Il verbale di approvazione del bilancio di una SAS è il documento redatto a conclusione dell’assemblea dei soci che certifica l’approvazione del bilancio d’esercizio: contiene la data e il luogo della riunione, l’indicazione dei soci intervenuti, il richiamo al bilancio esaminato, la delibera di approvazione e le eventuali decisioni sulla destinazione dell’utile, firmato dal presidente e dal verbalizzante e quindi annotato nei libri sociali e depositato nei termini di legge per garantire la regolarità civilistica e fiscale della società.
Come compilare un verbale approvazione bilancio SAS
Il verbale di approvazione del bilancio di una società in accomandita semplice deve descrivere in modo chiaro e completo il contesto, le operazioni svolte e l’esito della votazione, così da costituire una prova formale e affidabile dell’avvenuta deliberazione. In apertura vanno indicati luogo, data e ora dell’adunanza nonché la modalità della convocazione; va specificata l’identità della società (ragione sociale e sede) e la natura dell’assemblea convocata (ordinaria straordinaria o specifica per l’approvazione del bilancio). Devono essere rilevati i nominativi dei presenti con l’indicazione della loro qualità (accomandatari, accomandanti, eventuali rappresentanti o portatori di delega) e, se previsto dallo statuto, la presenza di eventuali Sindaci o revisori; il verbale deve riportare altresì la verifica del quorum e la constatazione che l’assemblea era regolarmente costituita secondo le norme statutarie o di legge, con la modalità di calcolo della maggioranza adottata per la votazione.
Il documento deve attestare che il bilancio è stato esaminato e consegnare un riepilogo delle sue componenti essenziali: bilancio di esercizio con stato patrimoniale e conto economico, nota integrativa, relazione sulla gestione e ogni altro documento allegato obbligatorio. È opportuno che il verbale contenga una sintetica illustrazione dei punti salienti emersi durante la discussione, con l’indicazione dei chiarimenti forniti dagli amministratori e delle eventuali osservazioni sollevate dai soci, inclusi conflitti di interesse dichiarati e come sono stati gestiti. È importante che sia riportata la proposta concreta degli amministratori riguardo all’allocazione dell’utile o alla copertura della perdita (distribuzione di utili, accantonamento a riserve, destinazione a risconto, utilizzo di perdite pregresse, ecc.) e, se rilevante, le condizioni e i tempi per l’erogazione delle somme.
Il verbale deve documentare in modo esplicito la votazione: va descritta la modalità di voto adottata, il risultato numerico e la sua corrispondenza con le previsioni statutarie o di legge (indicare il numero o la percentuale di quote o capitale rappresentato dai sì, dai no e dagli astenuti), nonché l’esito finale della delibera di approvazione del bilancio e delle relative proposte. Se nell’assemblea si procedeva anche a nomine o a provvedimenti conseguenti all’approvazione (conferma o revoca di amministratori, incarico a revisori, incarichi professionali per la revisione o la redazione di verbali), il verbale deve enunciare tali decisioni e le persone interessate, versando i relativi interventi e voti.
Devono essere allegati al verbale, o comunque richiamati con chiara indicazione, i documenti approvati: il bilancio firmato dagli amministratori, la relazione gestionale, la bozza della destinazione dell’utile e ogni altra relazione tecnica o certificazione presentata. Il verbale dovrebbe inoltre chiarire la data di efficacia della delibera in relazione agli adempimenti amministrativi e fiscali, e indicare se è stata conferita una procura a persona incaricata del deposito o del rilascio delle copie necessarie presso gli enti competenti; se la legge o lo statuto prevedono obblighi di deposito o pubblicità, il verbale deve contenere la delega per il compimento degli atti conseguenti e la responsabilità del soggetto incaricato.
La sottoscrizione del verbale è elemento essenziale: la redazione deve prevedere la firma del presidente dell’assemblea e del segretario (o, in mancanza, dei partecipanti richiesti dallo statuto), con possibilità di raccolta delle firme dei soci presenti o dei loro rappresentanti; devono essere annotate eventuali richieste di verbalizzazione delle opposizioni o dei dissensi, così come eventuali dichiarazioni scritte da allegare. Infine, il verbale va conservato nel libro delle decisioni o in altra sede prescritta dallo statuto o dalla normativa societaria, con la chiara indicazione degli allegati depositati, affinché rappresenti documento completo e immediatamente verificabile in caso di controlli, contestazioni o obblighi di deposito successivi.
Esempio di verbale approvazione bilancio SAS
L’anno _____________________ (anno), il giorno _____________________ (giorno) del mese di _____________________ (mese), alle ore _____________________, in _____________________ (luogo, indirizzo), presso la sede sociale della Società in accomandita semplice _____________________ (ragione sociale), con sede in _____________________ (città, via, n.), codice fiscale e partita IVA _____________________, iscritta al Registro delle Imprese di _____________________ al n. _____________________ e REA n. _____________________, si sono riuniti i soci come di seguito elencati.
Sono presenti:
– Socio accomandatario: _____________________ (nome e cognome / denominazione), nato a _____________________ il _____________________, residente in _____________________, titolare di n. _____________________ quote, rappresentante di _____________________% del capitale sociale;
– Socio accomandante: _____________________ (nome e cognome / denominazione), nato a _____________________ il _____________________, residente in _____________________, titolare di n. _____________________ quote, rappresentante di _____________________% del capitale sociale;
(aggiungere altre righe per eventuali altri soci)
Totale quote rappresentate: _____________________ (numero) corrispondenti a _____________________% del capitale sociale.
Assume la presidenza dei lavori il/la Sig./Sig.ra _____________________ (nome e cognome), nella sua qualità di _____________________ (ad esempio: socio accomandatario/amministratore), il quale/a propone di nominare a segretario verbalizzante il/la Sig./Sig.ra _____________________ (nome e cognome), che accetta.
Il presidente dichiara che la convocazione dell’assemblea è avvenuta in conformità allo statuto sociale e alle vigenti disposizioni, mediante _____________________ (modalità di convocazione: raccomandata, PEC, email, avviso, ecc.) in data _____________________.
Ordine del giorno:
1) Lettura, esame e approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al _____________________ (data) unitamente alla relazione sulla gestione e alla proposta di destinazione dell’utile/perdita;
2) Deliberazioni inerenti e conseguenti;
3) Varie ed eventuali.
Il presidente procede alla lettura del bilancio d’esercizio al _____________________ (data) composto da:
– Stato patrimoniale;
– Conto economico;
– Nota integrativa;
– Relazione sulla gestione (se prevista);
– Prospetti allegati e documenti complementari.
Il presidente illustra ai presenti i principali dati di sintesi del bilancio e la proposta di destinazione dell’utile/perdita elaborata dalla gestione, come segue: utile/perdita di esercizio: _____________________ (importo in euro). Proposta di destinazione: _____________________ (descrizione dettagliata: ad es. a riserva legale, a riserva statutaria, distribuzione agli accomandanti, riporto a nuovo, ecc.) con relative percentuali/importi: _____________________.
Segue discussione, con interventi dei soci, come da verbale.
Al termine della discussione si procede alla votazione per l’approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al _____________________ (data) e della proposta di destinazione dell’utile/perdita sopra esposta.
Risultato della votazione:
– Favorevoli: _____________________ (numero soci e/o percentuale/quota);
– Contrari: _____________________ (numero soci e/o percentuale/quota);
– Astenuti: _____________________ (numero soci e/o percentuale/quota).
Deliberazione:
L’assemblea dei soci, con il quorum sopra indicato, DELIBERA di:
1) Approvare il bilancio d’esercizio chiuso al _____________________ (data), composto dai documenti sopra elencati, così come presentato;
2) Approvare la seguente proposta di destinazione dell’utile/perdita di esercizio pari a _____________________ (importo): _____________________ (dettaglio destinazioni e importi/percentuali);
3) Dare agli amministratori con firma disgiunta/congiunta (specificare) il mandato di effettuare tutti gli adempimenti di legge e statutari connessi all’approvazione del bilancio, compresa la presentazione e il deposito del bilancio presso il Registro delle Imprese e l’aggiornamento del libro soci e dei libri obbligatori della società.
Eventuali altre deliberazioni:
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Il presidente propone di conferire al/la Sig./Sig.ra _____________________ (nome e cognome) la rappresentanza della società per la firma dei documenti relativi al bilancio approvato e per l’espletamento delle formalità amministrative presso gli uffici competenti; proposta approvata con voto: Favorevoli _____________________, Contrari _____________________, Astenuti _____________________.
Non essendovi altro da deliberare, alle ore _____________________ il presidente dichiara chiusa la seduta e il presente verbale viene redatto, letto e sottoscritto come segue.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente: _____________________ (firma)
Il Segretario verbalizzante: _____________________ (firma)
Soci presenti (firme):
____________________________________ ____________________________
Nome e cognome – Firma Nome e cognome – Firma
____________________________________ ____________________________
Nome e cognome – Firma Nome e cognome – Firma
(Data di sottoscrizione) _____________________ (data)