Un verbale di assemblea di una società di persone è un documento ufficiale che riassume le discussioni e le decisioni prese durante un’assemblea dei soci. Questo documento è fondamentale per registrare formalmente le deliberazioni e gli accordi raggiunti dai membri della società. All’interno del verbale vengono riportati i punti principali trattati durante l’incontro, come l’approvazione di bilanci, modifiche contrattuali, decisioni strategiche e nomine di nuovi soci o amministratori. Il verbale serve anche come prova legale di ciò che è stato deciso in assemblea e può essere utilizzato in futuro per risolvere eventuali controversie o per consultazioni interne. Solitamente, il documento viene redatto da un segretario o da una persona designata e deve essere firmato dai partecipanti per attestare la sua accuratezza e validità.
Come compilare un Verbale assemblea società di persone
Nelle società di persone – società semplice (Ss), società in nome collettivo (Snc) e società in accomandita semplice (Sas) – il verbale dell’assemblea non è imposto da una norma cogente come avviene per le società di capitali, ma risponde a un’esigenza pratica di certezza e di tracciabilità delle decisioni. Il Codice civile disciplina i poteri dei soci e le modalità deliberative agli articoli 2252, 2257, 2291 e 2315; da questi articoli si ricava un principio di fondo: nelle Snc e nelle Sas le decisioni più rilevanti– nomina o revoca dei soci amministratori, modifiche del contratto sociale, cessione di quote, approvazione del bilancio quando redatto – devono risultare da atto scritto, sia per gli adempimenti pubblicitari verso il Registro delle imprese, sia per tutelare i soci nei confronti dei terzi. Da qui la prassi di redigere un verbale ogniqualvolta la compagine si riunisce formalmente.
Una buona bozza di verbale parte sempre dal richiamo al contratto sociale e al metodo di convocazione previsto al suo interno. Se lo statuto tace, si applica la regola dell’articolo 2252, che richiede l’unanimità per le modificazioni essenziali, mentre le decisioni ordinarie sono adottate a maggioranza calcolata per teste nelle Ss o in base alle quote di partecipazione negli altri tipi. Poiché il Codice non contempla un “quorum costitutivo”, chi redige il verbale deve dar conto di come la convocazione sia giunta a tutti: data di invio della raccomandata o della PEC, consegna a mano firmata o, nelle società familiari, convocazione verbale annotata dal socio amministratore. In mancanza di una convocazione formale il verbale può essere comunque valido, ma nella prassi si preferisce far constare che tutti i soci erano presenti o, se assenti, hanno rinunciato per iscritto al preavviso.
La parte introduttiva enuncia luogo, data, ora, nominativo del socio che funge da presidente di riunione e di chi tiene le note. Segue la fotografia della compagine intervenuta, con indicazione delle quote e della qualità di accomandatario o accomandante quando si tratta di Sas, perché le diverse categorie hanno diritti di voto e di responsabilità differenti. Nelle Snc, in cui tutti i soci sono illimitatamente responsabili, bastano i nomi e le percentuali, ma è utile precisare chi esercita funzioni gestorie di diritto o di fatto.
Nel corpo del verbale si riepiloga l’ordine del giorno, che di solito è già accennato nella lettera di convocazione: approvazione di spese straordinarie, nomina di un nuovo socio, trasformazione in Srl, distribuzione di utili, rinuncia ai versamenti effettuati in conto capitale, richiesta di finanziamento. La discussione andrebbe riportata in modo lineare, evidenziando le posizioni emerse e la formula di voto. Se l’atto costitutivo prevede la maggioranza per quote, è necessario far risultare il peso percentuale di ciascun socio votante; se vale la regola per teste, è sufficiente indicare “approvato a maggioranza” e registrare il dissenso di chi si oppone.
Una particolarità riguarda le decisioni che alterano la struttura patrimoniale. Quando i soci deliberano un conferimento in natura o un finanziamento soci postergato, è opportuno fare riferimento espresso all’articolo 2467 per la postergazione o al principio contabile OIC 28 per l’iscrizione contabile, così da evitare ambiguità sui riflessi nel bilancio. Se invece l’assemblea ratifica la nomina di un amministratore accomandatario in sostituzione di un fuoriuscito, il verbale deve menzionare l’accettazione della carica e la sua iscrizione al Registro imprese, poiché l’efficacia verso terzi decorre dall’annotazione camerale.
La chiusura del verbale completa il quadro indicandone l’ora di termine e l’impegno di chi presiede a curare gli adempimenti connessi, come il deposito di atti e la trasmissione ai soci non presenti. La firma è apposta dal presidente e da tutti i soci intervenuti, o perlomeno dal presidente e dal verbalizzante se la compagine è numerosa; laddove la firma digitale sia abitualmente impiegata, il verbale viene trasformato in PDF/A e caricato nel gestionale documentale della società, garantendo data certa e integrità.
Questa forma scritta, pur non obbligatoria per ogni decisione di una società di persone, diventa determinante quando la delibera comporta un atto soggetto a pubblicità legale, quando è previsto un controllo fiscale o quando la banca chiede evidenza formale per concedere affidamenti. Una redazione accurata preserva i soci da contestazioni su quorum e maggioranze, fornisce la base per il deposito camerale e dà trasparenza a operazioni che, seppure interne, producono effetti verso terzi. Così il verbale non è soltanto una cronaca ma il presidio giuridico della volontà collettiva nella forma più semplice di impresa societaria prevista dall’ordinamento.
Esempio di Verbale assemblea società di persone
VERBALE DI RIUNIONE DEI SOCI
Società “_____________________________________” (Ss / Snc / Sas)
Sede legale: _________________________________________________
Codice fiscale e n. REA: ______________________________________
Data, ora e luogo
Il giorno ____________ (______________) alle ore ________ si sono riuniti i soci presso ______________________________________ / in videoconferenza ai sensi dell’art. ___ del contratto sociale.
Convocazione
La riunione è stata convocata con comunicazione del ____________ inviata a tutti i soci mediante ______________________________ in conformità all’art. ___ del contratto sociale. Copia dell’avviso e delle relative ricevute si allega sotto la lettera “A”.
Partecipanti
Sono presenti:
• ______________________________________, socio (quota ___% / socio accomandatario / accomandante)
• ______________________________________, socio (quota ___% / socio accomandatario / accomandante)
• ______________________________________, socio (quota ___%)
(Si precisa che tutti i soci sono intervenuti / oppure che il socio ____________________ è assente ma ha rinunciato per iscritto al preavviso, come da dichiarazione allegata sub “B”.)
Presidenza e verbalizzazione
I convenuti nominano quale Presidente della riunione il socio ________________________; il socio ________________________ svolge le funzioni di segretario verbalizzante e accetta l’incarico.
Ordine del giorno
_____________________
Varie ed eventuali.
Discussione
Il Presidente illustra il primo punto all’ordine del giorno: ____________________________________________________________.
Intervengono i soci ______________________________ che propongono ____________________________________________.
Deliberazioni
Posta ai voti, la proposta viene approvata con le seguenti modalità:
• (per teste) favorevoli n. ___ soci, contrari n. ___, astenuti n. ___;
• (per quote) favorevoli ___% del capitale sociale, contrari ___%, astenuti ___%.
La deliberazione è pertanto adottata / non adottata.
(Si ripete lo schema di discussione e voto per ciascun punto.)
Decorrenza e adempimenti
Il Presidente incarica il socio ________________________ a compiere gli adempimenti conseguenti, ivi inclusi il deposito presso il Registro delle imprese / l’aggiornamento del libro soci / la comunicazione ai terzi interessati, entro i termini di legge o di contratto.
Chiusura
Null’altro essendovi da trattare e nessuno chiedendo la parola, la riunione è sciolta alle ore ________.
Sottoscrizioni
Il Presidente
Il Segretario
I Soci presenti
Allegati
A) Avviso di convocazione e prove di ricezione.
B) Eventuali rinunce al preavviso / deleghe.
C) Documentazione illustrativa (piani, bilancio, relazione, ecc.).