È il documento ufficiale che riporta la riunione dell’assemblea o del consiglio in cui viene approvata una modifica dello statuto di un’Associazione Sportiva Dilettantistica, indicando data, luogo, partecipanti, testo delle modifiche, esito della votazione e firme dei verbalizzanti. Serve a formalizzare la variazione, a dimostrare l’avvenuta approvazione e, quando richiesto, a produrre la documentazione per l’iscrizione o l’aggiornamento presso gli enti competenti.
Come compilare un verbale modifica statuto ASD
Il verbale che registra la modifica dello statuto di un’Associazione Sportiva Dilettantistica deve descrivere in modo chiaro, completo e cronologicamente coerente tutte le fasi dell’assemblea che ha deliberato la variazione, così da costituire prova certa della regolarità della procedura e del contenuto delle decisioni assunte. Occorre innanzitutto indicare con precisione luogo, data e ora di inizio e fine della riunione, la modalità della convocazione (chi ha convocato, quando e con quale mezzo: avviso scritto, PEC, pubblicazione, ecc.) e l’ordine del giorno posto all’esame dell’assemblea; il riferimento alla convocazione deve permettere di verificare che siano stati rispettati i termini e le modalità previste dallo statuto e dalla normativa applicabile. Il verbale deve riportare l’elenco dei presenti, specificando il loro nome completo, la qualifica associativa (socio, consigliere, presidente, ecc.), eventuali cariche ricoperte e i poteri rappresentativi (ad esempio deleghe o procure), con indicazione esplicita delle eventuali deleghe conferite, del delegante e del delegato, nonché della loro conformità alle previsioni statutarie.
È indispensabile che il verbale attesti la verifica del quorum costitutivo e deliberativo, chiarendo se la riunione si sia svolta in prima o in seconda convocazione e che il presidente dell’assemblea e, se previsto, il segretario abbiano accertato la regolarità della convocazione e della composizione dell’assemblea. La parte centrale del verbale deve riportare fedelmente il testo dell’ordine del giorno relativo alla modifica statutaria, la proposta formulata dal proponente (consiglio direttivo, presidente o altro organo competente) e la formulazione testuale delle modifiche proposte: è buona prassi riprodurre integralmente il testo dello statuto come risultava prima della variazione e il testo così come modificato, specificando con precisione articoli, commi e la numerazione delle disposizioni interessate.
Il verbale deve contenere una sintesi sostanziale degli interventi effettuati nel corso della discussione, evidenziando eventuali osservazioni rilevanti, le motivazioni poste a fondamento della modifica e le valutazioni di carattere giuridico, organizzativo o fiscale espresse dall’assemblea o da consulenti presenti. Al momento della votazione, il documento deve indicare la modalità di votazione adottata (palese, per alzata di mano, per appello nominale, ballotaggio, ecc.), il numero dei votanti ammessi al voto, il numero dei voti favorevoli, contrari e delle astensioni e, se richiesto dallo statuto o dalla legge, l’elenco dei soggetti che hanno espresso voto contrario o si sono astenuti. Se sono state raccolte deleghe, il verbale deve attestare che le deleghe sono conformi allo statuto e indicarne il numero complessivo; se la votazione è avvenuta per appello nominale, il verbale dovrà riportare i nominativi e l’esatto contenuto dei voti espressi.
Il contenuto del provvedimento deliberato deve essere riportato in forma compiuta, con l’indicazione dell’esatto articolo statutario modificato e della formulazione risultante dalla deliberazione, nonché dell’eventuale decorrenza temporale dell’efficacia delle modifiche. Vanno altresì annotate eventuali attività successive deliberate dall’assemblea ai fini dell’attuazione della modifica statutaria, come l’incarico al consiglio direttivo o al presidente di provvedere agli adempimenti di deposito e trascrizione, la determinazione dei termini per la registrazione e la pubblicazione e l’eventuale autorizzazione a sottoporre la deliberazione a forma pubblica o a intervento notarile qualora lo statuto o la normativa richiedano una specifica forma ad substantiam.
Il verbale deve segnalare gli adempimenti amministrativi e fiscali conseguenti alla modifica e le relative responsabilità, ad esempio l’obbligo di deposito della nuova versione dello statuto presso gli archivi competenti o la comunicazione agli enti di settore; nel testo è opportuno richiamare i registri e gli uffici presso i quali verranno eseguite le iscrizioni o le comunicazioni (confindustrale, CONI, Registro del Terzo Settore o Registro delle ASD, Agenzia delle entrate, uffici comunali o prefettizi, ecc.), precisando che l’esecuzione di tali adempimenti è demandata a specifiche persone o organi e con quali poteri. Se la modifica richiede o comporta effetti sotto il profilo fiscale o della qualifica giuridica dell’associazione (ad esempio adesione al Registro nazionale dello sport, riconoscimento di qualifica fiscale o iscrizione a registri pubblici), il verbale dovrebbe menzionare la necessità di eventuali pareri o verifiche tecniche e l’eventuale acquisizione di pareri preventivi.
La parte finale del verbale deve indicare in modo formale l’avvenuta sottoscrizione: la firma del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante (o di chi lo sostituisce), la data della sottoscrizione e, se previsto, l’apposizione delle firme dei componenti dell’organo che ha redatto il verbale o di almeno due soci che ne attestano la conformità; quando la legge o lo statuto richiedono la forma pubblica per l’efficacia delle modifiche, il verbale deve contenere l’indicazione dell’atto notarile ricevuto e del notaio intervenuto, unitamente agli estremi dell’atto pubblico. Infine, è fondamentale allegare al verbale tutti i documenti rilevanti che lo integrano: la convocazione inviata, le deleghe, il testo integrale dello statuto aggiornato con l’evidenza delle modifiche, eventuali pareri o documenti illustrativi presentati in assemblea e ogni altro documento che costituisca prova degli adempimenti compiuti, riportando nel corpo del verbale l’elenco degli allegati e la loro collocazione negli archivi associativi. In questo modo il verbale costituisce uno strumento completo per dimostrare la regolarità della procedura, la legittimità della delibera e per assolvere gli obblighi di trasparenza e di registrazione previsti dalle norme e dallo statuto stesso.
Esempio di verbale modifica statuto ASD
L’anno _____________________, il giorno _____________________ del mese di _____________________, alle ore _____________________, in _____________________ (sede dell’Assemblea), si è riunita l’Assemblea dei soci dell’Associazione Sportiva Dilettantistica denominata _____________________, con sede in _____________________, codice fiscale/partita IVA _____________________, registro CONI/affiliazione _____________________.
Presiede l’Assemblea il Sig./la Sig.ra _____________________ nella sua qualità di Presidente/Commissario straordinario/Presidente del Consiglio Direttivo. Assiste e svolge le funzioni di segretario verbalizzante il Sig./la Sig.ra _____________________.
Sono presenti/collegate i seguenti soci (o loro delegati), come risulta dall’elenco delle presenze allegato che costituisce parte integrante del presente verbale:
1) _____________________ – carica/qualifica _____________________ – delega ricevuta da (se applicabile) _____________________
2) _____________________ – carica/qualifica _____________________ – delega ricevuta da (se applicabile) _____________________
3) _____________________ – carica/qualifica _____________________ – delega ricevuta da (se applicabile) _____________________
(ulteriori nominativi come da allegato: _____________________)
Risultano presenti in proprio n. _____________________ soci e per delega n. _____________________ soci, per un totale di n. _____________________ soci aventi diritto di voto, pari a _____________________% del totale degli aventi diritto. Il Presidente constata e dichiara la regolare costituzione dell’Assemblea e la validità della stessa ai fini del deliberare relativamente al seguente ordine del giorno:
Ordine del giorno:
1) Proposta di modifica dello Statuto sociale;
2) Esame e deliberazione sulle modifiche proposte agli articoli _____________________ dello Statuto;
3) Eventuali adempimenti conseguenti alla modifica statutaria (iscrizione/trascrizione presso gli enti competenti, autorizzazione dei soggetti competenti, deposito presso notaio, ecc.);
4) Varie ed eventuali.
Il Presidente illustra all’Assemblea le motivazioni e i contenuti della proposta di modifica dello Statuto, come segue:
– Articolo/i interessato/i: _____________________;
– Descrizione sintetica delle modifiche proposte: _____________________;
– Testo vigente dell’articolo/i: _____________________;
– Testo proposto dell’articolo/i: _____________________.
A tal fine l’Assemblea prende in esame le seguenti proposte dettagliate:
1) Art. _____________________: il testo vigente _____________________ è sostituito/integrazione con il seguente testo: “_____________________” ;
2) Art. _____________________: il testo vigente _____________________ è sostituito/integrazione con il seguente testo: “_____________________” ;
(aggiungere ulteriori articoli/modifiche secondo necessità: _____________________)
Dopo ampia discussione, l’Assemblea procede alla votazione sulle proposte così come formulata/e. Risultato della votazione:
– Voti favorevoli: _____________________;
– Voti contrari: _____________________;
– Astenuti: _____________________.
L’Assemblea, con la maggioranza richiesta dallo Statuto e/o dalla normativa vigente (indicare quali: maggioranza semplice/assoluta/qualificata), delibera di approvare/revogare/modificare lo Statuto nei termini sopra indicati e precisamente: le modifiche proposte agli articoli _____________________ vengono approvate e il testo dello Statuto viene aggiornato come segue: (riportare qui il nuovo testo integrale o estratto degli articoli modificati)
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
L’Assemblea conferisce al Presidente del Consiglio Direttivo e/o al legale rappresentante/procuratore speciale sig./sig.ra _____________________ ogni più ampio potere per compiere tutte le formalità e gli adempimenti necessari e consequenziali alla modifica statutaria, ivi compresi, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
– deposito del verbale e del testo del nuovo Statuto presso la sede dell’Associazione;
– iscrizione/modifica nei registri/elenchi presso il CONI/ente sportivo di riferimento, o altro ente competente _____________________;
– eventuale presentazione/trasmissione al Registro delle Associazioni o ad altri uffici competenti;
– sottoscrizione di documenti, dichiarazioni, istanze e, se necessario, ricorso a pubblico ufficiale/notaio per gli adempimenti di legge.
Si prende atto che, ai sensi dell’art. _____________________ dello Statuto, le modifiche statutarie avranno efficacia a decorrere da _____________________ e/o dall’avvenuto deposito/iscrizione presso _____________________ (specificare ente) in data _____________________.
Non essendovi altri argomenti posti all’ordine del giorno e nessuno chiedendo la parola, il Presidente dichiara chiusa la riunione alle ore _____________________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente: _____________________
Il Segretario verbalizzante: _____________________
Allegati:
– Elenco presenze e deleghe: _____________________
– Testo integrale aggiornato dello Statuto: _____________________
– Documentazione allegata alla proposta di modifica: _____________________
– Copia della presente deliberazione per gli adempimenti: _____________________