Il verbale dell’organo di controllo di un ETS è il documento ufficiale che riporta le verifiche effettuate sul funzionamento amministrativo e contabile dell’ente, sulla conformità alle norme statutarie e di legge e sulle risultanze del bilancio. Qui vengono descritte le attività svolte, le osservazioni e i rilievi emersi, eventuali raccomandazioni e le conclusioni dell’organo; ha valore probatorio, deve essere sottoscritto dai componenti e conservato tra gli atti dell’ente.
Come compilare un verbale organo di controllo ETS
La trascrizione della seduta dell’organo di controllo di un Ente del Terzo Settore deve contenere innanzitutto gli elementi formali che ne assicurano validità e tracciabilità: la data, l’ora di inizio e di chiusura, il luogo (o la piattaforma telematica utilizzata con indicazione delle modalità di identificazione dei partecipanti), l’elenco nominativo dei presenti con la rispettiva qualifica (membro effettivo, supplente, componente esterno, eventuale segretario verbalizzante) e l’eventuale indicazione delle assenze e delle deleghe, nonché la constatazione del rispetto del quorum necessario per la validità della seduta secondo lo statuto e la normativa applicabile. Devono essere riportati in maniera chiara l’ordine del giorno che è stato oggetto di esame e ogni integrazione approvata all’apertura della seduta, insieme alla lista dei documenti preliminarmente messi a disposizione e poi effettivamente esaminati, come bilanci, scritture contabili, rapporti bancari, contratti, verbali degli organi amministrativi, relazioni degli amministratori e delle commissioni, nonché qualsiasi ulteriore documento acquisito durante i lavori su richiesta dell’organo di controllo. La parte descrittiva del verbale deve rendere conto in modo dettagliato delle attività svolte: le verifiche di conformità formale e sostanziale delle scritture contabili, le procedure di controllo adottate o ritenute necessarie (controlli a campione, richieste di chiarimenti, acquisizione di documentazione integrativa, sopralluoghi), le risultanze numeriche rilevate, le osservazioni e i rilievi emersi in ordine alla regolarità amministrativa e contabile, all’adeguatezza del sistema di controllo interno e alla capacità dell’ente di rispettare i requisiti di continuità operativa. Nel verbale vanno poi esplicitate le valutazioni e i giudizi motivati dell’organo di controllo, con indicazione esplicita di eventuali anomalie, criticità o irregolarità riscontrate e delle conseguenti azioni proposte o deliberate, compresa la segnalazione agli organi competenti interni o, se necessario, ad autorità esterne; quando emergono conflitti di interesse devono essere registrate sia le dichiarazioni di astensione dei membri coinvolti sia l’esito delle decisioni adottate in loro assenza. È prassi fondamentale riportare ogni richiesta formale di integrazione documentale e le risposte ricevute dalla direzione dell’ente, nonché i tempi concordati per l’adozione di eventuali misure correttive e per la verifica degli esiti. Infine il verbale deve recare la sottoscrizione del verbalizzante e dei componenti che approvano il contenuto, l’eventuale dichiarazione di redazione e approvazione in forma integrale o con riserve, l’indicazione degli allegati depositati a corredo della verbalizzazione e le istruzioni relative alla conservazione e alla comunicazione del verbale stesso in conformità allo statuto dell’ente, al Codice del Terzo Settore e alla normativa vigente, garantendo trasparenza, opponibilità e adeguata evidenza probatoria in caso di successive verifiche o contenziosi.
Esempio di verbale organo di controllo ETS
Data: _____________________
Luogo: _____________________
Ora inizio: _____________________ Ora fine: _____________________
Presidente dell’Organo di Controllo: _____________________
Componente/i presente/i:
1) _____________________ (Ruolo: _____________________)
2) _____________________ (Ruolo: _____________________)
3) _____________________ (Ruolo: _____________________)
(Se assenti giustificati) Assenti: _____________________ (Motivazione: _____________________)
Verbalizzante: _____________________
Verifica del quorum: Numero presenti: _____________________ Quorum richiesto: _____________________ Quorum raggiunto: Sì / No (barrare): __________
Ordine del giorno:
1. _____________________
2. _____________________
3. _____________________
4. _____________________
(altro) _____________________
Documentazione esaminata:
– Bilancio d’esercizio al _____________________ (ril. a: _____________________)
– Rendiconto gestionale/registri contabili: _____________________
– Verbali del Consiglio Direttivo del periodo: _____________________
– Contratti, convenzioni e atti: _____________________
– Relazioni di controllo precedenti: _____________________
– Altri documenti: _____________________
Attività svolte e verifiche effettuate:
– Verifica della regolare tenuta delle scritture contabili: _____________________
– Conformità del bilancio e del rendiconto alle disposizioni statutarie e normative: _____________________
– Controllo della corrispondenza tra registrazioni contabili e documentazione giustificativa (fatture, ricevute, estratti conto): _____________________
– Verifica dell’adeguatezza dei sistemi di controllo interno: _____________________
– Controllo della gestione amministrativa e patrimoniale (inventari, cespiti): _____________________
– Verifica degli adempimenti fiscali e previdenziali: _____________________
– Verifica della destinazione delle entrate e delle finalità statutarie: _____________________
– Eventuali verifiche ispettive su specifiche attività/progetti: _____________________
Rilievi e non conformità riscontrate:
1) Rilievo: _____________________
Evidenze: _____________________
Periodo/Documenti coinvolti: _____________________
2) Rilievo: _____________________
Evidenze: _____________________
Periodo/Documenti coinvolti: _____________________
3) Rilievo: _____________________
Evidenze: _____________________
Periodo/Documenti coinvolti: _____________________
(Altro) _____________________
Valutazione dell’impatto dei rilievi sulla situazione economico-finanziaria e sulla capacità operativa dell’ETS:
_____________________
Azioni correttive proposte e raccomandazioni:
– Azione 1: _____________________
Responsabile proposto: _____________________
Termini di attuazione: _____________________
– Azione 2: _____________________
Responsabile proposto: _____________________
Termini di attuazione: _____________________
– Azione 3: _____________________
Responsabile proposto: _____________________
Termini di attuazione: _____________________
Eventuali proposte di segnalazione ad altri organi o autorità:
– Segnalazione a: _____________________
Motivo: _____________________
Tempistica: _____________________
Decisioni prese dall’Organo di Controllo in sede di seduta:
– Decisione 1: _____________________
– Decisione 2: _____________________
– Decisione 3: _____________________
Richiesta di convocazione/trasmissione degli atti al Consiglio Direttivo/Assemblea:
– Trasmettere a: _____________________
– Documenti allegati alla trasmissione: _____________________
– Termine per esame da parte dell’organo destinatario: _____________________
Eventuali dichiarazioni rese dai presenti:
– Dichiarante: _____________________
Testo dichiarazione: _____________________
– Dichiarante: _____________________
Testo dichiarazione: _____________________
Allegati al presente verbale:
1) _____________________
2) _____________________
3) _____________________
Osservazioni finali: _____________________
La presente seduta viene chiusa alle ore: _____________________
Il/La verbalizzante
Nome e cognome: _____________________
Firma: _____________________
I componenti dell’Organo di Controllo
1) Nome e cognome: _____________________ Firma: _____________________
2) Nome e cognome: _____________________ Firma: _____________________
3) Nome e cognome: _____________________ Firma: _____________________
Data di redazione del verbale: _____________________
Luogo di sottoscrizione: _____________________