È il documento redatto al termine dell’assemblea dei soci in cui viene formalizzata la riconferma del consiglio direttivo di un’Associazione Sportiva Dilettantistica: contiene data, luogo, elenco dei partecipanti, la dichiarazione della decisione di riconferma e le firme dei soggetti che hanno verbalizzato e dei membri eletti. Serve a provare ufficialmente la continuità degli organi direttivi per fini statutari, amministrativi e legali, ed è spesso richiesto da banche, federazioni sportive, uffici fiscali o per l’aggiornamento dei registri ufficiali.
Come compilare un verbale riconferma consiglio direttivo ASD
Il verbale di riconferma del consiglio direttivo di un’Associazione Sportiva Dilettantistica deve descrivere con chiarezza cronologica e formale ogni passaggio della seduta, iniziando dall’indicazione del luogo, della data e dell’ora di inizio della riunione e precisando la modalità di convocazione adottata (chi ha convocato, con quale mezzo e con quale preavviso), perché la correttezza della convocazione è spesso il primo elemento di validità di qualsiasi deliberazione. Devono essere riportati i nominativi completi dei presenti e degli assenti, con l’indicazione del ruolo associativo di ciascuno (socio, membro uscente del consiglio, eventuale rappresentante legale), e l’eventuale esistenza di deleghe o procurazioni accompagnate dalla precisazione della loro regolarità; il verbale deve inoltre attestare il numero dei soci intervenuti o degli aventi diritto al voto, in modo da consentire la verifica del raggiungimento del quorum previsto dallo statuto per poter procedere alla riconferma.
È essenziale riportare chi ha assunto la presidenza della riunione e chi ha svolto la funzione di segretario verbalizzante, specificando se la nomina del presidente è avvenuta in apertura e annotando eventuali contestazioni sull’ordine del giorno o sulla regolarità della riunione. Il contenuto del verbale deve ricostruire l’ordine del giorno, con particolare attenzione al punto relativo alla riconferma del consiglio direttivo: va descritto il motivo della riconferma (scadenza del mandato, dimissioni parziali, adempimenti statutari), le proposte avanzate, le modalità operative dell’elezione o della ratifica (voto palese o segreto, scrutinio manuale o elettronico, votazione per lista o per singoli candidati) e le modalità di candidatura (presentazione formale, autocandidatura, liste depositate).
Per ciascuna deliberazione inerente alla riconferma il verbale deve riportare il testo integrale della proposta sottoposta al voto e il risultato della votazione con l’indicazione numerica dei voti favorevoli, contrari e delle astensioni, nonché l’accertamento formale dell’esito rispetto alle maggioranze richieste dallo statuto. È opportuno annotare l’accettazione del mandato da parte degli eletti, con la dichiarazione esplicita di presa d’atto dei compiti e, se prevista, la sottoscrizione delle dichiarazioni di accettazione; nel caso in cui vengano attribuite cariche specifiche all’interno del consiglio (presidente, vicepresidente, segretario, tesoriere etc.) va riportato chi ricopre ciascuna carica e la durata del mandato per tali incarichi, nonché eventuali deleghe o poteri particolari conferiti e i limiti di spesa o firma stabiliti.
Il verbale deve altresì registrare eventuali dichiarazioni di incompatibilità, conflitto di interessi o cause di ineleggibilità emerse in seduta e le misure adottate per gestirle, nonché qualsiasi osservazione, opposizione o richiesta di verbalizzazione espressa dai partecipanti; se durante la riunione sono stati allegati documenti rilevanti (liste candidati, deleghe, verbali precedenti, certificati o autocertificazioni), il verbale deve elencare tali allegati e indicarne l’eventuale integrazione agli atti sociali. È importante includere la data di decorrenza del nuovo mandato o della riconferma e, se necessario, le modalità di comunicazione esterna della delibera (deposito presso gli uffici competenti, comunicazione al registro CONI o alla federazione sportiva, informazione ai soci), nonché le eventuali scadenze amministrative connesse alla registrazione o alla trasmissione dei verbali.
Infine il documento deve chiudersi con la sottoscrizione del presidente e del segretario verbalizzante, e, se previsto dallo statuto o richiesto da normativa vigente, con l’apposizione delle firme di tutti i membri del nuovo consiglio o di chi ne ha fatto richiesta. Il linguaggio del verbale deve restare neutro, circostanziato e non interpretativo, in modo che quanto riportato risulti fedele alla realtà dei fatti; il testo deve essere conservato negli archivi dell’associazione insieme agli allegati e reso disponibile per eventuali verifiche, tenendo conto degli obblighi di tutela dei dati personali e della riservatezza quando vengano riportate informazioni sensibili. Per casi particolari o per adeguarsi a specifiche esigenze statutarie o normative è sempre consigliabile confrontarsi con un consulente legale o un esperto di diritto sportivo per verificare la completa conformità formale del verbale.
Esempio di verbale riconferma consiglio direttivo ASD
Il giorno _____________________, alle ore _____________________, presso _____________________, si è riunita l’Assemblea/il Consiglio dell’Associazione Sportiva Dilettantistica _____________________, regolarmente convocata in data _____________________, per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
1) Riconferma del Consiglio Direttivo per il mandato _____________________;
2) Varie ed eventuali.
Presiede la riunione il/la Sig./Sig.ra _____________________ in qualità di _____________________ e funge da verbalizzante il/la Sig./Sig.ra _____________________.
Risultano presenti i seguenti soci/consiglieri:
– _____________________ — _____________________ (carica)
– _____________________ — _____________________ (carica)
– _____________________ — _____________________ (carica)
– _____________________ — _____________________ (carica)
Risultano assenti:
– _____________________ — _____________________ (giustificato/non giustificato)
– _____________________ — _____________________ (giustificato/non giustificato)
Accertato il numero legale ai sensi dell’art. _____________________ dello Statuto, il presidente dichiara valida la riunione e apre la discussione sul primo punto all’ordine del giorno: riconferma del Consiglio Direttivo.
Dopo ampia discussione, l’Assemblea/il Consiglio procede alla votazione per la riconferma/nomina dei componenti del Consiglio Direttivo per il mandato che decorrerà dal _____________________ al _____________________.
Esito della votazione:
– Voti favorevoli: _____________________
– Voti contrari: _____________________
– Astenuti: _____________________
Con il risultato di cui sopra viene approvata la seguente composizione del Consiglio Direttivo:
Presidente: _____________________
Vicepresidente: _____________________
Segretario: _____________________
Tesoriere: _____________________
Consiglieri: _____________________
(Altro incarico): _____________________
Viene stabilito che il Consiglio Direttivo eserciterà le proprie funzioni secondo le norme statutarie e le disposizioni legislative vigenti, con durata del mandato indicata sopra e con i relativi poteri e responsabilità.
Sulle eventuali comunicazioni e sulle varie ed eventuali non emergono altre questioni/opponendosi le seguenti osservazioni: _____________________
Null’altro essendovi da deliberare, alle ore _____________________ il Presidente dichiara chiusa la seduta e si procede alla redazione e sottoscrizione del presente verbale.
Letto e approvato.
Il Presidente: _____________________ (firma)
Il Segretario verbalizzante: _____________________ (firma)
Firma dei componenti presenti:
– _____________________ (firma) — _____________________ (carica)
– _____________________ (firma) — _____________________ (carica)
– _____________________ (firma) — _____________________ (carica)
– _____________________ (firma) — _____________________ (carica)
Data: _____________________
Luogo: _____________________