Il verbale di assemblea che riguarda la distribuzione dei dividendi è un documento ufficiale stilato al termine di una riunione degli azionisti o soci di una società. In questo documento si riportano le decisioni prese durante l’assemblea riguardo all’approvazione del bilancio e alla conseguente ripartizione degli utili tra i soci sotto forma di dividendi. Il verbale contiene quindi le informazioni essenziali relative alla data, ai partecipanti, all’ordine del giorno, alle discussioni svolte e, soprattutto, alla delibera con cui si stabilisce l’importo dei dividendi da distribuire e le modalità di pagamento. Questo atto ha valore legale e rappresenta una traccia formale delle scelte effettuate dalla società in merito all’utilizzo degli utili maturati.
Come compilare un Verbale assemblea distribuzione dividendi
Un verbale di assemblea relativo alla distribuzione dei dividendi deve innanzitutto riportare con precisione la data, l’ora e il luogo in cui si è svolta l’assemblea, specificando se si tratta di una sessione ordinaria o straordinaria. È fondamentale indicare chi ha presieduto l’assemblea e chi ha svolto la funzione di segretario, oltre all’elenco dei soci presenti, rappresentati e assenti, con la corrispondente quota di capitale rappresentata da ciascuno, così da attestare la regolare costituzione dell’assemblea e la validità delle delibere che saranno adottate.
Successivamente, il verbale deve descrivere l’ordine del giorno, mettendo in evidenza il punto relativo alla destinazione dell’utile d’esercizio e alla proposta di distribuzione dei dividendi. In questa parte, il presidente espone i risultati di bilancio e motiva la proposta di distribuzione degli utili, indicando l’importo complessivo da distribuire, l’ammontare del dividendo unitario, le modalità e le tempistiche di pagamento e l’eventuale destinazione di parte dell’utile a riserva o ad altri fondi.
Il verbale deve documentare fedelmente il dibattito tra i soci, riportando eventuali osservazioni, richieste di chiarimento, interventi contrari o favorevoli e domande poste durante la discussione. Inoltre, è necessario trascrivere l’esito della votazione, specificando il numero di voti favorevoli, contrari e astenuti, con riferimento puntuale alle quote di capitale rappresentate.
Non devono mancare gli estremi di approvazione del bilancio, in quanto la decisione di distribuire dividendi può avvenire solo dopo l’approvazione del bilancio d’esercizio. Al termine, il verbale deve essere sottoscritto dal presidente e dal segretario, oppure dal notaio se richiesto dalla legge o dallo statuto, e deve contenere eventuali allegati rilevanti, come la relazione del consiglio di amministrazione, la tabella di riparto dei dividendi, o altri documenti presentati in assemblea. In questo modo, il verbale assume valore legale e costituisce una prova delle decisioni assunte riguardo alla distribuzione degli utili societari.
Esempio di Verbale assemblea distribuzione dividendi
L’anno duemilaventiquattro, il giorno dieci del mese di giugno, alle ore 10:00, presso la sede sociale della società [Nome Società], in [Indirizzo], si è riunita l’assemblea ordinaria dei soci, regolarmente convocata mediante avviso inviato nei termini di legge.
Sono presenti i soci come da elenco allegato, che costituisce parte integrante del presente verbale. Assume la presidenza dell’assemblea [Nome Presidente], che, con il consenso unanime dei presenti, nomina quale segretario [Nome Segretario].
Il Presidente, constatata la regolare costituzione dell’assemblea, dichiara aperta la seduta e illustra l’ordine del giorno:
1. Approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al 31 dicembre 2023 e destinazione dell’utile di esercizio.
2. Varie ed eventuali.
Il Presidente dà lettura della relazione sulla gestione e del bilancio d’esercizio chiuso al 31 dicembre 2023, dai quali risulta un utile netto di euro [importo utile].
Dopo breve discussione, l’assemblea, con voto unanime, delibera:
– di approvare il bilancio d’esercizio chiuso al 31 dicembre 2023 così come presentato dal Consiglio di Amministrazione;
– di destinare l’utile netto di esercizio, pari a euro [importo utile], come segue:
– a riserva legale, euro [importo];
– a distribuzione dividendi ai soci, euro [importo];
– a riserva straordinaria, euro [importo].
L’assemblea delibera altresì che la distribuzione dei dividendi ai soci avverrà secondo le rispettive quote di partecipazione, con pagamento a partire dal [data pagamento], secondo le modalità stabilite dal Consiglio di Amministrazione.
Null’altro essendovi da deliberare e nessuno chiedendo la parola, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore 11:00.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente
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Il Segretario
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