Il verbale dell’assemblea di un’ASD per il cambio del consiglio direttivo è il documento ufficiale che riassume in forma scritta le operazioni svolte e le decisioni adottate durante la riunione in cui si procede alla nomina o sostituzione degli amministratori. Deve riportare data, luogo, partecipanti, verifica del quorum, l’esito delle votazioni e le sottoscrizioni, e serve a rendere ufficiali le nuove cariche, permettendo gli adempimenti burocratici e assicurando la validità e la trasparenza della procedura.
Come compilare un verbale assemblea ASD cambio consiglio direttivo
In qualità di esperto, descrivo in modo dettagliato le informazioni che il verbale di assemblea di una ASD, convocata per il rinnovo o il cambio del consiglio direttivo, deve contenere per essere completo, chiaro e utilizzabile come documento probatorio. Innanzitutto il verbale deve riportare in apertura la indicazione precisa di data, ora di inizio e di chiusura della seduta, il luogo dell’assemblea (sede sociale o altra sede indicata), la tipologia della convocazione (ordinaria o straordinaria) e la modalità con cui l’assemblea è stata indetta (avviso scritto, PEC, e-mail, affissione, invito personale), con riferimento ai termini di preavviso previsti dallo statuto e dalla normativa vigente; deve inoltre richiamare l’ordine del giorno così come comunicato ai soci, specificando l’esatto punto inerente il rinnovo del consiglio direttivo o l’eventuale trattazione di dimissioni e surroghe.
Il verbale deve contenere l’elenco puntuale dei partecipanti alla seduta, indicandone per ciascuno il nome e cognome, luogo e data di nascita, residenza o domicilio sociale, codice fiscale, qualità e numero di tessera o di iscrizione all’associazione se previsto, e la modalità di partecipazione (presente di persona o per delega). In caso di deleghe occorre trascrivere la data, il nome del delegante e del delegato, eventuali limitazioni di mandato e la verifica dell’identità del delegato attraverso documento di riconoscimento; se previsto dallo statuto, il verbale deve anche certificare l’eventuale presenza di rappresentanti di enti, tesserati di categorie specifiche o di soci onorari con diritto di voto. È fondamentale che il verbale attesti espressamente la verifica del quorum costitutivo e deliberativo, con il richiamo alle norme statutarie e normativo-sportive applicabili, riportando il numero dei presenti e dei voti rappresentati all’apertura delle operazioni.
Sull’ordine del giorno relativo al rinnovo del consiglio direttivo il documento deve descrivere la procedura adottata per la presentazione delle candidature (termine e modalità di presentazione), l’eventuale ammissione o esclusione di candidati, le dichiarazioni di accettazione della carica e quelle di incompatibilità o conflitto di interesse, nonché ogni informazione sulle candidature (ad es. curricula o autocertificazioni allegate), che devono essere menzionate come allegati al verbale. Va descritta la procedura di votazione adottata (votazione palese a mano alzata, scrutinio segreto, votazione per alzata di mano, per lista, turno singolo o più turni), con l’indicazione delle persone nominate scrutatori o del seggio elettorale se costituito; il verbale deve poi riportare in modo chiaro e numerico l’esito delle votazioni: numero dei voti validi, schede nulle e bianche, voti favorevoli, contrari e astenuti per ciascun candidato o lista, e la conseguente proclamazione degli eletti con l’indicazione del ruolo specifico attribuito (presidente, vicepresidente, segretario, tesoriere ecc.), precisando la durata del mandato così come stabilito dallo statuto.
Nel caso di dimissioni dell’intero consiglio o di singoli membri, il verbale dovrà allegare o riportare testualmente le dichiarazioni di dimissione, le eventuali comunicazioni di subentro o nomine provvisorie, e le decisioni assembleari circa la gestione provvisoria degli incarichi fino alla formalizzazione del nuovo organo; se la normativa statutaria o di settore prevede determinati adempimenti immediati (es. nomina di firmatari per conti correnti, consegna della documentazione contabile, consegna del timbro e dei libri sociali), il verbale deve registrare con precisione chi è stato autorizzato, con quali limiti, e la data in cui avverrà il passaggio di consegne. Ogni documento consegnato o ricevuto in occasione dell’assemblea, come lettere di dimissione, deleghe, certificazioni dei requisiti dei candidati, report finanziari o bilanci, deve essere menzionato e allegato al verbale indicando la natura e il numero di allegati.
Il verbale deve altresì prevedere la descrizione di eventuali interventi e prese di posizione significative durante la discussione, eventuali osservazioni formali o opposizioni alla regolarità della procedura, e la dichiarazione formale di accettazione delle cariche da parte dei neoeletti; va infine indicato il luogo nel libro dei verbali in cui il documento sarà trascritto o conservato (registro verbali dell’assemblea), e la firma di chi ha presieduto la riunione e di chi ha fatto da segretario verbalizzante, con l’eventuale firma dei due scrutatori o dei soci certificatori se richiesto dallo statuto. Per completezza il verbale dovrebbe richiamare l’obbligo di comunicazione agli organi competenti previsto dallo statuto o dalla normativa (ad esempio federazione di appartenenza, CONI, Agenzia delle Entrate o Registro Unico del Terzo Settore se applicabile), precisando chi è incaricato di effettuare tali comunicazioni e i termini per l’adempimento: tutto ciò rende il verbale non solo prova della volontà assembleare ma anche guida per gli adempimenti successivi e per la corretta attuazione del passaggio di responsabilità.
Esempio di verbale assemblea ASD cambio consiglio direttivo
L’anno _____________________, il giorno _____________________ del mese di _____________________, alle ore _____________________, presso _____________________, si è riunita l’Assemblea degli associati dell’Associazione Sportiva Dilettantistica _____________________, legalmente convocata.
Presenti (elenco nominativi e modalità di partecipazione):
1) _____________________ (tessera/ruolo: _____________________) — presente/portatore di delega n. __________
2) _____________________ (tessera/ruolo: _____________________) — presente/portatore di delega n. __________
3) _____________________ (tessera/ruolo: _____________________) — presente/portatore di delega n. __________
4) _____________________ (tessera/ruolo: _____________________) — presente/portatore di delega n. __________
(aggiungere righe se necessario)
Assenti giustificati: _____________________
Totale soci aventi diritto di voto: _____________________
Totale presenti (di persona): _____________________
Totale deleghe: _____________________
Quorum raggiunto: _____________________ (percentuale/n. presenti) — la riunione è stata dichiarata valida ai sensi dello Statuto.
Nomina del presidente e del segretario dell’assemblea:
Presidente dell’Assemblea: _____________________
Segretario verbalizzante: _____________________
Ordine del giorno:
1) Verifica dei poteri e della regolarità della convocazione;
2) Dimissioni e/o cessazione del Consiglio Direttivo uscente;
3) Elezione del nuovo Consiglio Direttivo e relativa determinazione del numero dei componenti;
4) Nomina delle cariche sociali (Presidente, Vicepresidente, Segretario, Tesoriere, Consiglieri);
5) Conferimento deleghe e procure per le pratiche amministrative e bancarie;
6) Varie ed eventuali.
Svolgimento dell’assemblea:
Il Presidente dell’Assemblea constata la regolarità della convocazione e la validità dell’Assemblea, quindi procede con la trattazione dei punti all’ordine del giorno.
Punto 2 — Dimissioni/cessazione del Consiglio Direttivo uscente:
Vengono lette e verbalizzate le dimissioni/cessazioni presentate da: _____________________ (indicare nominativi e data dimissioni: _____________________).
Si accerta la disponibilità al temporaneo svolgimento delle funzioni fino alle nuove elezioni da parte di: _____________________ (se applicabile).
Punto 3 — Elezione nuovo Consiglio Direttivo:
Il Presidente illustra le modalità di votazione: metodo scelto _____________________ (elezione a scrutinio palese / segreto / per alzata di mano / per appello nominale).
Vengono presentate le candidature per la carica di componente del Consiglio Direttivo:
1) _____________________ — candidatura presentata da _____________________
2) _____________________ — candidatura presentata da _____________________
3) _____________________ — candidatura presentata da _____________________
(aggiungere righe se necessario)
Determinazione del numero dei membri del Consiglio Direttivo: _____________________ (n. componenti)
Si procede alla votazione secondo la procedura sopra indicata. Risultati della votazione:
Presidente
– Candidato: _____________________ — Voti favorevoli: ______ — Voti contrari: ______ — Astenuti: ______
Vicepresidente
– Candidato: _____________________ — Voti favorevoli: ______ — Voti contrari: ______ — Astenuti: ______
Segretario
– Candidato: _____________________ — Voti favorevoli: ______ — Voti contrari: ______ — Astenuti: ______
Tesoriere
– Candidato: _____________________ — Voti favorevoli: ______ — Voti contrari: ______ — Astenuti: ______
Consiglieri eletti (elencare nominativi e voti)
1) _____________________ — Voti favorevoli: ______ — Voti contrari: ______ — Astenuti: ______
2) _____________________ — Voti favorevoli: ______ — Voti contrari: ______ — Astenuti: ______
3) _____________________ — Voti favorevoli: ______ — Voti contrari: ______ — Astenuti: ______
(aggiungere righe se necessario)
Proclamazione degli eletti:
Sono proclamati eletti i seguenti membri del Consiglio Direttivo:
– Presidente: _____________________
– Vicepresidente: _____________________
– Segretario: _____________________
– Tesoriere: _____________________
– Consiglieri: _____________________; _____________________; _____________________ (elencare tutti i consiglieri eletti)
Accettazione delle cariche:
I proclamati dichiarano di accettare le cariche e di essere eleggibili secondo Statuto:
Dichiarazione di accettazione firmata in calce: _____________________ (data: _____________________)
Punto 5 — Conferimento deleghe e procure:
Si delibera di conferire le seguenti deleghe/procure:
– Rappresentanza legale e firma su atti amministrativi e bancari a: _____________________
– Firma giustificativa per rapporti con il CONI/FIGC/ente di appartenenza a: _____________________
– Altro (specificare): _____________________
Eventuali adempimenti da svolgere entro i termini:
– Comunicazione al Registro CONI / Ufficiale/Registro delle ASD: responsabile incaricato _____________________ — termine: _____________________
– Aggiornamento conto bancario: banca _____________________ — responsabile _____________________ — termine _____________________
– Deposito verbali e documentazione notarile (se richiesto): _____________________ — termine _____________________
Varie ed eventuali:
– _____________________
– _____________________
Chiusura dell’assemblea:
Non essendovi altri argomenti all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa l’Assemblea alle ore _____________________.
Redazione e sottoscrizione del verbale:
Il presente verbale viene redatto come segue:
Redattore del verbale: _____________________
Luogo: _____________________ Data: _____________________
Firme:
Il Presidente uscente: _____________________
Il Presidente eletto: _____________________
Il Segretario verbalizzante: _____________________
I membri del nuovo Consiglio Direttivo:
1) _____________________
2) _____________________
3) _____________________
4) _____________________
5) _____________________
Si allegano (se presenti):
– Elenco soci intervenuti con firme: _____________________
– Deleghe ricevute: _____________________
– Documenti presentati: _____________________