Il verbale di approvazione del rendiconto di un’ASD è il documento che registra in forma scritta l’assemblea che esamina e vota il bilancio o rendiconto dell’associazione: indica data, luogo, partecipanti, le principali osservazioni emerse e l’esito della votazione, e viene firmato dagli organi competenti. Ha valore probatorio e amministrativo per dimostrare la regolare gestione contabile, soddisfare obblighi statutari e fiscali e fornire trasparenza verso soci, enti sportivi e finanziatori.
Come compilare un verbale approvazione rendiconto ASD
Il verbale dell’assemblea convocata per l’approvazione del rendiconto di un’Associazione Sportiva Dilettantistica deve identificare con precisione l’ente che lo redige, riportando il nome completo dell’associazione, la sede legale, il codice fiscale e, se previsto dallo statuto, il numero di iscrizione nei registri sportivi o nel registro delle associazioni. Deve indicare data, ora e luogo dell’adunanza, la modalità di convocazione utilizzata e il rispetto dei termini e delle forme previsti dallo statuto per la chiamata dei soci, così da attestare la regolarità della convocazione. È essenziale che il verbale descriva i soggetti intervenuti, specificando i nomi dei soci presenti e delle eventuali deleghe rappresentate, nonché le cariche associative svolte da chi presiede l’assemblea; in quest’ambito va annotata la verifica del quorum costitutivo e deliberativo, con riferimento alle norme statutarie applicabili, in modo che risulti se l’assemblea è valida per deliberare sul rendiconto.
Deve essere annotato chi ha assunto la presidenza dell’adunanza e chi ha ricoperto il ruolo di verbalizzante, con l’eventuale nomina di un segretario dell’assemblea; se lo statuto lo richiede, occorre anche menzionare la presenza e l’intervento del collegio dei revisori o del revisore dei conti, o di altri organi di controllo, nonché l’eventuale relazione del Consiglio Direttivo o del Tesoriere che accompagna il rendiconto. Il verbale deve descrivere i documenti esaminati: la relazione sulla gestione, lo stato patrimoniale, il conto economico o rendiconto finanziario, la nota integrativa se prevista, i registri contabili e le scritture giustificative quali estratti conto bancari, ricevute e giustificativi di spesa; va riportata la messa a disposizione dei soci dei documenti e, se è avvenuta, la loro lettura o sintetica esposizione in assemblea, evidenziando i punti salienti emersi durante la presentazione e le eventuali osservazioni o richieste di chiarimento avanzate dai partecipanti.
Nella parte relativa alla discussione il verbale dovrà ricostruire in modo chiaro le argomentazioni principali, le eventuali contestazioni o riserve sollevate, le risposte fornite e, se del caso, le proposte emendative al rendiconto. Al momento delle deliberazioni va riportata testualmente la proposta sottoposta al voto (ad esempio l’approvazione del rendiconto consuntivo per l’esercizio indicato e la destinazione dell’eventuale avanzo o la copertura di un disavanzo), la modalità di votazione adottata (palese o segreta se prevista) e l’esito numerico della votazione con indicazione del numero dei voti favorevoli, contrari e delle astensioni; se lo statuto richiede particolari maggioranze o quorum per talune decisioni, il verbale deve attestare la conformità del risultato a tali prescrizioni.
Il documento deve infine riportare le decisioni connesse all’approvazione, quali l’affidamento della sottoscrizione del rendiconto agli organi competenti, l’eventuale approvazione della relazione dei revisori, la concessione di scarico di responsabilità al Consiglio Direttivo qualora prevista, e le istruzioni per la conservazione e l’eventuale pubblicazione o deposito del rendiconto presso il registro sportivo, gli organi federali o gli uffici fiscali competenti; è opportuno specificare dove verranno archiviati i documenti approvati e come si intende renderli disponibili ai soci. Il verbale deve essere datato e sottoscritto dal presidente dell’assemblea e dal verbalizzante, e se previsto dallo statuto o dalla normativa, anche dal collegio dei revisori o dal revisore dei conti; eventuali allegati firmati (il rendiconto approvato, la relazione del revisore, libri contabili) devono essere richiamati in calce e conservati unitamente al registro dei verbali con indicazione del numero progressivo del verbale stesso. Redatto in linguaggio chiaro e preciso, il verbale deve consentire in ogni momento a terzi autorizzati di ricostruire la legittimità della procedura, il contenuto dei documenti esaminati e le ragioni che hanno portato alla decisione assembleare.
Esempio di verbale approvazione rendiconto ASD
Il giorno _____________________, alle ore _____________________, presso la sede sociale in _____________________, si è riunita l’Assemblea dei soci dell’Associazione Sportiva Dilettantistica _____________________, regolarmente convocata, per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
1) Approvazione del rendiconto dell’esercizio sociale chiuso al _____________________;
2) Destinazione dell’avanzo/disavanzo di esercizio;
3) Varie ed eventuali.
Risultano presenti i signori:
________________________________________________________________________________
Risultano assenti i signori:
________________________________________________________________________________
Assume la presidenza dei lavori il Sig./La Sig.ra _____________________, in qualità di Presidente, che nomina il Sig./La Sig.ra _____________________, in qualità di Segretario verbalizzante.
Il Presidente dichiara la regolarità della convocazione e la validità dell’Assemblea ai sensi dello Statuto, constatando la presenza di n. ______ soci rappresentanti n. ______ voti su n. ______ voti complessivi.
Il Presidente illustra il rendiconto dell’esercizio sociale relativo al periodo dal _____________________ al _____________________, corredato dal bilancio consuntivo, dalla nota integrativa e dalla relazione del Presidente/consigliere incaricato, nonché, se presente, dalla relazione del Collegio dei Probiviri/Collegio dei Revisori dei Conti, come da documentazione allegata.
Si apre la discussione sul rendiconto; intervengono i soci:
________________________________________________________________________________
Terminata la discussione, si procede alla votazione sulla proposta di approvazione del rendiconto dell’esercizio sociale chiuso al _____________________, comprensivo di: ricavi per € _____________________, costi per € _____________________, risultato di esercizio (avanzo/disavanzo) pari a € _____________________.
Risultato della votazione: favorevoli __________; contrari __________; astenuti __________.
Con voti favorevoli/contrari/astenuti come sopra indicati, l’Assemblea delibera di approvare il rendiconto dell’esercizio sociale chiuso al _____________________, così come presentato.
L’Assemblea delibera inoltre di destinare l’avanzo/disavanzo di esercizio come segue:
– Quota destinata a riserva statutaria: € _____________________;
– Quota destinata a riserva volontaria: € _____________________;
– Quota destinata a finanziamento attività: € _____________________;
– Altra destinazione (specificare): _____________________: € _____________________.
Si incarica il Presidente/il Segretario/il Tesoriere _____________________ di eseguire tutte le formalità necessarie per la trasmissione, la pubblicazione e la conservazione del rendiconto approvato, nonché di provvedere agli adempimenti fiscali e agli eventuali depositi presso gli organi competenti entro i termini statutari e di legge.
Non essendovi altre questioni all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore _____________________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente _____________________
Il Segretario _____________________
I soci presenti (firma e nome):
________________________________________________________________________________
Allegati:
1) Rendiconto dell’esercizio chiuso al _____________________;
2) Nota integrativa;
3) Relazione del Presidente/Consiglio Direttivo;
4) Relazione del Collegio dei Revisori/Probiviri (se presente);
5) Eventuali altri allegati: _____________________.