È un documento formale redatto al momento del cambio di presidenza di un’Associazione Sportiva Dilettantistica che attesta la consegna e la presa in carico di incarichi, documenti, beni, conti e informazioni operative e amministrative. Serve a chiarire lo stato patrimoniale e gestionale dell’ente, a trasferire responsabilità e a creare una prova scritta utile per la continuità delle attività e per eventuali verifiche future. Viene firmato dalle parti coinvolte, datato e spesso allegato a elenchi o inventari che descrivono ciò che è stato consegnato.
Come compilare un verbale passaggio di consegne tra presidenti ASD
Nel verbale di passaggio di consegne tra presidenti di un’Associazione Sportiva Dilettantistica devono comparire con chiarezza e precisione tutti gli elementi identificativi dell’ente, la descrizione della situazione patrimoniale, amministrativa, contabile e contrattuale e le dichiarazioni formali delle parti coinvolte. Occorre quindi riportare in apertura i dati identificativi dell’ASD: ragione sociale esatta così come risultante dallo statuto, codice fiscale e partita IVA se presente, eventuale iscrizione al Registro CONI o ad altri registri regionali o federali, sede legale e recapiti ufficiali (PEC, indirizzo e-mail, telefono). È importante indicare la data, l’ora e il luogo in cui il verbale viene redatto e le generalità complete del presidente uscente e del presidente entrante, con i riferimenti documentali (tipo e numero di documento, residenza) e la carica ricoperta, specificando se il trasferimento è avvenuto in esecuzione di una deliberazione assembleare o per altra causa prevista dallo statuto.
Il cuore del verbale deve documentare lo stato patrimoniale e finanziario al momento del passaggio. Questo significa descrivere la consistenza della cassa e dei conti correnti (saldo aggiornato alla data del passaggio, banca e IBAN), l’elenco e la quantificazione dei crediti e dei debiti conosciuti, eventuali rateizzazioni fiscali o debiti verso enti previdenziali e assicurativi, posizioni aperte verso fornitori, e la presenza di fideiussioni o garanzie prestate. Devono essere annotate le dotazioni materiali e immateriali di proprietà o in uso all’associazione: inventario dei beni mobili (attrezzature sportive, materiali, mezzi), indicazione di eventuali immobili di proprietà o in locazione con riferimenti contrattuali (durata, canone, scadenze), nonché i beni depositati o in comodato d’uso.
Vanno dettagliati tutti i rapporti contrattuali e gli impegni in corso: contratti di affitto di impianti, convenzioni con enti locali, accordi di sponsorizzazione, contratti con fornitori e collaboratori, polizze assicurative per tesserati e dirigenti (con estremi e scadenze), nonché eventuali contratti di sponsorizzazione o partnership. È essenziale indicare la situazione del personale e dei collaboratori: elenco dei lavoratori dipendenti, collaboratori coordinati e continuativi, istruttori o allenatori con inquadramento, durata dei contratti, scadenze, eventuali obblighi retributivi e contributivi pendenti, nonché la presenza di posizioni INPS/INAIL da regolarizzare. Se l’ASD svolge attività che richiedono certificazioni, licenze o tesseramenti federali, il verbale dovrebbe riportare lo stato delle iscrizioni federali, l’elenco dei tesserati rilevanti, le scadenze per rinnovi e le pratiche già avviate per competizioni in corso.
La documentazione amministrativa e contabile deve essere esplicitamente elencata e consegnata: ultimi bilanci o rendiconti approvati, libri sociali e verbali delle assemblee e del consiglio direttivo, registro dei soci aggiornato con indicazione delle quote associative versate, registri fiscali e documentazione relativa agli adempimenti tributari (dichiarazioni, F24, ricevute), documenti relativi a contributi pubblici ricevuti o richieste di contributo in corso. È inoltre fondamentale trasferire l’accesso agli strumenti digitali dell’associazione: credenziali di posta elettronica certificata (PEC), accesso ai conti online, gestione del sito web e dei profili social, software di contabilità o gestione tesserati, precisando modalità di consegna sicure per password e chiavi di accesso e indicando eventuali deleghe operative in corso.
Il verbale deve poi comprendere l’indicazione di eventuali contenziosi o procedimenti amministrativi e giudiziari pendenti, con breve descrizione dello stato del procedimento, delle scadenze principali e dei professionisti incaricati (avvocati, consulenti). È opportuno segnalare ogni vincolo o obbligo derivante da normative specifiche (privacy/GDPR: registro dei trattamenti, informative e consensi raccolti), nonché eventuali pratiche di finanziamento pubblico, rendicontazioni o controlli attivati da enti pubblici o federazioni. Nel testo vanno anche precisate le autorizzazioni e le deleghe conferite a terzi, le procure rilasciate e la situazione relativa al timbro, al registro delle firme e alla firma digitale, con indicazione di chi ha attualmente potere di firma e di quali atti richiedono ancora l’autorizzazione di organi collegiali secondo lo statuto.
Il verbale dovrebbe includere una dichiarazione esplicita del presidente uscente circa la veridicità delle informazioni fornite e l’assenza, a sua conoscenza, di altre passività non indicate, o in alternativa l’elencazione puntuale di problemi e rischi noti. Il presidente entrante deve invece prendere atto dello stato della situazione, dichiarare di aver ricevuto la documentazione elencata e indicare eventuali riserve o richieste di approfondimento. È pratica corretta allegare al verbale un inventario dettagliato e firmato, copie dei documenti più rilevanti (ultimi bilanci, contratti,polizze, estratti conto) e una rubrica dei contatti utili (consulenti fiscali, legali, tecnici, referenti federali e comunali).
Infine, il documento deve essere redatto in duplice copia e sottoscritto da entrambe le parti con indicazione della data, del luogo e, se possibile, alla presenza di testimoni o del segretario dell’associazione che attesti la consegna. Deve essere registrato nel libro verbali dell’associazione e conservato nella documentazione ufficiale; contestualmente vanno avviate le comunicazioni formali all’esterno per l’aggiornamento degli organi terzi (banca, INPS/INAIL, Agenzia delle Entrate se necessario, federazione sportiva e Registro CONI) e per l’eventuale revoca o aggiornamento delle procure e delle deleghe. Per aspetti fiscali, del lavoro o di responsabilità civile e penale è consigliabile che il verbale sia predisposto o almeno verificato da un professionista (commercialista o avvocato) per garantire che il passaggio di consegne salvaguardi correttamente i diritti e gli obblighi dell’associazione e dei suoi organi.
Esempio di verbale passaggio di consegne tra presidenti ASD
In data _____________________, alle ore _____________________, presso _____________________, si è proceduto al passaggio di consegne della Associazione Sportiva Dilettantistica denominata _____________________ (di seguito “ASD”).
Presenti:
– Presidente uscente: _____________________ (Nome e Cognome) – Codice Fiscale/CF: _____________________
– Presidente entrante: _____________________ (Nome e Cognome) – Codice Fiscale/CF: _____________________
– Membri del Consiglio Direttivo presenti: _____________________; _____________________; _____________________
– Altri presenti/testimoni: _____________________; _____________________
1) Documentazione consegnata
– Statuto e verbali associativi (libro verbali): _____________________ (consegna in copia originale / copia conforme)
– Registro soci/Elenco iscritti aggiornato alla data: _____________________
– Registro inventario beni: _____________________ (allegato n. _____________________)
– Libri contabili e documentazione amministrativa (libro giornale, prima nota, rendiconto): _____________________
– Bilancio dell’ultimo esercizio approvato: _____________________ (data approvazione: _____________________)
– Ultime dichiarazioni fiscali e documenti INPS/INAIL: _____________________
– Contratti in essere (sedi, fornitori, sponsor, collaboratori): _____________________ (allegato elenco contratti n. _____________________)
– Polizze assicurative (coperture e scadenze): _____________________
– Certificazioni e comunicazioni verso CONI / Federazioni: _____________________
– Altro (specificare): _____________________
2) Situazione finanziaria
– Banca/IBAN principale: _____________________ – Saldo contabile alla data odierna: _____________________ EUR
– Eventuali altri conti correnti/conti postali: _____________________ – Saldi: _____________________ EUR
– Cassa contanti disponibile: _____________________ EUR
– Assegni in portafoglio (numero/importo): _____________________
– Crediti verso terzi (descrizione e importi): _____________________
– Debiti e impegni finanziari (descrizione e importi): _____________________
– Fondo rischio/eventuali contenziosi economici: _____________________
3) Beni materiali consegnati
– Elenco attrezzature sportive (allegato inventario n. _____________________): _____________________
– Materiale d’ufficio (computer, stampanti, etc.): _____________________
– Chiavi consegnate (sedi, magazzini, armadietti): _____________________
– Timbro sociale e relative matrici: _____________________
– Tessere/Badge/Permessi in consegna: _____________________
4) Rapporti contrattuali e collaborazioni
– Contratti di lavoro/Collaborazione in essere (elenco con scadenze): _____________________
– Rapporti con sponsor (elenco e obblighi contrattuali): _____________________
– Affitti/locazioni e scadenze canoni: _____________________
– Obblighi verso enti o terzi (descrizione): _____________________
5) Procedure operative e accessi digitali
– Account PEC: _____________________ – Password consegnata: Sì / No (barrare) _____________________
– Email istituzionale: _____________________ – Accesso consegnato: Sì / No _____________________
– Sito web / CMS accesso: _____________________
– Pagine social (Facebook, Instagram, ecc.) accessi e password: _____________________
– Software gestionale/contabile utilizzato: _____________________ – Accessi consegnati: Sì / No _____________________
– Backup e archivi digitali (localizzazione e supporti): _____________________
6) Situazione associativa e attività in corso
– Numero soci iscritti: _____________________
– Quote associative incassate e da incassare: _____________________
– Attività sportive in corso (corsi, gare, eventi programmati): _____________________
– Eventuali procedure di iscrizione gare/affiliazioni in corso: _____________________
– Progetti o finanziamenti in essere (descrizione e stato): _____________________
7) Contenziosi e responsabilità
– Vertenze giudiziarie o amministrative in corso (descrizione e stato): _____________________
– Segnalazioni/denunce pendenti: _____________________
– Eventuali sanzioni o provvedimenti amministrativi: _____________________
8) Dichiarazioni del Presidente uscente
Il/la Presidente uscente, Sig./Sig.ra _____________________ dichiara di aver consegnato tutta la documentazione e i beni sopra elencati, di aver informato il/la Presidente entrante su tutte le pendenze note e di non avere altri documenti/materiali relativi all’ASD oltre quanto indicato.
Dichiara inoltre che, alla data odierna, la situazione economico-finanziaria e patrimoniale è quella riportata al punto 2 e 3 del presente verbale.
9) Dichiarazioni del Presidente entrante
Il/la Presidente entrante, Sig./Sig.ra _____________________, dichiara di aver ricevuto la documentazione e i beni sopra elencati, di aver preso visione della situazione contabile, amministrativa e dei rapporti contrattuali e di assumere tutte le responsabilità inerenti la carica a partire dalla data odierna, fatto salvo quanto eventualmente riservato e/o segnalato nel presente verbale.
10) Riserve e annotazioni
Eventuali riserve del Presidente entrante o da parte del Consiglio: _____________________
Richieste di integrazione documentale o chiarimenti: _____________________
11) Allegati
Elenco allegati consegnati e parte integrante del presente verbale:
– Allegato n. _____________________: Elenco inventario beni
– Allegato n. _____________________: Elenco contratti
– Allegato n. _____________________: Stato contabile e bilancio
– Altri allegati: _____________________
12) Accettazione e sottoscrizione
Letto, approvato e sottoscritto il presente verbale in data _____________________, luogo _____________________.
Firma del Presidente uscente:
Nome e cognome: _____________________
Firma: _____________________
Firma del Presidente entrante:
Nome e cognome: _____________________
Firma: _____________________
Firme dei componenti del Consiglio Direttivo presenti:
1) _____________________ – Firma: _____________________
2) _____________________ – Firma: _____________________
3) _____________________ – Firma: _____________________
Testimoni (se presenti):
1) Nome e cognome: _____________________ – Firma: _____________________
2) Nome e cognome: _____________________ – Firma: _____________________
Eventuali note finali: _____________________