione l’organo che si riunisce (ad esempio il consiglio direttivo o l’assemblea dei soci), la denominazione completa dell’associazione, la sede legale e la data, l’ora e il luogo della riunione; occorre indicare i nominativi e le cariche delle persone presenti e di quelle assenti, specificando chi svolge la funzione di presidente dell’adunanza e di verbalizzante o segretario, oppure chi redige e sottoscrive il verbale. Va poi riportata la dichiarazione di dimissioni così come è stata formulata dal consigliere, preferibilmente trascrivendo testualmente le parole pronunciate o allegando integralmente la lettera di dimissioni se è stata presentata per iscritto; è importante precisare se la dichiarazione è irrevocabile o con efficacia differita e indicare la data a partire dalla quale le dimissioni producono effetto.
Il verbale deve contenere l’esito della presa d’atto o dell’accettazione delle dimissioni da parte dell’organo riunito, con la precisazione delle modalità procedurali seguite (lettura della lettera, discussione, votazione) e l’indicazione del risultato della votazione con il numero dei voti favorevoli, contrari e le eventuali astensioni, nonché il riferimento agli articoli dello statuto che regolano le dimissioni e la sostituzione dei consiglieri. È opportuno registrare ogni eventuale motivazione o dichiarazione aggiuntiva del dimissionario e le osservazioni del consiglio o dell’assemblea, nonché le decisioni prese in conseguenza delle dimissioni: ad esempio l’affidamento temporaneo di compiti, la nomina di un commissario, l’attivazione della procedura di cooptazione o la convocazione dell’assemblea per la sostituzione, sempre richiamando eventuali termini e quorum statutari. Nel verbale vanno anche annotate le disposizioni pratiche concordate per la riconsegna di materiali, documenti, chiavi, tessere o strumenti amministrativi e la modifica degli incarichi e delle deleghe, compresi gli aggiornamenti necessari presso banche per le firme autorizzate e presso eventuali registri pubblici o enti terzi.
Devono essere indicati gli allegati depositati agli atti: copia della lettera di dimissioni, eventuali documenti di identità, eventuali deleghe o note integrative, e il numero di protocollo o il riferimento di archivio del verbale, con indicazione del luogo e della modalità di conservazione (libro verbali, fascicolo associativo) nel rispetto della normativa sulla conservazione degli atti. È consigliabile inserire un richiamo alla tutela della privacy e al trattamento dei dati personali in conformità al GDPR quando nel verbale sono riportate informazioni sensibili, e annotare eventuali comunicazioni che l’associazione dovrà effettuare verso soggetti esterni qualora previsto dallo statuto o dalla normativa applicabile, come gli adempimenti amministrativi o fiscali e le comunicazioni agli enti sportivi competenti; resta comunque fondamentale attenersi alle disposizioni statutarie e, se necessario, consultare il consulente legale o fiscale prima di effettuare comunicazioni ufficiali. Infine il verbale deve essere sottoscritto dal presidente dell’adunanza e dal verbalizzante e, se previsto dallo statuto, controfirmato da altri membri; eventuali contestazioni o richieste di rettifica devono essere annotate secondo le procedure associative per garantire la chiarezza e la validità dell’atto.
Esempio di verbale dimissioni consigliere ASD
L’anno _____________________, il giorno _____________________ del mese _____________________, alle ore _____________________, nella sede legale dell’Associazione Sportiva Dilettantistica _____________________, sita in _____________________, si è riunito il Consiglio Direttivo, regolarmente convocato.
Presenti:
1) _____________________ – Presidente
2) _____________________ – Vicepresidente
3) _____________________ – Consigliere
4) _____________________ – Consigliere
5) _____________________ – Consigliere
(assenti: _____________________)
Assume la presidenza della riunione il/la Sig./Sig.ra _____________________ e funge da segretario verbalizzante il/la Sig./Sig.ra _____________________.
Oggetto: comunicazione dimissioni del/la consigliere _____________________.
Il/la consigliere _____________________ si dichiara dimissionario/a dalla carica di consigliere dell’ASD _____________________ con effetto dal giorno _____________________, per i seguenti motivi: _____________________.
Il Consiglio Direttivo prende atto delle dimissioni come sopra dichiarate.
Il/la consigliere dimissionario/a consegna contestualmente alla Segreteria/Direzione i seguenti documenti, beni e materiali in uso all’Associazione:
– Tessere/documentazione: _____________________
– Chiavi/strumenti/attrezzature: _____________________
– Documentazione amministrativa/contabile: _____________________
– Altri materiali: _____________________
Si procede quindi all’esame degli adempimenti statutari e normativi conseguenti:
– Accettazione formale delle dimissioni: voti favorevoli ______ contrari ______ astenuti ______. Delibera: ___________________________________________________________
– Data decorrenza dimissioni: _____________________
– Eventuale surroga/sostituzione ai sensi dello Statuto: Si delibera di _____________________ (es. nominare il/la sig./sig.ra _____________________ in sostituzione / convocare l’Assemblea per la surroga in data _____________________ / procedere secondo l’ordine di surroga statutario). Dettagli: _____________________
– Modalità di comunicazione agli enti competenti (CONI, Registro delle APS/ONLUS/CCIAA, uffici fiscali, ecc.): inviare comunicazione a _____________________ entro il giorno _____________________; protocollo n. _____________________.
Si prende atto inoltre che non sussistono rapporti economici pendenti tra l’Associazione e il/la consigliere dimissionario/a salvo quanto risultante dalla situazione contabile da regolare come segue: _____________________.
Null’altro essendovi da deliberare, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore _____________________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente _____________________
Il Segretario _____________________
Il/La Consigliere dimissionario/a _____________________
Data _____________________
Firma per ricevuta consegna documenti _____________________