È il documento ufficiale che registra in modo sintetico e fedele quanto discusso e deciso in un’assemblea di un’Associazione Sportiva Dilettantistica convocata per la sostituzione di un socio. Nel verbale si riportano data, luogo, partecipanti, ordine del giorno, il contenuto della discussione, l’esito della votazione con l’indicazione del socio uscente e di quello subentrante e le firme dei responsabili; ha valore probatorio e amministrativo e serve per aggiornare i registri dell’associazione e le eventuali comunicazioni agli enti competenti.
Come compilare un verbale assemblea ASD sostituzione di un socio
Nel verbale dell’assemblea di un’Associazione Sportiva Dilettantistica che ha ad oggetto la sostituzione di un socio devono risultare con chiarezza tutti gli elementi necessari a ricostruire in modo certo la regolarità della convocazione, lo svolgimento della riunione e la decisione adottata, con particolare attenzione alle disposizioni statutarie e alla normativa vigente. È indispensabile indicare il giorno, l’ora e il luogo in cui l’assemblea si è tenuta e il richiamo formale alla convocazione (data e mezzo di convocazione) per attestare la regolarità dell’avviso secondo quanto previsto dallo statuto. Il verbale deve contenere l’elenco dei presenti e degli eventuali rappresentanti con delega, con l’indicazione precisa dei dati identificativi dei soci intervenuti (nome, cognome, codice fiscale o documento di identità se previsto dallo statuto) e, se richiesto, la definizione del quorum costitutivo e deliberativo risultante al momento dell’apertura della seduta, così da dimostrare che la decisione è stata adottata in composizione valida.
Deve essere nominato e verbalizzato chi ha presieduto l’assemblea e chi ha svolto le funzioni di verbalizzante o segretario, nonché l’eventuale nomina di scrutatori o di una commissione per la verifica delle sottoscrizioni, se il procedimento di voto lo richiede; ogni eventuale conflitto di interesse dichiarato da uno dei partecipanti va annotato integralmente. Il verbale dovrà riportare l’ordine del giorno così come era stato comunicato e la specifica voce che riguarda la sostituzione del socio, con l’indicazione dei motivi della sostituzione (dimissioni, esclusione, decesso, recesso, rinuncia o altro) e la qualifica dell’eventuale soggetto uscente e del candidato entrante: vanno quindi riportati nome, cognome, eventuale codice fiscale, recapiti e ogni altra informazione personale rilevante per l’iscrizione nel libro dei soci.
La ricostruzione dell’iter decisionale deve essere puntuale: occorre descrivere se la deliberazione è stata preceduta da proposte o dichiarazioni, le modalità con cui è stato svolto il voto (palese, segreto, per alzata di mano, per appello nominale, per delega) e il risultato numerico della votazione con il conteggio dei voti favorevoli, contrari e delle astensioni; nel caso di votazioni a scrutinio segreto o a maggioranze qualificate, il verbale deve contenere l’attestazione del corretto svolgimento delle operazioni di voto. È opportuno annotare anche la dichiarazione di accettazione della carica da parte del nuovo socio e, se previsto dallo statuto, l’avvenuto pagamento della quota associativa o di eventuali contributi richiesti per l’ammissione.
Il verbale deve indicare la data di efficacia della sostituzione del socio e le eventuali conseguenze operative, ad esempio le variazioni agli elenchi sociali, l’adeguamento delle deleghe o delle cariche sociali, e gli adempimenti successivi che la delibera comporta, come l’aggiornamento del libro soci, la trasmissione di comunicazioni agli organi tecnici o affilianti, agli enti pubblici o fiscali, o l’iscrizione nei registri regionali/CONI, se previsto. Ogni documento allegato che costituisca prova della delibera o del consenso (copia delle deleghe, dichiarazione di accettazione del nuovo socio, documenti d’identità, eventuale lettera di dimissioni del socio uscente, certificazioni richieste dallo statuto) deve essere richiamato nel testo del verbale e conservato unitamente ad esso; è utile indicare esplicitamente gli allegati con il riferimento alla loro natura e al numero di pagine, in modo che la documentazione sia completa e facilmente ricostruibile.
Infine il verbale deve essere sottoscritto dal presidente della seduta e dal verbalizzante, con l’indicazione del luogo e della data di redazione, e se lo statuto lo richiede o le circostanze lo impongono, deve prevedere la firma di ulteriori membri dell’organo direttivo o di testimoni; va altresì registrata l’eventuale richiesta di deposito o pubblicazione della delibera e il luogo di conservazione dell’originale. La redazione deve essere chiara, cronologica e priva di espressioni ambigue o valutazioni personali non oggettive, affinché il verbale costituisca un documento valido e opponibile ai terzi e sia idoneo a supportare gli adempimenti amministrativi e legali conseguenti alla sostituzione del socio.
Esempio di verbale assemblea ASD sostituzione di un socio
Il giorno _____________________, alle ore _____________________, presso _____________________, si è riunita l’Assemblea dei soci dell’Associazione Sportiva Dilettantistica _____________________, regolarmente convocata con avviso del giorno _____________________, per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
1) Verifica del numero legale, nomina del Presidente e del Segretario dell’assemblea;
2) Comunicazione e presa d’atto della cessazione/uscita del socio _____________________ (motivo: _____________________);
3) Nomina/sostituzione del socio con _____________________;
4) Adempimenti conseguenti alla sostituzione (aggiornamento libro soci, comunicazioni agli organi competenti, aspetti amministrativi);
5) Varie ed eventuali.
Assumono la presidenza dell’assemblea il Sig./la Sig.ra _____________________ e funge da Segretario il Sig./la Sig.ra _____________________.
Sono presenti i seguenti soci (o loro delegati), di seguito elencati:
– _____________________ (CF/numero tessera: _____________________)
– _____________________ (CF/numero tessera: _____________________)
– _____________________ (CF/numero tessera: _____________________)
(ulteriori presenti: ____________________________________________________)
Sono assenti i seguenti soci:
– _____________________
– _____________________
(assenti giustificati: ____________________________________________________)
Constatato e verificato che sono presenti n. __________ soci su n. __________ totali e che l’assemblea è regolarmente costituita ai sensi dello statuto, il Presidente dichiara aperta la seduta.
Punto 2) Il Presidente illustra all’Assemblea la comunicazione relativa alla cessazione/uscita del socio Sig./Sig.ra _____________________ in data _____________________, per il seguente motivo: _____________________. L’Assemblea prende atto della comunicazione e autorizza l’aggiornamento del libro soci.
Punto 3) Il Presidente propone la nomina/sostituzione del socio con il Sig./la Sig.ra _____________________, nato/a il _____________________ a _____________________, residente in _____________________, CF _____________________, il/la quale ha presentato domanda di ammissione in data _____________________. Il candidato/la candidata si presenta e illustra brevemente la propria disponibilità e motivazioni.
Dopo discussione, l’Assemblea procede alla votazione mediante (alzata di mano/voto segreto/altro: _____________________). Risultato della votazione:
– Favorevoli: ______
– Contrari: ______
– Astenuti: ______
L’Assemblea delibera, con il voto sopra riportato, di accogliere la domanda e di nominare socio/a dell’Associazione il/la Sig./Sig.ra _____________________, con decorrenza dalla data odierna/_____________________. Si dà atto che il/la nuovo/a socio/a dichiara di accettare la nomina e di conformarsi allo Statuto e ai Regolamenti dell’Associazione.
Punto 4) L’Assemblea incarica il/la Presidente/tesoriere/segretario (barrare o specificare) _____________________ di:
– provvedere all’aggiornamento del libro dei soci;
– comunicare la variazione agli organi competenti (Registro CONI/Registro Regionale/CCIAA/Altri: _____________________);
– effettuare le eventuali variazioni agli strumenti amministrativi e bancari (conto corrente, elenchi, tesseramenti) entro e non oltre il giorno _____________________.
Punto 5) Varie ed eventuali:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Non essendovi altri argomenti da trattare, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore _____________________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Data: _____________________
Il Presidente: _____________________ (firma)
Il Segretario: _____________________ (firma)
Il/La nuovo/a socio/a (per accettazione): _____________________ (firma)
Eventuali testimoni/consiglieri presenti:
– _____________________ (firma)
– _____________________ (firma)
Timbro dell’Associazione: _____________________