Un verbale di nomina del direttore tecnico è un documento formale redatto dall’organo competente che registra la decisione di designare una persona a tale incarico, indicando la data, l’identità del nominato, le eventuali deleghe e i poteri attribuiti, nonché le firme necessarie. Ha valore probatorio e amministrativo, essendo richiesto per adempimenti, registrazioni e verifiche burocratiche o normative.
Come compilare un verbale nomina direttore tecnico
Il verbale di nomina del direttore tecnico deve contenere anzitutto l’indicazione precisa della società interessata con ragione sociale, sede legale e, se pertinente, numero di iscrizione al Registro delle imprese, seguita dalla data, dall’ora e dal luogo in cui si è riunito l’organo competente alla nomina. È fondamentale che il documento riporti la natura della riunione (assemblea dei soci, consiglio di amministrazione o altra forma deliberativa prevista dallo statuto) e il modo in cui la convocazione è stata effettuata, così da attestare la regolarità formale della procedura. Devono essere riportati i nomi di tutti i partecipanti con l’indicazione del ruolo ricoperto nella seduta (presidente, segretario verbalizzante, consiglieri presenti e eventuali delegati), nonché la rappresentanza numerica o percentuale dei soci presenti quando la nomina dipende da quote di partecipazione.
Il verbale dovrebbe ricostruire sinteticamente l’ordine del giorno e le fasi principali della discussione che hanno condotto alla nomina, evidenziando eventuali proposte alternative, osservazioni rilevanti e le motivazioni che hanno indotto l’organo a scegliere il candidato prescelto. La parte centrale del documento deve contenere la formula della deliberazione nella sua versione integrale: la nomina espressa con nome e dati anagrafici completi del direttore tecnico (luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza), la durata dell’incarico, la data di decorrenza e, se previsto, la scadenza o le condizioni per la revoca. Deve altresì essere specificata la tipologia e l’estensione dei poteri conferiti, con eventuali limiti o deleghe operative, i poteri di firma verso l’esterno e, se del caso, le incompatibilità o le condizioni di rappresentanza nei confronti di terzi.
È opportuno che il verbale contenga la dichiarazione di accettazione del nominato, che può essere riportata per esteso o allegata in forma sottoscritta, con l’affermazione della disponibilità ad assumere l’incarico e l’accettazione dei poteri e degli obblighi connessi. Quando la normativa di settore lo richiede, il verbale deve richiamare e allegare i titoli professionali, le iscrizioni agli albi, eventuali certificazioni, il curriculum vitae e dichiarazioni in merito all’assenza di cause di incompatibilità o di ineleggibilità, nonché ogni documento probatorio richiesto (ad esempio certificato del casellario giudiziale, certificazioni antimafia, o iscrizioni a specifici registri professionali). Se il nominato esercita attività che comportano responsabilità tecnico-professionali specifiche, è utile registrare nel verbale l’indicazione delle coperture assicurative richieste o la presa d’atto dell’esistenza di tali coperture.
Il testo del verbale deve altresì riportare il risultato della votazione con l’indicazione delle modalità di voto adottate e il conteggio dei voti favorevoli, contrari e delle astensioni, oppure la formulazione della deliberazione unanime, specificando se la decisione è stata assunta a maggioranza richiesta dallo statuto o dalla legge. Qualora vi siano stati conflitti d’interesse o situazioni di astensione motivate, il verbale deve rendere nota la circostanza e la relativa gestione formale. Occorre inoltre menzionare gli eventuali poteri di delega concessi ai fini della registrazione e comunicazione della nomina agli organismi esterni: chi è incaricato di depositare la delibera presso il Registro delle imprese, di aggiornare i libri sociali e di effettuare le comunicazioni obbligatorie agli enti di controllo o alle autorità di settore.
La conclusione del verbale deve contenere la firma del presidente della seduta e del segretario verbalizzante; se la forma prevista dallo statuto o dalla legge richiede atto pubblico o notarile, questo va esplicitato e il verbale deve segnalare l’eventuale intervento del notaio. È buona prassi indicare eventuali allegati depositati a corredo del verbale (dichiarazioni di accettazione, CV, certificati, deleghe), la protocollazione del documento e le annotazioni relative agli adempimenti successivi, quali l’iscrizione nel libro delle decisioni dell’organo sociale e il deposito presso il Registro delle imprese o altri registri competenti. Infine, il verbale dovrebbe richiamare le norme statutarie e/o di legge che legittimano la nomina e, se necessario, prevedere indicazioni sulle modalità di pubblicizzazione interna ed esterna dell’avvenuta nomina, nonché sulle reporting obligation del direttore tecnico verso gli organi societari.
Esempio di verbale nomina direttore tecnico
L’anno ___________________, il giorno ___________________ del mese di ___________________, alle ore ___________________, in ___________________ (sede), presso ___________________ (indirizzo), si è riunito/a il/la ___________________ (organo sociale: Consiglio di Amministrazione/Assemblea dei Soci/Assemblea dei Soci straordinaria/altro) della società ___________________ (ragione sociale), con sede legale in ___________________ (indirizzo), codice fiscale/partita IVA ___________________, iscritta al Registro delle Imprese di ___________________ con numero ___________________.
Presiede la riunione il/la Sig./Sig.ra ___________________ in qualità di ___________________ (Presidente/Amministratore unico/Altro), e funge da segretario/segretaria il/la Sig./Sig.ra ___________________.
Sono presenti:
– Il/La Sig./Sig.ra ___________________ in qualità di ___________________;
– Il/La Sig./Sig.ra ___________________ in qualità di ___________________;
– Il/La Sig./Sig.ra ___________________ in qualità di ___________________;
(altre presenze: ___________________)
Accertata la regolare costituzione dell’organo e la validità della convocazione, il/la Presidente dichiara aperta la riunione e pone all’ordine del giorno il seguente punto:
1) Nomina del Direttore Tecnico e determinazione dei relativi poteri, compiti e condizioni.
Dopo le opportune discussioni e verifiche dei requisiti e delle competenze professionali, il/la Presidente propone la nomina del/la Sig./Sig.ra ___________________ (nome e cognome), nato/a a ___________________ il ___________________, residente in ___________________ (indirizzo), codice fiscale ___________________, documento d’identità n. ___________________ rilasciato da ___________________ in data ___________________, quale Direttore Tecnico della società.
La proposta è motivata con riferimento a:
– Titoli, esperienze e competenze: ___________________;
– Requisiti richiesti dallo statuto/disciplinari/Normativa vigente: ___________________;
– Eventuali incompatibilità verificate: ___________________.
A seguito di discussione, il predetto candidato viene nominato Direttore Tecnico con delibera/decisione presa con il seguente esito: voti favorevoli ___________________, voti contrari ___________________, astenuti ___________________.
Deliberato quanto segue:
1. Nomina
Il/La Sig./Sig.ra ___________________ è nominato/a Direttore Tecnico della società con decorrenza dal ___________________ e rimarrà in carica fino al ___________________ salvo revoca anticipata.
2. Poteri e compiti
Al/Alla Direttore Tecnico sono conferiti i seguenti poteri e compiti:
– Responsabilità tecnica per ___________________;
– Direzione e coordinamento delle attività tecniche relative a ___________________;
– Firma tecnica per ___________________ (contratti, certificazioni, dichiarazioni ecc.);
– Rilascio di attestazioni/permessi/approvazioni tecniche in nome e per conto della società relativamente a ___________________;
– Coordinamento del personale tecnico, formazione e supervisione di ___________________;
– Predisposizione e controllo di piani, progetti, documentazione tecnica: ___________________;
– Ogni altro compito delegato dall’organo amministrativo: ___________________.
3. Limiti e modalità di esercizio dei poteri
– Qualsiasi impegno vincolante superiore a Euro ___________________ dovrà essere previamente autorizzato dal Consiglio di Amministrazione/Assemblea;
– Il/La Direttore Tecnico dovrà riferire periodicamente al Consiglio/Amministrazione con cadenza ___________________ e trasmettere relazioni tecniche su richiesta;
– Il/La Direttore Tecnico opererà nel rispetto delle norme di legge, dello statuto societario e delle procedure interne.
4. Compenso e rimborsi
– Al/Alla Direttore Tecnico è riconosciuto/a un compenso annuo lordo pari a Euro ___________________, da corrispondersi con le seguenti modalità: ___________________;
– Sono previsti rimborsi spese per missioni e incarichi secondo le modalità: ___________________.
5. Durata, cessazione e revoca
– La nomina ha durata fino al ___________________, salvo proroga o revoca anticipata deliberata dall’organo competente per giusta causa o per le motivazioni previste dallo statuto/contratto;
– Cause di cessazione: dimissioni scritte, perdita dei requisiti, provvedimenti giudiziari, incompatibilità sopravvenuta.
6. Dichiarazioni del nominato
Il/La Sig./Sig.ra ___________________ dichiara di accettare la nomina, di non trovarsi in alcuna causa di incompatibilità o di ineleggibilità, e di possedere i requisiti richiesti dalla normativa vigente e dallo statuto societario, come di seguito specificati: ___________________. Impegna inoltre a svolgere l’incarico con diligenza professionale e nel rispetto delle disposizioni aziendali e legislative.
7. Comunicazioni e iscrizioni
– Si incarica il/la ___________________ (amministratore/proc. legale/responsabile) di provvedere agli adempimenti amministrativi e alla comunicazione della nomina agli enti competenti (Registro delle Imprese, Agenzia delle Entrate, ordini professionali, ecc.), nonché all’aggiornamento dei libri sociali e del registro degli incarichi.
Non essendovi altre questioni all’ordine del giorno, il/la Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ___________________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo e data: ___________________
Il/La Presidente/Presidente del CdA: ___________________
Il/La Segretario/a verbalizzante: ___________________
Il/La Direttore Tecnico nominato/a (per accettazione): ___________________
Allegati:
– Curriculum vitae del nominato: ___________________;
– Copia documento d’identità: ___________________;
– Eventuali certificazioni/abilitazioni: ___________________.