Il verbale di assemblea deserta in prima convocazione è un documento che attesta che una riunione assembleare, solitamente di un condominio o di una società, non ha avuto luogo perché non era presente il numero minimo di partecipanti richiesto dalla legge o dallo statuto per poter deliberare validamente. In questo verbale vengono riportati i dati essenziali, come la data, l’ora e il luogo della convocazione, e si dà atto dell’assenza del quorum necessario. Il verbale serve principalmente a documentare ufficialmente questo fatto e a giustificare la necessità di una seconda convocazione, nella quale normalmente sono richiesti requisiti di presenza meno stringenti per poter procedere con le delibere.
Come compilare un Verbale assemblea deserta in prima convocazione
Un verbale di assemblea deserta in prima convocazione, redatto secondo la migliore prassi, deve innanzitutto riportare con precisione l’indicazione del luogo, della data e dell’orario stabilito per la riunione. È fondamentale che vengano menzionati sia la tipologia di assemblea (ad esempio, assemblea condominiale, societaria o di altra natura) sia l’oggetto per cui era stata convocata, richiamando l’ordine del giorno previsto nella convocazione stessa. Per garantire la validità formale del verbale, deve essere annotato chi avrebbe dovuto presiedere l’assemblea, generalmente il presidente, e chi avrebbe dovuto svolgere la funzione di segretario, anche se entrambi di fatto non svolgono il proprio ruolo in caso di assenza dei partecipanti.
Nel redigere il verbale, è necessario riportare che la verifica delle presenze ha dato esito negativo, specificando che, all’orario fissato, nessun partecipante o un numero insufficiente di aventi diritto era presente, impedendo così la costituzione dell’assemblea secondo le regole statutarie o normative. È opportuno indicare il quorum richiesto per la validità della prima convocazione e confrontarlo con le presenze effettive, documentando l’impossibilità di procedere con i lavori.
Il verbale deve menzionare che, in assenza del numero legale, l’assemblea non ha potuto deliberare su alcun punto all’ordine del giorno e che, pertanto, la seduta si considera deserta. È buona norma inserire il riferimento alla seconda convocazione, se già prevista e comunicata, indicando data, luogo e ora in cui si terrà.
Infine, il documento deve essere sottoscritto dalla persona incaricata alla redazione del verbale, generalmente l’amministratore nel caso del condominio o il presidente assembleare in ambito societario, anche in assenza di altri partecipanti. In questo modo, il verbale assolve pienamente alla sua funzione di attestazione formale dell’assenza del quorum costitutivo e della conseguente impossibilità di svolgere i lavori assembleari previsti.
Esempio di Verbale assemblea deserta in prima convocazione
In data odierna, alle ore [inserire orario], presso [inserire luogo], si sono riuniti gli aventi diritto a partecipare all’assemblea di [indicare denominazione dell’ente/società/condominio], regolarmente convocata in prima convocazione per deliberare sul seguente ordine del giorno:
1. [Indicare punto/i all’ordine del giorno]
2. Varie ed eventuali
Risulta presente il Presidente dell’assemblea, [nome e cognome], e il Segretario, [nome e cognome], come da precedente designazione.
Dalle risultanze dell’appello e dal controllo delle presenze risulta che sono intervenuti n. [inserire numero] partecipanti, rappresentanti complessivamente [inserire eventuali valori o quote], su un totale di n. [numero totale degli aventi diritto], non essendo quindi raggiunto il quorum previsto dalla normativa vigente e/o dallo statuto/regolamento.
Constatata l’insufficienza del numero dei presenti rispetto a quanto richiesto per la validità della prima convocazione, il Presidente prende atto dell’impossibilità di deliberare sugli argomenti all’ordine del giorno.
Null’altro essendovi da deliberare, il Presidente dichiara deserta l’assemblea in prima convocazione e scioglie la seduta alle ore [inserire orario].
Letto, confermato e sottoscritto.
[Luogo], [data]
Il Presidente
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Il Segretario
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