Un verbale di approvazione del bilancio di un’ASD è il documento scritto che registra l’assemblea in cui i soci esaminano e approvano il rendiconto economico e finanziario dell’associazione. Riporta data, luogo, nominativi dei partecipanti, ordine del giorno, le deliberazioni adottate e l’esito della votazione, e viene sottoscritto dal presidente e da chi redige il verbale per attestare la regolarità della procedura. Ha valore legale e amministrativo perché costituisce prova dell’avvenuta approvazione e può essere richiesto per obblighi fiscali, rapporti con gli enti sportivi o eventuali controlli.
Come compilare un verbale approvazione bilancio ASD
In qualità di esperto dico che il verbale dell’assemblea che approva il bilancio di un’ASD deve riportare con precisione tutti gli elementi identificativi dell’adunanza e della deliberazione, cominciando dal luogo, dalla data e dall’ora di inizio e di chiusura della riunione e specificando se si è trattato di assemblea ordinaria o straordinaria; va indicato come è stata fatta la convocazione (modalità, data di invio, eventuale richiamo all’articolo dello statuto che disciplina la convocazione) per dimostrare la regolarità della chiamata. Il verbale deve poi annotare i nomi completi dei presenti e dei loro ruoli (presidente dell’assemblea, segretario verbalizzante, componenti del consiglio direttivo presenti, soci intervenuti), l’eventuale presenza di deleghe o procurazioni con l’indicazione del delegante e del delegato e la verifica del quorum costitutivo e deliberativo richiamando il parametro statutario o normativo applicabile; quando è prevista la figura del collegio dei revisori o del revisore dei conti, la loro presenza e l’eventuale redazione di una relazione devono essere menzionate.
Nel verbale va riportato l’ordine del giorno, con particolare riferimento al punto relativo all’approvazione del bilancio chiuso alla data indicata, e la descrizione dei documenti posti all’esame dell’assemblea: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa e ogni altra relazione allegata (relazione del consiglio direttivo sulla gestione, relazione del collegio dei revisori o del revisore, eventuali pareri tecnici o fiscali). È opportuno che il verbale sintetizzi i passaggi salienti dell’illustrazione svolta in assemblea, le osservazioni rilevanti sollevate dai soci o dai revisori e le risposte fornite dal presidente o dai membri del consiglio, in modo che risultino le motivazioni della decisione e i punti controversi eventualmente emersi.
La parte essenziale del verbale è la descrizione della deliberazione: la formula adottata per l’approvazione del bilancio deve essere riportata testualmente (ad esempio l’esatto testo della proposta sottoposta al voto), accompagnata dall’indicazione della modalità di votazione impiegata (voto palese, alzata di mano, scrutinio segreto, per rollam, ecc.) e dal risultato numerico del voto con il conteggio dei votanti favorevoli, contrari e astenuti. Nel caso di deliberazioni sulla destinazione dell’avanzo di gestione o sulla copertura di un eventuale disavanzo, il verbale deve esplicitare la decisione presa in merito alla destinazione delle riserve, all’accantonamento a fondi specifici o all’utilizzo per attività statutarie, con l’indicazione di eventuali importi deliberati e della loro motivazione.
Se la deliberazione comporta altre conseguenze operative o amministrative, come la delega a determinati organi per adempimenti successivi, l’incarico di depositare o comunicare il bilancio a soggetti terzi o l’approvazione di atti integrativi, tali deleghe e incarichi devono essere riportati con chiarezza, indicando a chi sono conferiti i poteri e i limiti di questi. Il verbale deve infine contenere la parte finale formale con la dichiarazione di chiusura dei lavori, la data e il luogo della sottoscrizione e le firme del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante; se lo statuto o la prassi richiedono la controfirma dei revisori o di altri organi, anche queste firme andranno raccolte. È buona prassi allegare al verbale le copie del bilancio approvato, le relazioni allegate, l’elenco dei presenti e le eventuali deleghe o procurazioni, specificando in calce la presenza di tali allegati e numerandoli, nonché annotare il libro dei verbali in cui il documento è stato trascritto e le modalità e termini di conservazione e di eventuale comunicazione a registri pubblici o a enti di controllo previsti dallo statuto o dalla normativa applicabile.
Esempio di verbale approvazione bilancio ASD
L’anno _____________________, il giorno _____________________ del mese _____________________, alle ore _____________________, in _____________________, presso la sede sociale in _____________________, si è riunita l’Assemblea dei soci dell’Associazione Sportiva Dilettantistica _____________________, regolarmente convocata in data _____________________, per deliberare sul seguente ordine del giorno:
1) Nomina del Presidente e del Segretario dell’Assemblea;
2) Relazione del Consiglio Direttivo sulla gestione sociale;
3) Esame e approvazione del bilancio chiuso al _____________________ (esercizio sociale);
4) Destinazione dell’avanzo/disavanzo di gestione;
5) Concessione della liberatoria (discharge) al Consiglio Direttivo;
6) Varie ed eventuali.
Risultano intervenuti i soci indicati nel libro delle presenze e nelle deleghe, come segue:
– Soci presenti in proprio: _____________________;
– Soci rappresentati per delega: _____________________;
– Totale presenti: _____________________;
– Totale assenti: _____________________.
Assume la presidenza dell’Assemblea il Sig./la Sig.ra _____________________, che nomina quale Segretario dell’Assemblea il Sig./la Sig.ra _____________________. Il Presidente dichiara regolarmente costituita l’Assemblea, ai sensi dello statuto sociale, e valida la seduta per la trattazione dell’ordine del giorno.
Il Presidente passa la parola al/la Tesoriere/Segretario Amministrativo/Consigliere _____________________, che illustra il bilancio chiuso al _____________________, corredato da:
– Stato patrimoniale;
– Conto economico;
– Nota integrativa;
– Rendiconto gestionale;
– Relazione del Consiglio Direttivo;
– Verbale/relazione del Collegio dei Revisori (se presente): _____________________;
– Altri documenti allegati: _____________________.
Il relatore espone i dati principali del bilancio:
– Totale attività: _____________________;
– Totale passività: _____________________;
– Patrimonio netto: _____________________;
– Risultato economico dell’esercizio (utile/perdita): _____________________;
– Eventuali poste di rilievo: _____________________.
Seguita ampia discussione fra gli intervenuti in merito alla gestione, alle voci di bilancio e alle proposte del Consiglio Direttivo. Interventi di socio/i: _____________________.
Terminate le discussioni, si procede alla votazione sul bilancio chiuso al _____________________ e sugli allegati, nonché sulla proposta di destinazione dell’avanzo/disavanzo come di seguito:
– Proposta di destinazione: _____________________ (es. accantonamento a riserva statutaria, copertura perdite, incremento fondi per attività sportive, ecc.).
Si sottopone la proposta a votazione e il risultato della votazione, esplicitato come segue, viene verbalizzato:
– Voti favorevoli: _____________________;
– Voti contrari: _____________________;
– Astenuti: _____________________.
Con il risultato sopra riportato, l’Assemblea DELIBERA di approvare il bilancio chiuso al _____________________ unitamente alla nota integrativa e alla relazione del Consiglio Direttivo, nonché di approvare la seguente destinazione dell’avanzo/disavanzo: _____________________.
L’Assemblea, a maggioranza/con unanimità (barrare o specificare): _____________________, DELIBERA inoltre di dare/disconfermare la liberatoria (discharge) al Consiglio Direttivo per la gestione dell’esercizio _____________________: _____________________.
Non essendovi altri argomenti da trattare, alle ore _____________________ il Presidente dichiara chiusa la seduta e redige il presente verbale che, previa lettura, viene approvato e sottoscritto come segue.
Allegati al presente verbale:
1) Copia del bilancio chiuso al _____________________ (stato patrimoniale, conto economico);
2) Nota integrativa;
3) Relazione del Consiglio Direttivo;
4) Relazione del Collegio dei Revisori (se presente): _____________________;
5) Elenco presenze e deleghe;
6) Altri documenti: _____________________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente: _____________________
Il Segretario: _____________________
Data: _____________________