È il documento formale redatto dall’organo competente dell’ASD che registra l’accoglimento di nuovi soci, indicando i dati essenziali della persona ammessa, la decisione presa (data e modalità) e le firme dei responsabili. Ha valore probatorio nei confronti della stessa associazione e di terzi, serve a dimostrare l’avvenuta iscrizione e il rispetto delle procedure statutarie e viene conservato negli atti sociali per eventuali adempimenti amministrativi, fiscali o assicurativi.
Come compilare un verbale ammissione soci ASD
Nel verbale di ammissione di un nuovo socio per un’associazione sportiva dilettantistica occorre descrivere in modo chiaro, completo e documentabile tutte le circostanze e i dati che giustificano e formalizzano l’ingresso, richiamando i criteri statutari e le decisioni prese dagli organi competenti. Si comincia col riportare data, ora e luogo della riunione nonché l’organo che ha preso la decisione (assemblea dei soci, consiglio direttivo o altra commissione prevista dallo statuto) e la modalità di convocazione adottata; è opportuno indicare chi ha presieduto la seduta e chi ha svolto le funzioni di segretario o verbalizzante, oltre a eventuali deleghe o presenze per procura. Il verbale deve contenere il richiamo all’articolo dello statuto che disciplina l’ammissione dei soci, la motivazione della valutazione (verifica dei requisiti statutari, eventuali titoli sportivi o requisiti professionali richiesti) e la forma della domanda presentata dal candidato (domanda scritta, modulo associativo, data di presentazione). Vanno riportati i dati anagrafici completi del candidato: nome e cognome, luogo e data di nascita, residenza o domicilio, codice fiscale ed eventuale partita IVA se si tratta di persona giuridica, insieme all’indicazione di un documento d’identità allegato al fascicolo; se il candidato è una società o un ente, dovranno comparire la ragione sociale, la sede legale, la partita IVA e i riferimenti della persona di riferimento. Se la disciplina sportiva impone certificati sanitari o abilitazioni, il verbale deve indicare se tali certificati sono stati prodotti e allegati e la loro data di rilascio. È fondamentale registrare nel verbale l’esito della votazione di ammissione con modalità e risultato: modalità di voto (palese o segreto), quorum presente, numero dei votanti, numero dei voti favorevoli, contrari e le astensioni, con eventuali osservazioni o riserve espresse da singoli membri. Quando l’ammissione è subordinata a condizioni (pagamento della quota associativa, collaudo, periodo di prova, registrazione a registro specifico), il verbale deve specificare le condizioni, i termini entro i quali il candidato deve adempiere e la data a partire dalla quale decorrono i diritti di socio (ad esempio diritto di voto in assemblea, partecipazione alle attività, tesseramento federale). Devono inoltre essere annotate eventuali delibere accessorie connesse all’ammissione, come l’emissione della tessera sociale, l’iscrizione al registro dei soci, la numerazione del socio nel libro soci, l’eventuale rilascio di ricevuta per la quota versata e la precisazione dell’importo e della causale; se il versamento è avvenuto contestualmente, occorre indicare modalità e ricevuta allegata. Per la completezza documentale il verbale dovrebbe segnalare tutti gli allegati che completano la pratica (copia della domanda, copia del documento di identità, ricevuta pagamento quota, certificato medico, modulistica privacy con consenso al trattamento dei dati personali, eventuali referenze o documenti richiesti dallo statuto) e richiamare l’iscrizione nel libro dei verbali e nel libro soci con numero progressivo e luogo di conservazione. Dal punto di vista formale il testo del verbale deve concludersi con le firme del presidente o del legale rappresentante che ha presieduto la seduta e del verbalizzante; è buona prassi raccogliere anche la firma del socio ammesso per presa visione dello statuto e delle obbligazioni derivanti dall’adesione. Infine, è necessario che il verbale riporti eventuali riferimenti normativi e statutari richiamati per la decisione e, ove richiesto dalle procedure associative o dalle normative fiscali e sportive, l’indicazione dell’eventuale comunicazione effettuata agli enti esterni (es. federazione sportiva, registro CONI o altro registro pubblico) con data di invio e modalità. Un verbale redatto in questo modo assicura tracciabilità, conformità statutaria e tutela sia dell’associazione sia del nuovo socio.
Esempio di verbale ammissione soci ASD
L’anno ____________________, il giorno ____________________ del mese di ____________________, alle ore ____________________, presso la sede sociale dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ____________________, ubicata in ____________________, si è riunito il/il Consiglio Direttivo/Assemblea/Organo competente ____________________ per discutere e deliberare sulla seguente materia.
Sono presenti:
– Presidente: ____________________
– Vicepresidente: ____________________
– Segretario verbalizzante: ____________________
– Consiglieri presenti: ____________________
– Consiglieri assenti: ____________________
– Altri partecipanti (specificare qualità): ____________________
Il Presidente apre la seduta e dichiara l’ordine del giorno: esame della domanda di ammissione a socio presentata da ____________________.
Il/La Sig./Sig.ra ____________________, nato/a a ____________________ il ____________________, residente in ____________________, codice fiscale ____________________, documento di identità n. ____________________ rilasciato da ____________________ in data ____________________, ha presentato domanda di ammissione in data ____________________ e ha dichiarato di aderire allo Statuto e al Regolamento dell’Associazione.
Documentazione acquisita agli atti:
– Domanda di ammissione in data ____________________
– Copia documento di identità
– Copia codice fiscale
– Eventuali certificati medici/specifiche sportive: ____________________
– Ricevuta versamento quota associativa pari a € ____________________ in data ____________________ mediante ____________________
Il Presidente, acquisiti i documenti, illustra brevemente la richiesta e apre la discussione. Dopo valutazione, si procede alla votazione con il seguente esito:
– Voti favorevoli: ____________________
– Voti contrari: ____________________
– Astenuti: ____________________
Delibera:
Il/La Sig./Sig.ra ____________________ viene ammesso/a come socio/a nella categoria ____________________ (es. Ordinario, Sostenitore, Onorario, Junior, etc.) con decorrenza dal ____________________.
Il nuovo socio viene iscritto nel registro dei soci con il numero progressivo ____________________ in data ____________________.
Si dà atto che al socio sono stati comunicati e consegnati i seguenti documenti/informazioni:
– Statuto dell’Associazione: Sì/No ____________________
– Regolamento interno: Sì/No ____________________
– Informativa sulla tutela dei dati personali (GDPR): Sì/No ____________________
– Obblighi assicurativi e sanitari: Sì/No ____________________
Eventuali condizioni o osservazioni inerenti l’ammissione:
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________________________________________________________________________________
La presente deliberazione viene approvata all’unanimità / con la maggioranza sopra indicata e viene inserita a verbale.
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo e data: ____________________
Il Presidente: ____________________
Il Segretario verbalizzante: ____________________
Il nuovo socio (per presa visione e accettazione): ____________________