Il verbale di elezione dei dirigenti di un’ASD è il documento formale redatto al termine dell’assemblea che descrive come si è svolta la votazione, indica data, luogo, nominativi dei candidati, risultati delle votazioni e eventuali osservazioni o contestazioni; viene firmato dagli organi competenti per attestare la regolarità della procedura. Ha valore probatorio e amministrativo, serve a rendere ufficiali le nomine agli occhi degli enti pubblici, del CONI, delle banche e per qualsiasi pratica legata alla gestione associativa, e deve essere redatto nel rispetto dello statuto e delle normative vigenti.
Come compilare un verbale elezione dirigenti ASD
Nel verbale di elezione dei dirigenti di un’Associazione Sportiva Dilettantistica devono essere ricostruiti in modo chiaro, completo e documentato tutti i fatti e gli atti che hanno caratterizzato la convocazione, lo svolgimento della riunione e l’esito delle votazioni, in modo da renderlo immediatamente verificabile e opponibile a terzi. Il documento deve aprirsi con l’indicazione precisa della data, dell’ora di inizio e di chiusura della seduta e del luogo (sede sociale o altra sede indicata), specificando se l’assemblea è stata convocata in prima o in seconda convocazione e con quale modalità è stato inviato l’avviso (con lettera, e‑mail, affissione, pubblicazione sul sito o altro), richiamando il contenuto della convocazione e l’eventuale rispetto dei termini statutari. È importante riportare la norma statutaria o l’articolo di riferimento che legittima la convocazione e l’ordine del giorno, perché la validità dell’elezione è spesso condizionata alla puntualità e alla forma della convocazione prevista dallo statuto.
Il verbale deve poi attestare la presenza e l’identità dei partecipanti: vanno elencati i soci intervenuti con nome e cognome, eventuale numero di tessera o codice/registro associativo, la qualifica (socio effettivo, fondatore, etc.) e, se presenti, i rappresentanti di eventuali enti o di soggetti giuridici. Se la partecipazione è avvenuta tramite delega o procura, il verbale deve descrivere la delega, indicare il delegante e il delegato, e allegare le deleghe originali o una copia firmata; va precisato il numero di deleghe permesse dallo statuto e se sono state rispettate le limitazioni. È infine necessario riportare chi ha verbalizzato e chi ha presieduto la seduta, con nome e cognome, e indicare la nomina o la conferma del segretario verbalizzante, nonché le eventuali cariche provvisorie assunte in apertura per la gestione dell’assemblea.
Deve essere ricostruito con precisione l’ordine del giorno come è stato presentato all’assemblea e tutte le eventuali variazioni deliberate nella seduta, specificando gli interventi rilevanti, le dichiarazioni di conflitto di interesse o di incompatibilità comunicate dai partecipanti e le eventuali eccezioni mosse sulla regolarità della procedura. Se si è proceduto a verifiche preliminari di legittimazione alla votazione (controllo degli elenchi dei soci, verifica del diritto al voto, controllo del pagamento delle quote sociali quando previsto), il verbale deve indicare le modalità e l’esito di tali verifiche. Se lo statuto richiede quorum particolari per l’elezione degli organi, il verbale deve attestare che il quorum costitutivo e deliberativo risultava raggiunto o, se non raggiunto, le conseguenti decisioni (rinvio, seconda convocazione, ecc.).
La parte centrale del verbale riguarda la procedura di elezione adottata: occorre descrivere il metodo di votazione (voto palese per alzata di mano, per appello nominale, scrutinio segreto con urne e schede, votazione elettronica), le regole applicate in caso di più candidati (voto a lista, preferenze, maggioranza richiesta), eventuali candidature presentate e la loro ammissione, nonché la dichiarazione di accettazione da parte dei candidati eletti. Il verbale deve riportare i numeri esatti relativi alla votazione: numero dei votanti presenti, numero dei voti validi espressi per ciascun candidato o lista, voti nulli, voti bianchi e ogni operazione di scrutinio eseguita, compresi eventuali riconteggi o contestazioni e l’esito di tali contestazioni. In caso di parità o di situazioni particolari previste dallo statuto (es.: sorteggio, ballottaggio), il verbale deve registrare la procedura adottata e il risultato.
È essenziale che il verbale nomini con precisione i soggetti eletti e la carica alla quale sono stati eletti (presidente, vicepresidente, consiglio direttivo, segretario, tesoriere, ecc.), indicando il periodo di durata del mandato come previsto dallo statuto e la data di decorrenza dell’incarico. Vanno annotate eventuali deliberazioni accessorie relative a compensi, rimborsi spese, deleghe interne e attribuzioni di funzioni particolari, nonché l’eventuale nomina di cariche complementari. Ogni accettazione formale delle cariche da parte degli eletti dovrebbe essere verbalizzata, e se qualche eletto non era presente, il verbale deve riportare la modalità con cui è stata acquisita l’accettazione (dichiarazione scritta, successiva comunicazione, ecc.).
Il documento deve anche contenere riferimenti agli allegati che ne costituiscono parte integrante: elenco dei presenti e loro firme, copie delle deleghe, moduli di votazione, schede e risultati dello spoglio, dichiarazioni di accettazione, eventuali curricula, copie della convocazione e ogni documento che giustifichi o chiarisca l’esito elettorale. È buona prassi indicare dove il verbale viene trascritto e conservato (registro dei verbali dell’assemblea con numerazione e data), così come i termini e le modalità per gli adempimenti successivi previsti dallo statuto o dalla normativa (comunicazioni agli enti di settore, iscrizioni al registro sportivo o fiscale, aggiornamento dei registri interni). Poiché il verbale contiene dati personali, è opportuno ricordare che la sua gestione dovrà essere conforme alle norme sulla protezione dei dati personali.
Infine il verbale deve essere chiuso con la dichiarazione di approvazione del contenuto e le firme del presidente di seduta e del segretario verbalizzante; ove lo statuto lo richieda o la prassi lo preveda, si può richiedere la sottoscrizione anche degli eletti o dei presenti. Ogni annotazione successiva, correzione o rettifica deve essere effettuata con riferimento alla data e con firme a convalida, in modo da conservare la piena tracciabilità degli atti.
Esempio di verbale elezione dirigenti ASD
In data _____________________, alle ore _____________________, presso la sede sociale dell’Associazione Sportiva Dilettantistica _____________________, in _____________________ (via _____________________, n. _____________________), si è riunita l’Assemblea dei soci, regolarmente convocata in conformità allo Statuto sociale in data _____________________ mediante _____________________ (indicare modalità di convocazione).
All’ordine del giorno:
1) Elezione degli organi direttivi per il mandato _____________________ (dal _____________________ al _____________________);
2) Varie ed eventuali.
Risultano presenti i soci di seguito elencati (o rappresentati):
– _____________________ (Cognome e Nome) – tessera/numero socio _____________________ – delega n. _____________________
– _____________________
– _____________________
(Elenco continuativo su foglio allegato, se necessario)
Risultano assenti giustificati:
– _____________________
– _____________________
Presiede l’Assemblea il/la Sig./Sig.ra _____________________ nella qualità di _____________________ (indicare carica, se rilevante). Assiste il/ la Sig./Sig.ra _____________________ nella funzione di segretario verbalizzante.
Si procede alla verifica della regolarità della convocazione e del diritto di voto: risultano presenti n. _____________________ soci aventi diritto al voto su un totale di n. _____________________; il quorum statutario previsto per la validità dell’Assemblea è di _____________________; pertanto l’Assemblea è da ritenersi regolarmente costituita / non regolarmente costituita (barrare e specificare) _____________________.
Il Presidente illustra le modalità di svolgimento delle operazioni elettorali, che saranno effettuate mediante: (indicare procedura) scheda segreta / votazione a mano / votazione elettronica / altro: _____________________. Le votazioni saranno valide con le modalità previste dallo Statuto e dal Regolamento interno.
Si procede alla presentazione delle candidature per le cariche in oggetto, come segue:
– Candidati alla carica di Presidente: _____________________; proponente _____________________; lista/coalizione _____________________.
– Candidati alla carica di Vicepresidente: _____________________.
– Candidati alla carica di Segretario: _____________________.
– Candidati alla carica di Tesoriere: _____________________.
– Candidati al Consiglio Direttivo (elenco): _____________________; _____________________; _____________________; _____________________.
– Candidati al Collegio dei Revisori dei Conti (se previsto): _____________________; _____________________; _____________________.
Non essendovi altre candidature, l’Assemblea procede alle operazioni di voto alle ore _____________________. Hanno preso parte alle operazioni di voto n. _____________________ soci.
Votazione per la carica di Presidente:
– Voti espressi: n. _____________________
– Voti a favore per il/la Sig./Sig.ra _____________________: n. _____________________
– Voti contrari: n. _____________________
– Voti bianchi/nulli: n. _____________________
Esito: viene eletto/a Presidente il/la Sig./Sig.ra _____________________.
Votazione per la carica di Vicepresidente:
– Voti espressi: n. _____________________
– Voti a favore per il/la Sig./Sig.ra _____________________: n. _____________________
– Voti contrari: n. _____________________
– Voti bianchi/nulli: n. _____________________
Esito: viene eletto/a Vicepresidente il/la Sig./Sig.ra _____________________.
Votazione per la carica di Segretario:
– Voti espressi: n. _____________________
– Voti a favore per il/la Sig./Sig.ra _____________________: n. _____________________
– Voti contrari: n. _____________________
– Voti bianchi/nulli: n. _____________________
Esito: viene eletto/a Segretario il/la Sig./Sig.ra _____________________.
Votazione per la carica di Tesoriere:
– Voti espressi: n. _____________________
– Voti a favore per il/la Sig./Sig.ra _____________________: n. _____________________
– Voti contrari: n. _____________________
– Voti bianchi/nulli: n. _____________________
Esito: viene eletto/a Tesoriere il/la Sig./Sig.ra _____________________.
Votazione per il Consiglio Direttivo (n. __________ membri da eleggere):
– Voti espressi: n. _____________________
– Risultano eletti i seguenti soci (in ordine di voti): _____________________; _____________________; _____________________; _____________________; _____________________.
Votazione per il Collegio dei Revisori dei Conti (se prevista):
– Voti espressi: n. _____________________
– Risultano eletti i seguenti membri effettivi: _____________________; _____________________; _____________________.
– Risultano eletti i seguenti membri supplenti: _____________________; _____________________.
Gli eletti dichiarano di accettare l’incarico e di non essere in alcuna causa di ineleggibilità o incompatibilità secondo Statuto e normativa vigente: sì / no _____________________. Eventuali dichiarazioni, rinunce o contestazioni: _____________________.
L’Assemblea conferisce al Presidente e al Consiglio Direttivo i poteri previsti dallo Statuto per l’espletamento del mandato, ivi compresa la gestione ordinaria e straordinaria della Associazione, nei limiti e con le modalità previste dallo Statuto stesso.
Non essendovi altre questioni all’ordine del giorno e fatta salva la facoltà di integrare il presente verbale, alle ore _____________________ il Presidente dichiara chiusa la seduta.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente dell’Assemblea
Firma: _____________________
Nome e Cognome: _____________________
Data: _____________________
Il Segretario verbalizzante
Firma: _____________________
Nome e Cognome: _____________________
Data: _____________________
Eventuali allegati:
– Elenco completo dei soci presenti e deleghe: allegato n. _____________________
– Schede di voto: allegato n. _____________________
– Copia della convocazione e avvisi: allegato n. _____________________