Il verbale di scioglimento di un’associazione ETS è il documento formale redatto dall’assemblea dei soci che attesta la decisione di porre fine all’attività associativa e di avviare la liquidazione. Nel testo si riportano le ragioni della decisione, la nomina del liquidatore o dei liquidatori e le modalità previste per la devoluzione del patrimonio, nel rispetto dello statuto e delle norme del Codice del Terzo Settore; il verbale deve essere datato e sottoscritto e costituisce il presupposto per le iscrizioni e cancellazioni nei registri competenti (ad esempio il RUNTS) e per le comunicazioni agli enti pubblici coinvolti. La sua redazione corretta è fondamentale per dare efficacia giuridica allo scioglimento e per gestire in modo trasparente le fasi conclusive e la destinazione delle eventuali risorse.
Come compilare un verbale scioglimento associazione ETS
Nel verbale che attesta lo scioglimento di un’associazione riconosciuta quale Ente del Terzo Settore deve emergere con chiarezza l’identità dell’ente e il contesto formale in cui la decisione è stata assunta: vanno riportati il nome completo dell’associazione, l’eventuale numero di iscrizione nei registri, la sede legale e il richiamo formale allo statuto che regola le modalità di convocazione e deliberazione. Il documento deve indicare con precisione data, ora e luogo dell’assemblea (o dell’organo competente) e la modalità di convocazione utilizzata, nonché la natura dell’adunanza (ordinaria o straordinaria) e il motivo per cui la riunione è stata indetta, così da dimostrare la correttezza procedurale rispetto alle disposizioni statutarie e di legge.
È fondamentale che il verbale identifichi tutti i partecipanti alla seduta: i nomi dei presenti, le cariche rivestite nell’ente (ad esempio presidente, consiglieri, delegati) e l’eventuale presenza di deleghe o procure, con indicazione del delegante e del delegato. Deve risultare altresì l’accertamento del quorum di costituzione e del quorum deliberativo previsto dallo statuto o dalla normativa applicabile, insieme al richiamo esplicito alla norma statutaria o legislativa che autorizza lo scioglimento. La decisione presa va riportata testualmente: la proposta messa ai voti, il contenuto della deliberazione di scioglimento e la formula con cui è stata approvata, con l’indicazione numerica dei voti favorevoli, contrari e di astensione, in modo che risulti inequivocabilmente l’esito della votazione e la regolarità del procedimento decisionale.
Il verbale deve poi disciplinare la fase successiva alla deliberazione, contenendo la nomina del liquidatore o dei liquidatori e la specificazione delle loro generalità, delle modalità di conferimento dell’incarico, dell’ambito dei poteri attribuiti e dei limiti operativi (competenze di rappresentanza, poteri di riscossione e pagamento, stipula di contratti, vendita di beni, ecc.). Occorre poi trascrivere il piano di liquidazione o, se non è definito integralmente in assemblea, le indicazioni circa le procedure che i liquidatori devono seguire: redazione dell’inventario iniziale, formazione del rendiconto di apertura, modalità di soddisfacimento dei creditori, termini per l’esecuzione delle operazioni di liquidazione e modalità di approvazione dei bilanci finali. Devono essere allegati o richiamati al verbale i documenti patrimoniali rilevanti: il bilancio più recente approvato, l’elenco dei beni mobili e immobili, eventuali contratti e rapporti in corso, oltre agli eventuali debiti e crediti conosciuti, così che il verbale costituisca il punto di partenza della procedura contabile di liquidazione.
La destinazione del patrimonio residuo al termine della liquidazione è un elemento essenziale e obbligatorio: il verbale deve contenere la deliberazione che indica la destinazione del patrimonio risultante a fine liquidazione in conformità alle previsioni statutarie e alle norme del settore, specificando l’ente o gli enti beneficiari indicati dallo statuto o, in mancanza, la categoria di soggetti cui destinare le risorse (altri ETS, fondazioni o enti che perseguono finalità analoghe), nonché l’eventuale vincolo di finalità e le modalità pratiche di trasferimento. Se lo statuto impone particolari vincoli o destinatari, il verbale deve richiamarli esplicitamente; se la destinazione è rinviata a decisioni successive, occorre descrivere la modalità temporanea di custodia del patrimonio fino alla definizione definitiva.
Il verbale deve inoltre attestare ogni adempimento amministrativo e formale conseguente: l’incarico di effettuare le comunicazioni obbligatorie agli organi competenti (quali il Registro Unico Nazionale del Terzo Settore, l’Agenzia delle Entrate, gli enti previdenziali e ogni altro registro rilevante), l’eventuale richiesta di cancellazione o aggiornamento delle iscrizioni, e la predisposizione di tutti i documenti necessari per l’estinzione delle posizioni fiscali e previdenziali. È importante menzionare l’eventuale necessità di ricorso a forma pubblica autenticata o all’intervento di un notaio per atti specifici, come trasferimenti immobiliari, qualora lo statuto o la normativa lo richiedano.
Infine il verbale deve essere sottoscritto dai soggetti che hanno presieduto e redatto l’atto (presidente dell’assemblea, segretario verbalizzante o notaio) e, se previsto, vidimato dagli organi sociali competenti; la firma deve indicare luogo e data. È buona prassi che il verbale contenga anche l’elenco degli allegati depositati e conservati agli atti dell’ente (bilanci, inventari, procure, comunicazioni), nonché un richiamo alla documentazione che i liquidatori dovranno predisporre per il rendiconto finale. Un verbale redatto con queste informazioni, chiaro e completo, tutela l’ente e i suoi amministratori, facilita le comunicazioni obbligatorie verso gli organi pubblici e riduce il rischio di contestazioni successive.
Esempio di verbale scioglimento associazione ETS
Il giorno _____________________ del mese di _____________________ dell’anno _____________________, alle ore _____________________, in _____________________ (Comune) presso _____________________ (indirizzo), si è riunita l’Assemblea dei soci dell’Associazione denominata _____________________ ETS, ai sensi dello statuto e della normativa vigente.
Sono presenti i signori:
1) _____________________, nato/a a _____________________ il _____________________, residente in _____________________, in qualità di _____________________;
2) _____________________, nato/a a _____________________ il _____________________, residente in _____________________, in qualità di _____________________;
3) _____________________, nato/a a _____________________ il _____________________, residente in _____________________, in qualità di _____________________;
(continuare elenco fino a esaurimento) _____________________.
Totale presenti: _____________________.
Totale aventi diritto al voto: _____________________.
L’Assemblea risulta validamente costituita ai sensi dell’art. _____________________ dello Statuto, con la seguente modalità di convocazione: _____________________ (specificare: convocazione del Consiglio Direttivo, convocazione del Presidente, etc.), in data _____________________ con notifica a tutti i soci mediante _____________________.
Assume la presidenza dell’Assemblea il/la Sig./Sig.ra _____________________, che nomina a segretario verbalizzante il/la Sig./Sig.ra _____________________.
Il Presidente dichiara che l’ordine del giorno prevede i seguenti punti:
1) Proposta di scioglimento dell’Associazione;
2) Nomina del liquidatore e determinazione dei suoi poteri;
3) Destinazione dell’eventuale patrimonio residuo;
4) Eventuali adempimenti relativi alla cancellazione dal Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS) e adempimenti fiscali e amministrativi;
5) Varie ed eventuali.
Il Presidente illustra le ragioni che rendono opportuna la proposta di scioglimento dell’Associazione, tra cui: _____________________ (specificare motivazioni: cessazione attività, impossibilità di perseguire finalità, carenza di soci, altre cause). Dopo ampia discussione, si procede alla votazione.
Risultato della votazione sulla proposta di scioglimento:
Favorevoli: _____________________.
Contrari: _____________________.
Astenuti: _____________________.
L’Assemblea, con voti favorevoli pari a _____________________, contrari pari a _____________________ e astenuti pari a _____________________, delibera per quanto segue:
1) Scioglimento dell’Associazione
L’Assemblea dispone lo scioglimento dell’Associazione _____________________ ETS a far data dal _____________________ e ne dispone la messa in liquidazione, ai sensi dell’art. _____________________ dello Statuto e della normativa di settore.
2) Nomina del liquidatore
Viene nominato/a liquidatore/rigoratore l/a Sig./Sig.ra _____________________, nato/a a _____________________ il _____________________, residente in _____________________ (indirizzo), codice fiscale _____________________, il/la quale accetta la nomina.
In alternativa, in caso di collegio liquidatorio, vengono nominati i seguenti liquidatori: _____________________, _____________________, _____________________.
3) Poteri del liquidatore
L’Assemblea conferisce al/alla liquidatore/ricolatore i più ampi poteri per eseguire le operazioni necessarie alla liquidazione, tra cui – a titolo esemplificativo e non esaustivo – i seguenti: redigere l’inventario del patrimonio sociale; procedere alla riscossione dei crediti e al pagamento dei debiti; alienare i beni mobili e immobili dell’Associazione; compiere gli atti conservativi e di ordinaria e straordinaria amministrazione necessari; procedere alla chiusura dei rapporti contrattuali e fiscali; predisporre il rendiconto finale di liquidazione; compiere ogni altra attività propedeutica o consequenziale alla liquidazione stessa. Il/La liquidatore/ricolatore è autorizzato/a a rappresentare l’Associazione in tutte le sedi e presso ogni ufficio pubblico e privato, ivi incluso il competente ufficio del Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS), nonché presso l’Agenzia delle Entrate e ogni altro ente o registro.
4) Durata della procedura di liquidazione
La liquidazione dovrà essere compiuta entro il termine di _____________________ mesi/anni dalla data odierna, salvo proroga deliberata dall’Assemblea su motivata richiesta del/dei liquidatore/i.
5) Destinazione del patrimonio residuo
L’Assemblea stabilisce che, esaurite le operazioni di liquidazione e pagati i debiti, l’eventuale patrimonio residuo sarà devoluto a favore di: _____________________ (indicare ente/associazione/organizzazione non commerciale/ente del terzo settore o ente di utilità sociale), con sede in _____________________, codice fiscale/partita IVA _____________________, ovvero, in difetto, a favore di altra associazione con finalità analoghe individuata successivamente dall’Assemblea. Tale devoluzione avverrà nel rispetto dell’art. _____________________ dello Statuto e della normativa vigente.
6) Adempimenti amministrativi e fiscali
L’Assemblea incarica il/lla liquidatore/ricolatore a provvedere a tutti gli adempimenti amministrativi, contabili e fiscali connessi allo scioglimento e alla liquidazione dell’Associazione, compresa la comunicazione e la domanda di cancellazione dal Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS), la comunicazione agli uffici competenti, l’eventuale presentazione delle dichiarazioni fiscali finali e la chiusura delle posizioni contributive e previdenziali.
7) Compenso del liquidatore
L’Assemblea stabilisce che il compenso per l’attività di liquidazione sarà: _____________________ (indicare compenso forfettario, percentuale sul patrimonio residuo o specificare che è gratuito), oltre al rimborso delle spese documentate sostenute per l’espletamento dell’incarico.
Non essendovi altre questioni all’ordine del giorno, l’Assemblea si scioglie alle ore _____________________. Il presente verbale, letto, approvato e sottoscritto, viene firmato come segue.
Luogo e data: _____________________, lì _____________________.
Il Presidente dell’Assemblea
_____________________
Il Segretario verbalizzante
_____________________
Il/La Liquidatore/ricolatore nominato/a (accetta)
_____________________
Per presa visione e adesione (soci presenti)
1) _____________________ (firma)
2) _____________________ (firma)
3) _____________________ (firma)
(continuare elenco se necessario) _____________________.
Allegati:
– Elenco soci presenti e deleghe: _____________________;
– Copia dello Statuto (estratto/riferimento articoli rilevanti): _____________________;
– Documentazione contabile e finanziaria preliminare: _____________________.