È il documento ufficiale redatto dall’organo sociale che registra la dichiarazione di dimissioni del presidente di un’ASD e le determinazioni conseguenti. Nel verbale si riportano data, modalità della comunicazione, l’eventuale accettazione o presa d’atto da parte dell’assemblea o del consiglio, le decisioni provvisorie sulla rappresentanza e sulla gestione fino alla nomina del successore, e le sottoscrizioni dei partecipanti. Ha valore probatorio e amministrativo per gli adempimenti statutari, fiscali e per l’aggiornamento presso federazioni o registri, e va conservato negli atti sociali.
Come compilare un verbale dimissioni presidente ASD
Nel verbale che registra le dimissioni del presidente di un’Associazione Sportiva Dilettantistica occorre riportare in modo chiaro e completo tutti gli elementi che consentano di identificare l’atto, i soggetti coinvolti, la sua efficacia e le conseguenti decisioni associative e operative. Innanzitutto deve comparire la data, il luogo e l’ora in cui si è riunito l’organo che ha preso atto delle dimissioni (assemblea dei soci, consiglio direttivo o altro organismo previsto dallo statuto), nonché la indicazione della natura della riunione (ordinaria/straordinaria e modalità di convocazione) e il richiamo, se pertinente, all’articolo statutario che disciplina la materia. Devono essere annotate le generalità dei presenti utili a determinare il quorum: il nome completo di chi presiede la seduta e di chi verbalizza, l’elenco dei partecipanti con la loro qualifica associativa (socio, consigliere, componente del collegio, ecc.) e l’eventuale presenza di deleghe o di partecipanti collegati in remoto; è importante che la composizione della seduta permetta di verificare che siano state rispettate le regole statutarie rispetto alla validità della decisione.
Il nucleo centrale del verbale è la dichiarazione di dimissioni: si deve trascrivere testualmente la dichiarazione del presidente dimissionario oppure allegare ed indicare come parte integrante del verbale la sua lettera di dimissioni (meglio se datata e sottoscritta, preferibilmente inviata anche tramite PEC o raccomandata per prova della comunicazione). Occorre precisare il soggetto che rassegna le dimissioni con i dati anagrafici completi (nome, luogo e data di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza) e la carica dalla quale si dimette; va indicata la data in cui le dimissioni sono state presentate e la data di efficacia delle stesse, quando diversa dalla data di presentazione, o la formula con cui si intende che le dimissioni siano efficaci immediatamente o a decorrere da una data specifica. Se il presidente motiva le dimissioni, il contenuto della motivazione può essere riportato integralmente o sintetizzato, ma è prassi allegare la lettera integrale per completezza di documentazione.
Dal punto di vista formale, il verbale deve registrare l’atto con riferimento alle norme statutarie e, quando necessario, alla disciplina del codice civile: se lo statuto prevede che le dimissioni debbano essere prese in visione o convalidate dall’assemblea o dal consiglio direttivo, il verbale deve descrivere l’iter seguito, la presa d’atto formale e le eventuali deliberazioni successive. Se l’associazione adotta una procedura per la sostituzione del presidente (nomina di un presidente pro tempore, coadiutore, vicepresidente che assume le funzioni ovvero indizione di una nuova assemblea per le elezioni), il verbale deve riportare le proposte formulate, le votazioni effettuate e l’esito dei voti: il numero dei votanti, i voti favorevoli, contrari e le eventuali astensioni, con indicazione precisa della decisione adottata in conformità allo statuto. Nel caso in cui la dimissione imponga la modifica dei poteri di rappresentanza nei confronti di terzi (banche, federazioni sportive, registri pubblici), il verbale dovrà prevedere e verbalizzare le delibere atte a revocare o attribuire poteri, specificando le firme autorizzate e i termini per l’aggiornamento dei mandati.
A completamento della prova e della tracciabilità, il verbale dovrebbe far riferimento agli allegati presenti (la lettera di dimissioni, copia del documento d’identità del dimissionario, eventuali deleghe o comunicazioni PEC) e indicare il luogo dove il verbale viene conservato (libro dei verbali con numero progressivo e data). È essenziale che il documento sia sottoscritto dai soggetti che lo hanno redatto: chi ha presieduto la seduta e chi ha verbalizzato, e in molti casi anche dal dimissionario per presa visione; le firme conferiscono piena validità probatoria al verbale. Infine, il verbale dovrebbe prevedere e registrare le comunicazioni che l’associazione è tenuta a fare a terzi in conseguenza delle dimissioni, quali la segnalazione alla federazione sportiva di appartenenza, l’aggiornamento del registro CONI o di altri registri istituzionali, la modifica dei dati presso istituti bancari e l’Agenzia delle Entrate per eventuali adempimenti fiscali, indicando chi è incaricato di compiere tali comunicazioni e i termini entro i quali dovranno essere eseguite.
Poiché alcune questioni (efficacia delle dimissioni, obbligo di nomina immediata del successore, modalità di comunicazione a registri pubblici) possono dipendere dallo statuto dell’ASD e dalla normativa applicabile, è buona prassi richiamare nel verbale l’articolo statutario invocato e, se necessario, allegare una relazione sintetica del consulente legale o del segretario sull’iter procedurale seguito, così da garantire trasparenza, conformità e tracciabilità dell’operazione.
Esempio di verbale dimissioni presidente ASD
L’anno _____________________, il giorno _____________________, alle ore _____________________, in _____________________ (sede sociale), si è riunito il Consiglio Direttivo dell’Associazione Sportiva Dilettantistica _____________________, regolarmente convocato nei modi e nei tempi previsti dallo Statuto.
Sono presenti:
– Presidente in carica: _____________________
– Vicepresidente: _____________________
– Segretario: _____________________
– Consiglieri presenti: _____________________
– Consiglieri assenti: _____________________
Assume la presidenza della seduta il/la Sig./Sig.ra _____________________ in qualità di _____________________; funge da verbalizzante il/la Sig./Sig.ra _____________________.
Il/la Presidente Sig./Sig.ra _____________________ comunica al Consiglio Direttivo la propria volontà di rassegnare le dimissioni dalla carica di Presidente dell’ASD _____________________, con decorrenza dal giorno _____________________. La comunicazione è stata effettuata mediante lettera di dimissioni datata _____________________, allegata al presente verbale sotto la lettera A.
Il Consiglio Direttivo, preso atto della comunicazione e della lettera di dimissioni, delibera quanto segue:
1) Prendere atto delle dimissioni del/la Presidente Sig./Sig.ra _____________________, ringraziandolo/la per l’attività svolta e per l’impegno profuso nell’interesse dell’Associazione.
2) Nominare quale Presidente facente funzioni, sino alla convocazione dell’Assemblea per la nomina del nuovo Presidente, il/la Sig./Sig.ra _____________________ (ruolo: _____________________).
3) Convocare l’Assemblea dei Soci, in sede ordinaria/straordinaria, per il giorno _____________________ (data prima convocazione) e, in caso di necessità, per il giorno _____________________ (data seconda convocazione), con il seguente ordine del giorno:
– Comunicazione dimissioni del Presidente;
– Nomina del nuovo Presidente/regolamentazione temporanea delle funzioni;
– Adempimenti statutari e amministrativi conseguenti;
– Varie ed eventuali.
4) Affidare la gestione provvisoria della documentazione sociale, dei beni e delle chiavi (se presenti) al/la Sig./Sig.ra _____________________, che provvederà alla loro inventariazione e consegna secondo le modalità concordate entro e non oltre il giorno _____________________.
5) Dare mandato al Segretario dell’Associazione, Sig./Sig.ra _____________________, di espletare gli adempimenti statutari e amministrativi e di comunicare agli organi competenti (Registro CONI/Registro delle Associazioni e altri enti previsti) le dimissioni del Presidente e le conseguenti determinazioni del Consiglio, nei termini previsti dalla normativa vigente.
6) Allegare al presente verbale la lettera di dimissioni del/la Sig./Sig.ra _____________________ (Allegato A).
Non essendovi altre questioni all’ordine del giorno, alle ore _____________________ il Presidente dichiara chiusa la seduta.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente dimissionario
_____________________
Il Presidente facente funzioni
_____________________
Il Segretario verbalizzante
_____________________
Consiglieri presenti (firme)
1) _____________________
2) _____________________
3) _____________________
4) _____________________
Allegati:
A) Lettera di dimissioni del/la Presidente datata _____________________.