È il documento formale che attesta lo svolgimento e l’esito della votazione con cui i lavoratori designano il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza: riporta data e luogo, i nominativi dei candidati e dei votanti, le modalità adottate, l’esito della votazione e le firme di chi ha redatto e verificato il verbale, ed è necessario per rendere ufficiale la nomina del RLS e per eventuali controlli o adempimenti previsti dalla normativa sulla sicurezza sul lavoro.
Come compilare un verbale elezione RLS
Il verbale di elezione del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza deve documentare in modo completo e verificabile ogni passaggio della procedura elettorale, così da garantirne validità e trasparenza in caso di contestazioni. In apertura va indicata con precisione la data, l’ora di inizio e di chiusura della riunione e la sede esatta in cui si svolge l’assemblea elettorale; devono essere riportati i dati identificativi dell’azienda o dell’unità produttiva interessata (ragione sociale, sede legale, eventuale sede operativa/represente dell’unità, settore o reparto di riferimento) e la natura dell’assemblea convocata (elezione RLS aziendale, di sede o territoriale). Il verbale deve poi ricostruire la composizione dell’assemblea, riportando i nominativi delle persone presenti e il loro ruolo: il datore di lavoro o suo delegato se presente, i componenti dell’eventuale commissione elettorale nominata, i candidati che si sono presentati, i rappresentanti sindacali eventualmente intervenuti e l’elenco dei lavoratori aventi diritto al voto con indicazione del numero totale degli aventi diritto e del numero effettivamente presenti; è buona prassi allegare al verbale la scheda firme dei presenti e la lista degli aventi diritto come documenti di riferimento. Deve essere descritta la procedura elettorale adottata, ossia le modalità di presentazione delle candidature e il metodo di votazione utilizzato (voto palese, voto segreto con urna, modalità di scrutinio), nonché eventuali disposizioni particolari concordate prima del voto; qualora siano stati prodotti atti o dichiarazioni di candidatura, questi vanno richiamati nel testo e numerati come allegati. Il verbale riporta il risultato dello scrutinio con l’indicazione analitica dei voti ottenuti da ciascun candidato e il computo dei voti validi, nulli, bianchi e delle schede contestate, con la precisazione di eventuali contestazioni sorte durante lo spoglio e l’esito delle stesse. Occorre poi indicare in modo chiaro chi è il candidato proclamato eletto, con i suoi dati anagrafici completi (nome e cognome, data di nascita, codice fiscale ove richiesto dall’azienda, indirizzo di lavoro o reparto di appartenenza, qualifica professionale e recapiti utili) e la dichiarazione di accettazione della carica da parte dell’eletto; va inoltre specificata la decorrenza della nomina e, se informata o prevista dalla prassi aziendale, la durata del mandato o il riferimento normativo che ne stabilisce la durata. Il verbale deve contenere le firme autografe dei componenti la commissione elettorale, del datore di lavoro o del suo rappresentante e, se presente, dell’eletto; eventuali osservazioni, riserve o proteste formulate da lavoratori o sindacati durante la seduta vanno trascritte integralmente e datate, allegando eventuale documentazione probatoria. Infine il verbale dovrebbe riferire le comunicazioni successive previste: la consegna o la trasmissione della documentazione all’eletto (ad esempio copia del verbale, informazioni sui diritti e doveri), l’iscrizione negli atti aziendali e l’eventuale invio o comunicazione dell’esito alle rappresentanze sindacali o agli organi competenti indicati dalla normativa aziendale o dalla contrattazione collettiva; ogni documento allegato (liste firme, schede, dichiarazioni di candidatura, ecc.) va richiamato nel testo del verbale con indicazione chiara del numero e della natura degli allegati per garantirne la completa tracciabilità. Queste informazioni, redatte in modo chiaro e firmate dai soggetti coinvolti, costituiscono la prova ufficiale dell’elezione e ne assicurano la validità amministrativa e legale.
Esempio di verbale elezione RLS
Il giorno _____________________, alle ore _____________________, presso la sede di _____________________, si è riunita l’assemblea dei lavoratori convocata per procedere all’elezione del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS), ai sensi del D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 e successive modificazioni.
1) Presidente dell’assemblea nominato: _____________________
2) Segretario verbalizzante: _____________________
3) Presenti (indicare nome, cognome, reparto/ufficio, firma):
– 1) Nome e cognome: _____________________ Reparto/Ufficio: _____________________ Firma: _____________________
– 2) Nome e cognome: _____________________ Reparto/Ufficio: _____________________ Firma: _____________________
– 3) Nome e cognome: _____________________ Reparto/Ufficio: _____________________ Firma: _____________________
– 4) Nome e cognome: _____________________ Reparto/Ufficio: _____________________ Firma: _____________________
– 5) Nome e cognome: _____________________ Reparto/Ufficio: _____________________ Firma: _____________________
(eventuali ulteriori presenti: _____________________)
4) Assenti giustificati: _____________________
5) Modalità di convocazione: convocazione effettuata in data _____________________ mediante _____________________
6) Procedura elettorale adottata (indicare modalità: ad esempio votazione segreta, voto per alzata di mano, delega, ecc.):
Modalità scelta: _____________________
7) Presentazione candidature:
– Candidato 1: Nome e cognome: _____________________ Reparto/Ufficio: _____________________ Accetta candidatura: Sì ☐ No ☐
– Candidato 2: Nome e cognome: _____________________ Reparto/Ufficio: _____________________ Accetta candidatura: Sì ☐ No ☐
– Candidato 3: Nome e cognome: _____________________ Reparto/Ufficio: _____________________ Accetta candidatura: Sì ☐ No ☐
(eventuali ulteriori candidature: _____________________)
8) Svolgimento delle operazioni di voto:
– Apertura votazioni alle ore: _____________________
– Chiusura votazioni alle ore: _____________________
– Modalità di scrutinio: _____________________
– Eventuali osservazioni durante le votazioni: _____________________
9) Risultato dello scrutinio:
– Voti totali espressi: _____________________
– Voti validi: _____________________
– Voti nulli/invalidi: _____________________
– Schede bianche: _____________________
– Preferenze ottenute dai singoli candidati:
* _____________________ : ______ voti
* _____________________ : ______ voti
* _____________________ : ______ voti
* _____________________ : ______ voti
10) Proclamazione:
– A seguito dello scrutinio, viene proclamato eletto RLS il/la Sig./Sig.ra _____________________, con n. ______ voti, per la durata di _____________________ (indicare durata o termine) o fino a nuova elezione.
11) Dichiarazione di accettazione:
– Il/la Sig./Sig.ra _____________________ dichiara di accettare l’incarico di RLS e di essere informato/a sui compiti e sulle responsabilità inerenti alla funzione.
– Data di accettazione: _____________________
12) Comunicazioni:
– Si dispone la comunicazione formale dell’elezione a: Datore di lavoro: _____________________; Servizio di Prevenzione e Protezione: _____________________; Medico competente: _____________________
– Modalità e data prevista per la comunicazione: _____________________
13) Eventuali osservazioni o note a verbale: _____________________
Il presente verbale è stato letto, approvato e sottoscritto come segue:
Firma del Presidente: _____________________ Data: _____________________
Firma del Segretario verbalizzante: _____________________ Data: _____________________
Firma del RLS eletto: _____________________ Data: _____________________
Firma dei presenti (elenco firme):
– _____________________
– _____________________
– _____________________
Timbro dell’azienda (se previsto): _____________________