Il verbale di rinnovo cariche sociali di un’ASD è il documento scritto che registra l’assemblea in cui vengono eletti o confermati i componenti degli organi sociali: contiene data, luogo, partecipanti, ordine del giorno, l’esito delle votazioni e i nomi delle persone nominate, con la loro accettazione e le firme del presidente e del segretario. Serve come prova formale del cambiamento di responsabilità interne ed è necessario per comunicare la nuova composizione a terzi (banche, federazioni, enti pubblici) e per l’archivio dell’associazione, oltre a essere richiesto quando lo statuto impone la registrazione del cambiamento.
Come compilare un verbale rinnovo cariche sociali ASD
Nel verbale relativo al rinnovo delle cariche sociali di un’associazione sportiva dilettantistica devono comparire con chiarezza e precisione tutte le informazioni necessarie a certificare la regolarità della procedura e l’esatto esito delle nomine, nel rispetto dello statuto e della normativa applicabile. Occorre innanzitutto indicare la data, l’ora e il luogo in cui l’assemblea si è riunita, specificando se la seduta è avvenuta in prima o seconda convocazione, e richiamare la forma di convoco prevista dallo statuto riportando brevemente come è stata effettuata la convocazione (avviso scritto, PEC, affissione, ecc.) e quando è stata inviata, in modo da attestare la regolarità dell’avviso. Vanno riportati con precisione il nome sociale completo dell’ASD, la sede legale, il codice fiscale o partita IVA se presente, e l’eventuale iscrizione al Registro Coni o ad altri registri rilevanti, così come il numero progressivo del verbale e del libro dei verbali nel quale viene annotato.
Il verbale deve contenere l’elenco dei partecipanti con la specificazione della loro qualifica (soci effettivi, delegati, componenti del consiglio uscente, eventuali invitati), indicandone i dati anagrafici e, se richiesto dallo statuto, il numero di tessera associativa o la presenza di deleghe; è buona prassi allegare al verbale la firma di presenza o l’elenco delle presenze come documento a corredo. Prima di procedere alle votazioni è necessario verbalizzare l’accertamento del numero dei presenti e dei votanti, il raggiungimento del quorum necessario per validità dell’assemblea o delle singole votazioni e l’eventuale constatazione della regolarità delle deleghe. Devono essere annotate le funzioni operative della seduta: chi assume la presidenza dell’assemblea, chi ricopre il ruolo di segretario verbalizzante e, se previsto, la nomina dei scrutatori o della commissione elettorale che sovrintenderà alle operazioni di voto.
Il contenuto del verbale deve descrivere l’ordine del giorno relativo al rinnovo delle cariche, le eventuali candidature presentate e le modalità di votazione adottate (voto palese, scrutinio segreto, a maggioranza semplice o qualificata), nonché ogni proposta alternativa o eventuali astensioni e dichiarazioni di incompatibilità da parte dei candidati. Alla fine delle operazioni di voto va riportato in modo inequivocabile l’esito: i nomi dei candidati proclamati eletti e la carica loro attribuita, la durata del mandato secondo quanto stabilito dallo statuto, il numero dei voti conseguiti da ciascuno o, se lo statuto non richiede la specifica numerica, almeno la dichiarazione che l’elezione è avvenuta secondo le modalità previste e con il quorum necessario. È opportuno inserire anche le eventuali dichiarazioni di accettazione delle cariche da parte degli eletti e ogni loro dichiarazione relativa a incompatibilità, rinunce, o deleghe di funzioni, oltre alle eventuali votazioni per la distribuzione di deleghe o procure speciali e la definizione dei poteri dei nuovi organi.
Per completezza il verbale dovrebbe richiamare eventuali adempimenti conseguenti al rinnovo: l’obbligo di trasmettere copia del verbale agli organi di registrazione (ad esempio il Registro CONI) o alle autorità fiscali, le comunicazioni alla banca per l’aggiornamento delle firme autorizzate sui conti, e ogni altra iscrizione o aggiornamento anagrafico previsto dallo statuto o dalla normativa. Devono essere allegate al verbale tutte le documentazioni rilevanti che ne comprovano la regolarità, come le liste di presenza, le deleghe, le copie degli avvisi di convocazione, la documentazione delle candidature e, se effettuate, le schede di voto o i resoconti della commissione elettorale. Infine il documento deve essere sottoscritto dal presidente dell’assemblea e dal segretario verbalizzante; se lo statuto richiede una doppia sottoscrizione o la firma degli eletti per presa visione, queste vanno riportate. Il verbale, una volta redatto, va numerato e trascritto nel registro verbali dell’associazione e conservato insieme agli allegati in modo tale da poter essere prodotto in caso di verifiche amministrative o fiscali.
Esempio di verbale rinnovo cariche sociali ASD
Il giorno _____________________, alle ore _____________________, in _____________________, presso _____________________, si è riunita l’Assemblea dei soci dell’Associazione Sportiva Dilettantistica _____________________, regolarmente convocata nei modi e nei termini previsti dallo statuto.
Presenti:
– Soci presenti in proprio numero: _____________________
– Soci rappresentati per delega (numero): _____________________
– Elenco nominativo dei presenti e deleganti: _____________________
Assume la presidenza dell’assemblea il Sig./la Sig.ra _____________________, nella sua qualità di _____________________, e funge da segretario verbalizzante il Sig./la Sig.ra _____________________.
Constatato e verificato, ai sensi dello statuto, che l’assemblea è validamente costituita con la presenza di _____________________ soci/e (pari al ____% del totale), si procede alla trattazione del seguente ordine del giorno:
1) Rinnovo delle cariche sociali per il triennio/periodo _____________________;
2) Comunicazioni del Presidente uscente;
3) Presentazione candidature;
4) Votazioni e nomine;
5) Varie ed eventuali.
Il Presidente espone che le cariche sociali risultano scadute in data _____________________ e, conformemente allo statuto vigente, è necessario procedere al rinnovo delle seguenti cariche/organismi:
– Presidente;
– Vicepresidente;
– Consiglio Direttivo (n. membri: _____________________);
– Segretario;
– Tesoriere;
– Collegio dei Revisori dei Conti (se previsto) / Organo di controllo (se previsto).
Si passa alla presentazione delle candidature. Vengono presentate le seguenti candidature:
– Per la carica di Presidente: _____________________ (proposto da _____________________);
– Per la carica di Vicepresidente: _____________________ (proposto da _____________________);
– Per i membri del Consiglio Direttivo:
1) _____________________ (proposto da _____________________);
2) _____________________ (proposto da _____________________);
3) _____________________ (proposto da _____________________);
(elencare altri candidati se presenti) _____________________;
– Per la carica di Segretario: _____________________ (proposto da _____________________);
– Per la carica di Tesoriere: _____________________ (proposto da _____________________);
– Per il Collegio dei Revisori dei Conti (se previsto):
1) Presidente: _____________________;
2) Effettivo: _____________________;
3) Effettivo: _____________________;
– Altre cariche previste dallo statuto: _____________________.
Modalità di svolgimento delle votazioni:
– Tipologia voto (elezione a maggioranza semplice/maggioranza assoluta/voto palese/scrutinio segreto): _____________________;
– Nomina degli scrutatori: _____________________, _____________________, _____________________;
– Termine per la presentazione di eventuali candidature tardive: _____________________.
Si procede alle votazioni alle ore _____________________. Risultati delle votazioni:
– Presidente eletto: _____________________ — voti favorevoli: _______ — voti contrari: _______ — astenuti: _______;
– Vicepresidente eletto: _____________________ — voti favorevoli: _______ — voti contrari: _______ — astenuti: _______;
– Consiglio Direttivo (membri eletti):
1) _____________________ — voti favorevoli: _______ — voti contrari: _______ — astenuti: _______;
2) _____________________ — voti favorevoli: _______ — voti contrari: _______ — astenuti: _______;
3) _____________________ — voti favorevoli: _______ — voti contrari: _______ — astenuti: _______;
(altri nominativi e relative votazioni) _____________________;
– Segretario eletto: _____________________ — voti favorevoli: _______ — voti contrari: _______ — astenuti: _______;
– Tesoriere eletto: _____________________ — voti favorevoli: _______ — voti contrari: _______ — astenuti: _______;
– Collegio dei Revisori dei Conti (se previsto) eletto:
– Presidente: _____________________ — voti favorevoli: _______;
– Revisore effettivo: _____________________ — voti favorevoli: _______;
– Revisore effettivo: _____________________ — voti favorevoli: _______.
Dichiara il Presidente/il Presidente dell’Assemblea che le persone sopra elencate accettano le cariche conferite e che il nuovo Consiglio Direttivo/Organo di amministrazione risulta così composto:
– Presidente: _____________________;
– Vicepresidente: _____________________;
– Consiglieri: _____________________, _____________________, _____________________, _____________________;
– Segretario: _____________________;
– Tesoriere: _____________________;
– Collegio dei Revisori dei Conti (se previsto): Presidente _____________________; Revisori: _____________________, _____________________.
Durata del mandato: il mandato ha validità fino al _____________________ (termine/triennio/anno/altro) e scadrà in data _____________________, salvo diversa disposizione statutaria.
Il Presidente uscente/il segretario consegna la documentazione amministrativa e contabile al nuovo Tesoriere/Consiglio direttivo e viene verbalizzata la presa visione dei seguenti documenti:
– Bilancio consuntivo al _____________________;
– Elenco soci aggiornato al _____________________;
– Verbali precedenti n. _____________________;
– Altri documenti: _____________________.
Eventuali osservazioni e discussioni:
– _____________________
– _____________________
Non essendovi altre questioni all’ordine del giorno, alle ore _____________________ il Presidente dichiara chiusa la seduta e il presente verbale viene redatto, letto e approvato all’unanimità/precedentemente come segue: [barrare la casella appropriata] _____________________.
Allega al presente verbale:
– Elenco firme dei soci partecipanti: _____________________;
– Schede di votazione e risultati degli scrutini: _____________________;
– Copia dei documenti consegnati: _____________________.
Il presente verbale, redatto dal Segretario, viene sottoscritto dal Presidente dell’Assemblea e dal Segretario verbalizzante.
Luogo e data: _____________________
Firma del Presidente dell’Assemblea: _____________________
Firma del Segretario verbalizzante: _____________________
Firma del Tesoriere (per presa visione/consegna documenti): _____________________
Firma dei membri eletti (presa visione e accettazione cariche):
– _____________________
– _____________________
– _____________________
Note finali/Annotazioni: _____________________