Il verbale di chiusura di una ASD è il documento scritto che attesta la decisione dell’assemblea dei soci di sciogliere l’associazione; in esso vengono riportate le motivazioni della delibera, la nomina del liquidatore e le modalità di liquidazione e destinazione del patrimonio secondo quanto previsto dallo statuto e dalla normativa vigente. Ha valore ufficiale ai fini della cancellazione dai registri e degli adempimenti fiscali e amministrativi e viene sottoscritto dalle persone previste dallo statuto per conferire validità alla procedura.
Come compilare un verbale chiusura ASD
Nel verbale relativo alla chiusura di una Associazione Sportiva Dilettantistica devono essere riportate con chiarezza e precisione tutte le circostanze essenziali che giustificano e formalizzano la decisione di scioglimento e le conseguenti operazioni di liquidazione. Occorre innanzitutto indicare luogo, data e ora di inizio e di chiusura della riunione, la tipologia dell’assemblea convocata (ordinaria o straordinaria) e la modalità di svolgimento (presenziale, telematica o mista) specificando come è stata verificata l’identità e la legittimazione dei partecipanti e l’eventuale esercizio di deleghe o procure. Il verbale deve contenere l’elenco nominale dei presenti e degli assenti, con l’indicazione delle cariche associative di ciascuno (presidente, consiglieri, segretario, revisore dei conti se presente) e la constatazione del raggiungimento del quorum costitutivo e deliberativo in base all’articolo dello statuto che regola lo scioglimento; se il verbale è redatto da una riunione telematica, deve essere attestata la funzionalità degli strumenti e la possibilità di partecipazione e votazione.
Deve seguire la descrizione dell’ordine del giorno e delle comunicazioni preliminari, con la relazione sullo stato patrimoniale e finanziario dell’associazione presentata dal responsabile amministrativo o dal tesoriere, allegando il bilancio finale, l’inventario aggiornato dei beni mobili e immobili, l’elenco dei conti bancari e correnti, la situazione dei crediti e debiti, eventuali rapporti contrattuali in corso (locazioni, contratti di lavoro, convenzioni con federazioni o enti pubblici) e ogni elemento utile alla determinazione delle obbligazioni residue. Nel verbale deve essere riportata la proposta di scioglimento e le motivazioni che la giustificano, nonché la discussione avvenuta tra i soci; vanno registrati in modo inequivocabile i risultati della votazione sulle singole delibere, indicando la procedura di voto utilizzata (per alzata di mano, scrutinio segreto, videoregistrazione), il numero di voti favorevoli, contrari e le astensioni, e l’eventuale riferimento agli articoli statutari o normativi che legittimano la decisione.
La delibera di scioglimento deve contenere la nomina del liquidatore o dei liquidatori: vanno riportati nome, codice fiscale, residenza, poteri conferiti (per esempio incassare crediti, pagare debiti, alienare beni, rappresentare l’associazione davanti a terzi e agli uffici pubblici), le modalità di rendicontazione della liquidazione e la durata del mandato. Il verbale dovrà precisare le modalità previste per la destinazione del patrimonio residuo, attenendosi a quanto stabilito dallo statuto e alla normativa vigente che vieta la distribuzione tra i soci e stabilisce la devoluzione ad altri enti con finalità analoghe o a fini di utilità sociale; se la destinazione è già individuata, vanno dettagliati il soggetto beneficiario e le modalità di trasferimento patrimoniale. Devono altresì essere annotate le disposizioni relative alla chiusura o al trasferimento delle posizioni fiscali e previdenziali, la cancellazione della partita IVA se presente, la chiusura dei rapporti bancari e la richiesta di cancellazione o aggiornamento delle iscrizioni presso gli enti competenti (ad esempio federazioni sportive, CONI o registri cui l’ASD risulta iscritta), con l’indicazione della persona incaricata di effettuare le comunicazioni e dei termini entro cui procedere.
Il verbale deve includere l’elenco degli allegati prodotti e acquisiti in sede di assemblea (bilanci, rendiconto finale, inventari, deleghe, eventuali certificazioni contabili, corrispondenza attestante passività o crediti), e ogni dichiarazione resa dal tesoriere o dal liquidatore circa l’esistenza di contenziosi, garanzie prestate o impegni fuori bilancio. È fondamentale riportare le responsabilità formali, cioè chi è incaricato di depositare il verbale e la documentazione presso gli uffici competenti e dove saranno conservati gli atti sociali, nonché il luogo e le modalità di custodia dei libri sociali e della documentazione contabile, con l’indicazione dei termini minimi di conservazione previsti dalle norme. Infine il verbale deve essere sottoscritto dai soggetti previsti dallo statuto (ad esempio presidente e segretario dell’assemblea, o il liquidatore) con l’indicazione della data di sottoscrizione; se possibile, è consigliabile prevedere anche la firma dei partecipanti o l’allegazione dell’elenco delle firme raccolte. Per completezza e per l’esatta ottemperanza a obblighi fiscali e normativi si raccomanda comunque di far validare delibere e procedure da un consulente legale o da un commercialista prima del deposito formale.
Esempio di verbale chiusura ASD
Il giorno _____________________, alle ore _____________________, presso la sede di _____________________, si è riunita l’assemblea dei soci dell’Associazione Sportiva Dilettantistica _____________________.
Presenti i signori:
1) _____________________
2) _____________________
3) _____________________
(altre presenze) _____________________
Assumono la presidenza dell’assemblea il/la Sig./Sig.ra _____________________ e come segretario verbalizzante il/la Sig./Sig.ra _____________________.
Accertata la regolare convocazione e la relativa composizione dell’assemblea, risultano presenti n. ______ soci, rappresentanti n. ______ voti.
Ordine del giorno:
1) Discussione e deliberazione in merito alla proposta di scioglimento/chiusura dell’Associazione.
2) Nomina del liquidatore e determinazione dei relativi poteri.
3) Inventario dei beni, delle attività e delle passività.
4) Destinazione del patrimonio residuo.
5) Comunicazioni agli enti competenti e adempimenti amministrativi.
6) Varie ed eventuali.
Svolta la discussione sui punti all’ordine del giorno, l’assemblea procede alle votazioni con il seguente esito:
Voti favorevoli: ______
Voti contrari: ______
Astenuti: ______
Delibera 1 — Scioglimento
L’assemblea, con il quorum e le maggioranze previste dallo statuto e dalla normativa vigente, delibera di sciogliere l’Associazione Sportiva Dilettantistica _____________________ a decorrere dal giorno _____________________ e di procedere alla sua liquidazione.
Delibera 2 — Nomina del liquidatore
Si nomina quale liquidatore/líquida la persona:
Nome e cognome: _____________________
Nato/a a: _____________________ il: _____________________
Residente in: _____________________
Codice fiscale: _____________________
Con i seguenti poteri e attribuzioni: _____________________
Delibera 3 — Inventario e attività di liquidazione
Il liquidatore è incaricato di:
– Redigere l’inventario dei beni e delle attività sociali entro il termine di _____________________;
– Procedere all’incasso dei crediti e al pagamento dei debiti;
– Gestire e chiudere i rapporti bancari e amministrativi riferiti all’Associazione;
– Compilare il rendiconto finale di liquidazione da sottoporre all’assemblea entro il termine di _____________________.
Inventario provvisorio:
Beni immobili: _____________________
Beni mobili: _____________________
Attrezzature sportive: _____________________
Strumenti e materiale: _____________________
Crediti: _____________________
Disponibilità liquide (c/c, contanti): _____________________
Debiti e obbligazioni: _____________________
Altre situazioni patrimoniali: _____________________
Delibera 4 — Destinazione del patrimonio residuo
Si stabilisce che, esaurite le operazioni di liquidazione e dedotte le passività, il patrimonio residuo verrà devoluto a: _____________________ (denominazione/ente/associazione), con sede in _____________________, codice fiscale/partita IVA _____________________, oppure come previsto dallo statuto: _____________________.
Delibera 5 — Adempimenti e comunicazioni
Si incarica il liquidatore di provvedere a tutte le comunicazioni e formalità necessarie presso gli enti competenti, tra cui (indicare gli enti): _____________________, nonché di richiedere la cancellazione dell’Associazione dagli albi e registri ove iscritta e di effettuare gli adempimenti fiscali e previdenziali previsti.
Delibera 6 — Poteri di rappresentanza
Allo scopo di dare esecuzione alle presenti deliberazioni, si conferisce al liquidatore la piena rappresentanza legale dell’Associazione per le operazioni necessarie, con facoltà di delegare, stipulare atti, introdurre e transigere giudizi, ricevere e rilasciare quietanze, firmare documenti e compiere ogni atto utile alla liquidazione.
Non essendovi altre questioni all’ordine del giorno, alle ore _____________________ il presidente dichiara chiusa la seduta.
Letto, approvato e sottoscritto.
Data: _____________________
Il Presidente dell’Assemblea: _____________________ (firma)
Il Segretario verbalizzante: _____________________ (firma)
Il Liquidatore nominato: _____________________ (firma)