Il verbale del consiglio direttivo di un’ASD relativo alla determinazione delle quote associative è il documento ufficiale che registra la decisione del consiglio sul valore, le modalità di pagamento e la decorrenza delle quote che i soci devono versare. Deve riportare data, luogo, nominativi dei presenti e degli eventuali assenti, il testo della proposta, le motivazioni alla base della determinazione e l’esito della votazione; viene sottoscritto dal presidente e dal segretario e conservato agli atti dell’associazione. Ha valore probatorio e amministrativo, serve per informare i soci, per la gestione contabile e per dimostrare la conformità della decisione allo statuto e alle normative associative.
Come compilare un verbale consiglio direttivo ASD per determinazione quote associative
Nel verbale del consiglio direttivo di un’Associazione Sportiva Dilettantistica relativo alla determinazione delle quote associative è fondamentale descrivere con chiarezza circostanze e contenuti della deliberazione, a cominciare dall’apertura della riunione: vanno riportati il giorno, la data, l’ora di inizio e il luogo della seduta, nonché la indicazione di chi presiede la riunione e chi svolge la funzione di verbalizzante. Occorre quindi dar conto della composizione dell’assemblea dei membri del consiglio direttivo presenti, con l’indicazione dei nominativi e delle cariche ricoperte; se qualcuno è assente, il verbale deve specificarlo e registrare eventuali deleghe o rappresentanze, oltre a segnalare eventuali casi di astensione o di ricusazione per conflitto di interesse.
È essenziale verificare e dichiarare il quorum legale e statutario, esplicitando che la riunione è valida per deliberare in base alle previsioni dello statuto associativo e alla normativa applicabile. Nel corpo del verbale va descritta l’ordine del giorno e la motivazione che ha portato all’esame della questione delle quote associative, con riferimento agli articoli dello statuto e a eventuali documenti istruttori posti all’esame del consiglio (bilancio preventivo, esigenze di copertura dei costi, confronto con quote degli anni precedenti, norme federali o fiscali rilevanti). La relazione preliminare, se presentata dal presidente, dal tesoriere o da un commissario incaricato, deve essere sintetizzata nel verbale in modo da rendere chiari i presupposti e le valutazioni effettuate.
Il contenuto della deliberazione deve essere trascritto in modo integrale e inequivocabile: la formulazione testuale della decisione sulle quote associative, con la specificazione delle categorie di soci interessate (per esempio soci ordinari, atleti, familiari, under/over se previsti dallo statuto), l’importo di ciascuna quota, il periodo di validità (esercizio sociale, anno sportivo o altro termine), le modalità di pagamento ammesse (contante, bonifico, RID, pagamenti elettronici), i termini e le scadenze per il versamento, le eventuali agevolazioni, riduzioni, esenzioni o sconti e le condizioni per la loro concessione. Devono inoltre essere esplicitate le conseguenze previste per il mancato pagamento, quali sospensione della qualità di socio o delle attività associative, procedure di sollecito o decadenza dai diritti statutari, sempre in coerenza con quanto previsto dallo statuto.
Se la deliberazione comporta rilevanze contabili o fiscali, il verbale dovrebbe indicare come tali aspetti sono stati valutati e da chi (per esempio consulenza esterna o parere del tesoriere), e rimandare eventuali documenti tecnici allegati. Risulta utile e corretto indicare eventuali effetti sul bilancio preventivo o sul piano economico-finanziario dell’associazione, con sintesi delle proiezioni o delle necessità di copertura. Ogni documento esaminato o allegato che abbia concorso alla decisione va richiamato esplicitamente e numerato come allegato al verbale, anche quando si tratta di tabelle riepilogative delle quote o di modulistica per i versamenti.
Il procedimento decisionale va tracciato in modo trasparente: la modalità di votazione adottata (per appello nominale, per alzata di mano, o per voto segreto se consentito), il risultato numerico della votazione con il numero di voti favorevoli, contrari e astenuti, e l’eventuale presa d’atto di osservazioni o opposizioni dei consiglieri. Occorre inoltre registrare l’eventuale richiesta di rinvio o di approfondimento e la decisione in merito. Se sono intervenute dichiarazioni di conflitto di interesse, il verbale deve riportare la dichiarazione e il comportamento adottato dal consigliere interessato (astensione dalla votazione, ecc.).
Per completezza formale il verbale deve indicare la data di efficacia della deliberazione e le modalità di comunicazione della stessa ai soci e agli organi competenti: se la decisione sarà portata a conoscenza dei soci tramite affissione, invio di email, pubblicazione su sito web o comunicazione in assemblea, tale modalità va descritta. È opportuno specificare anche gli adempimenti successivi, quali la modifica della modulistica di iscrizione, l’aggiornamento del libro soci o l’annotazione negli atti dell’associazione, nonché gli eventuali obblighi di comunicazione verso enti pubblici o federazioni sportive.
Il verbale deve infine essere chiuso con la sottoscrizione da parte del presidente del consiglio direttivo e del segretario o del verbalizzante, con l’indicazione del luogo e dell’ora di chiusura della seduta; se lo statuto prevede ulteriori firme o vidimazioni (per esempio da parte dell’organo di controllo o del presidente dell’assemblea), tali firme vanno raccolte. È buona prassi prevedere che il verbale venga trascritto nel libro dei verbali del consiglio direttivo e che eventuali allegati siano conservati nello specifico fascicolo amministrativo, con riferimento ai numeri e alle date di protocollo, in modo da garantire rintracciabilità e piena efficacia legale e contabile della delibera.
Esempio di verbale consiglio direttivo ASD per determinazione quote associative
In data _____________________, alle ore _____________________, presso _____________________, si è riunito il Consiglio Direttivo dell’Associazione Sportiva Dilettantistica _____________________, regolarmente convocato, per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
1) Determinazione delle quote associative per la stagione/anno sportivo _____________________;
2) Modalità e termini di pagamento;
3) Varie ed eventuali.
Presiede la riunione il Sig./la Sig.ra _____________________ in qualità di Presidente. Assiste il Sig./la Sig.ra _____________________ in qualità di Segretario verbalizzante.
Presenti:
– Presidente: _____________________
– Vicepresidente: _____________________
– Consigliere: _____________________
– Consigliere: _____________________
– Consigliere: _____________________
– Segretario verbalizzante: _____________________
Assenti giustificati: _____________________
Assenti non giustificati: _____________________
Il Presidente, accertata la regolarità della convocazione e la presenza del numero legale dei membri, dichiara aperta la seduta e introduce il primo punto all’ordine del giorno.
1) Determinazione delle quote associative
Il Consiglio esamina la proposta formulata dal Presidente/commissione in merito alle quote associative per la stagione/anno sportivo _____________________. Dopo discussione, vengono proposte le seguenti categorie e relative quote annuali:
– Quota associativa ordinaria: € _____________________
– Quota associativa familiare (per nucleo familiare fino a ___ componenti): € _____________________
– Quota associativa giovanile (under ___ anni): € _____________________
– Quota associativa sostenitore: € _____________________
– Quota associativa ridotta (over ___ anni / studenti): € _____________________
– Quota iscrizione/tessera sociale (una tantum alla prima iscrizione): € _____________________
– Eventuali altre quote: _____________________ € _____________________
Viene altresì stabilita l’eventuale cauzione/diritto di segreteria: € _____________________.
2) Modalità e termini di pagamento
Si stabiliscono le seguenti modalità e termini di pagamento:
– Termine ultimo per il versamento della quota: entro e non oltre il giorno _____________________.
– Possibilità di rateizzazione: sì/no _____________________. Se sì, numero rate: _____________________; scadenze: _____________________. Eventuali commissioni/diritti per rateizzazione: € _____________________.
– Modalità di pagamento ammessa (barrare/tickare): bonifico bancario su IBAN _____________________ intestato a _____________________; pagamento in contanti presso la sede; pos/bancomat; altro: _____________________.
– Sanzioni per ritardato pagamento (ad esempio mora/penale): _____________________ (€ / %).
– Regole in caso di sospensione/assenza prolungata e rimborso parziale/assenza: _____________________.
3) Effetti e decorrenza
Le quote deliberate avranno effetto a decorrere dal giorno _____________________ per la stagione/anno sportivo _____________________. Le nuove quote saranno valide fino al giorno _____________________ salvo diversa deliberazione.
4) Comunicazione ai soci
Si delibera di comunicare le nuove quote associative e le modalità di pagamento a tutti i soci mediante: affissione presso la sede, invio di email a _____________________, pubblicazione sul sito web _____________________ e/o con avviso su bacheca/whatsapp/social: _____________________. Il termine per la comunicazione è fissato al giorno _____________________. Responsabile della comunicazione: Sig./Sig.ra _____________________.
5) Votazione
Si procede alla votazione delle proposte come segue:
– Favorevoli: _____________________
– Contrari: _____________________
– Astenuti: _____________________
La proposta, nella forma sopra indicata, viene approvata/rifiutata _____________________ (barrare la casella corrispondente).
6) Disposizioni finali
Si stabilisce che eventuali eccezioni e richieste particolari saranno valutate dal Consiglio Direttivo su segnalazione scritta del socio interessato. Eventuali deroghe temporanee saranno deliberate con delibera separata.
Non essendovi altri argomenti all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore _____________________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente _____________________
Il Segretario verbalizzante _____________________