Un Verbale assemblea approvazione bilancio seconda convocazione è un documento ufficiale redatto per registrare le deliberazioni e le decisioni prese durante un’assemblea societaria convocata in seconda seduta per l’approvazione del bilancio. Questo accade quando l’assemblea in prima convocazione non raggiunge il quorum necessario per deliberare validamente. Nel verbale vengono riportati i dettagli della riunione, come la data, il luogo, l’elenco dei partecipanti, l’ordine del giorno e le eventuali discussioni. Inoltre, si documentano le votazioni e le decisioni finali, compresa l’approvazione del bilancio, che è un atto fondamentale per la gestione economica e finanziaria dell’azienda. Il verbale funge da testimonianza formale e legale delle attività svolte e delle decisioni prese durante l’assemblea.
Come compilare un Verbale assemblea approvazione bilancio seconda convocazione
Quando la prima convocazione non raggiunge il quorum costitutivo, l’approvazione del bilancio avviene in seconda convocazione e il verbale deve dimostrare, senza lasciare spazi di contestazione, la regolarità dell’intero iter.
La convocazione, spedita con gli stessi mezzi previsti per la prima, deve indicare sin dall’inizio data, ora e luogo del secondo appello; ciò consente di rispettare la scansione temporale dell’articolo 2366 e di far sì che la riunione resti “coperta” anche se cade oltre il 30 aprile (o il 30 giugno in caso di proroga a 180 giorni) perché la legge guarda alla data del primo invito, non a quella in cui il bilancio viene materialmente votato.
In seconda convocazione l’assemblea ordinaria della società per azioni delibera qualunque sia il capitale rappresentato e decide a maggioranza degli intervenuti; alle S.r.l. si applica, salvo diversa clausola statutaria, lo stesso principio di abbassamento di quorum, fermo restando che il verbale deve riportare il capitale effettivamente presente per consentire eventuali controlli e impugnazioni.
Il presidente, dopo avere aperto la seduta, richiama l’esito infruttuoso della prima convocazione, riepiloga il capitale rappresentato, richiama i documenti messi a disposizione dei soci (bilancio, relazione sulla gestione, parere del revisore o del collegio sindacale) e dà lettura sintetica dei dati patrimoniali e reddituali. È buona prassi verbalizzare le domande dei soci e le risposte del management, perché la giurisprudenza attribuisce rilievo a tali passaggi in caso di azioni di responsabilità o di impugnazioni. La votazione finale va espressa con i millesimi o le quote a favore, contrari e astenuti; subito dopo il presidente proclama l’approvazione del bilancio e l’eventuale destinazione dell’utile o copertura della perdita.
Dal 2020 in poi la legge d’emergenza, puntualmente prorogata dal “Milleproroghe”, consente di tenere l’assemblea interamente in videoconferenza o in forma ibrida anche se lo statuto tace: la facoltà, confermata fino al 31 dicembre 2025, va menzionata in apertura di verbale precisando le piattaforme utilizzate e le modalità di identificazione dei partecipanti.
Un verbale redatto correttamente richiama gli articoli 2368, 2369 o 2479-bis, cita l’orario di apertura e chiusura, allega: elenco dei presenti con relative quote, bilancio firmato, relazione degli amministratori, relazione dell’organo di controllo e, se c’è distribuzione di utili, la distinta degli aventi diritto. Il documento, firmato dal presidente e dal segretario o dal notaio (se l’atto costitutivo lo richiede), va depositato con pratica telematica entro trenta giorni, assieme al bilancio XBRL e al prospetto di destinazione del risultato d’esercizio; l’omissione comporta sanzioni pecuniarie per gli amministratori e, nei casi più gravi, l’impugnabilità della delibera.
Così impostato, il verbale di approvazione del bilancio in seconda convocazione tutela la società, rende trasparente il confronto con i soci e mette al riparo gli amministratori da contestazioni formali, assicurando che l’adempimento civilistico e pubblicitario sia integro sin dal momento della votazione.
Esempio di Verbale assemblea approvazione bilancio seconda convocazione
VERBALE DELL’ASSEMBLEA ORDINARIA DEI SOCI
IN SECONDA CONVOCAZIONE PER L’APPROVAZIONE DEL BILANCIO
Società _________________________________ S.p.A./S.r.l.
Sede legale ____________________________________________
Codice fiscale / P. IVA ________________________________
Capitale sociale € __________ i.v.
Data, luogo e forma di svolgimento
In ______________________, presso ______________________________ oppure mediante videoconferenza ai sensi dell’art. ___ dello statuto e dell’art. 106 D.L. 18/2020 e succ. proroghe, il giorno ____________ (______________) alle ore ________, si è riunita l’assemblea ordinaria dei soci in seconda convocazione per discutere il seguente
ORDINE DEL GIORNO
Esame ed approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al _____________; relativi allegati.
Destinazione del risultato di esercizio/copertura della perdita.
Delibere conseguenti.
Premessa sulla prima convocazione
Il Presidente ricorda che l’assemblea convocata in prima convocazione per il giorno ____________ non si è validamente costituita per insufficienza del quorum costitutivo, come da verbale conservato agli atti.
Costituzione dell’assemblea
Il socio ______________________ nomina Presidente della seduta il Sig./la Sig.ra ________________________, che assume la presidenza ai sensi dell’art. ___ dello statuto e designa quale Segretario il Sig./la Sig.ra ________________________, il/la quale accetta.
Il Presidente verifica l’identità dei presenti e delle deleghe depositate, accerta la presenza in proprio o per delega di n. ___ soci, titolari complessivamente di n. ___ azioni/quote, pari al ___% del capitale sociale, sufficiente ai fini deliberativi in seconda convocazione (art. 2369/2479-bis c.c.). L’elenco nominativo, con indicazione delle azioni/quote rappresentate, è allegato al presente verbale sotto la lettera “A”.
Documenti messi a disposizione
Il Presidente dichiara che bilancio, relazione sulla gestione, relazione dell’organo di controllo/revisore e proposta di destinazione dell’utile (o relazione sulla perdita) sono stati depositati presso la sede sociale/pubblicati nel sito internet aziendale sin dal ____________, nel rispetto dei termini di legge.
Discussione
Il Presidente illustra i dati salienti del conto economico e dello stato patrimoniale; segue dibattito. Intervengono i soci __________________________, __________________________; le risposte dell’organo amministrativo vengono registrate nei seguenti termini: ________________________________________.
Votazione sul punto 1
Posta in votazione, l’assemblea approva il bilancio d’esercizio chiuso al ____________ con il seguente esito:
Voti favorevoli ________; contrari ________; astenuti ________.
Votazione sul punto 2
L’assemblea approva la seguente destinazione dell’utile/copertura della perdita:
• utile di € ____________ da imputarsi:
– € ____________ a riserva legale;
– € ____________ a dividendo, pari a € ___ per azione/quota, con valuta ________;
– € ____________ a riserva straordinaria;
• (oppure) perdita di € ____________ coperta mediante utilizzo di riserve ___________________.
Voti favorevoli ________; contrari ________; astenuti ________.
Delibere conseguenti
L’assemblea autorizza l’organo amministrativo a depositare il bilancio, completo delle relazioni, presso il Registro delle Imprese entro i termini di legge e a compiere tutti gli adempimenti connessi.
Chiusura
Null’altro essendovi da deliberare, la seduta è chiusa alle ore ________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente Il Segretario
Allegati
A) Elenco soci presenti o rappresentati con quote/azioni.
B) Bilancio d’esercizio firmato digitalmente.
C) Relazione sulla gestione.
D) Relazione collegio sindacale/revisore.
E) Prospetto destinazione utili/copertura perdita.
F) Eventuali deleghe depositate.