È il documento con cui un’associazione o società formalizza la nomina del responsabile safeguarding, incaricato di prevenire e gestire abusi, molestie, discriminazioni e altri comportamenti lesivi, garantendo tutela e sicurezza agli appartenenti all’organizzazione. Il verbale riporta generalmente la decisione, la data, il nominativo e le funzioni attribuite.
Come compilare il modello verbale nomina safeguarding
Il verbale di nomina del responsabile safeguarding deve documentare in modo chiaro, completo e verificabile la decisione con cui l’associazione o società sportiva individua la persona incaricata di prevenire e contrastare gli abusi, le violenze, le discriminazioni e ogni altra condotta lesiva della dignità e dell’integrità fisica o psicologica dei tesserati. Il contenuto deve essere coerente con lo statuto dell’ente, con il modello organizzativo e di controllo dell’attività sportiva, con il codice di condotta adottato e con la normativa applicabile, compresi gli eventuali regolamenti dell’organismo sportivo affiliante.
Il documento deve anzitutto indicare il luogo e la data in cui si è svolta la riunione dell’organo competente, normalmente il consiglio direttivo, salvo che lo statuto attribuisca la nomina a un organo diverso. Devono essere riportati la denominazione completa dell’associazione o società, il codice fiscale o la partita IVA, l’eventuale numero di iscrizione al Registro nazionale delle attività sportive dilettantistiche, l’organismo sportivo di affiliazione e, se opportuno, l’indirizzo della sede legale. È importante precisare se la riunione si è svolta in presenza o mediante strumenti di videoconferenza, indicando le modalità che hanno consentito di identificare i partecipanti e di verificare la regolarità della riunione.
Il verbale deve dare conto della regolare convocazione dell’organo deliberante, dell’elenco dei presenti, degli eventuali assenti giustificati e della verifica del quorum costitutivo e deliberativo. Deve inoltre essere indicato chi presiede la riunione e chi svolge le funzioni di segretario verbalizzante. Se la nomina viene assunta nell’ambito di una riunione consiliare, è opportuno riportare il numero progressivo della seduta e specificare che la questione è stata inserita nell’ordine del giorno oppure trattata, se consentito, con il consenso dei presenti.
La parte motivazionale deve spiegare perché l’organo ritiene necessario procedere alla nomina e deve richiamare le fonti normative, regolamentari e interne che impongono o rendono opportuna l’individuazione del responsabile. Il richiamo può riguardare la disciplina sportiva vigente, le disposizioni dell’ente affiliante, il modello organizzativo adottato dall’associazione, il codice di condotta e le procedure interne per la segnalazione e la gestione delle situazioni di rischio. Non è sufficiente una formula generica: il verbale dovrebbe rendere evidente che la nomina è inserita in un sistema complessivo di tutela e non costituisce un adempimento meramente formale.
Devono essere indicati in modo completo i dati della persona nominata, comprendendo nome e cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, recapito telefonico, indirizzo di posta elettronica e, preferibilmente, un indirizzo email dedicato o comunque facilmente accessibile per le segnalazioni. Se il responsabile opera anche in altre realtà sportive o ricopre incarichi ulteriori, queste circostanze possono essere riportate quando siano rilevanti per valutare l’eventuale presenza di incompatibilità o conflitti di interesse.
Il verbale deve descrivere le ragioni della scelta e attestare, per quanto verificato dall’ente, il possesso dei requisiti di competenza, autonomia, affidabilità e adeguata formazione. È opportuno specificare che la persona è stata selezionata tenendo conto dell’esperienza maturata in ambito sportivo, educativo, organizzativo, psicologico, giuridico o nella gestione delle relazioni con minori e soggetti vulnerabili, senza tuttavia attribuirle qualifiche professionali che non possiede. Se sono stati acquisiti curriculum, attestati formativi, dichiarazioni sostitutive o autodichiarazioni sui requisiti, il verbale può richiamarli e conservarli agli atti come documentazione allegata.
Particolare attenzione deve essere riservata all’autonomia del responsabile safeguarding. Il verbale dovrebbe precisare che l’incaricato svolge le proprie funzioni senza condizionamenti da parte degli organi direttivi, degli allenatori, dei tecnici, degli atleti o di altri soggetti coinvolti nell’attività sportiva. Deve essere garantita la possibilità di ricevere segnalazioni, effettuare le necessarie verifiche preliminari, accedere alle informazioni pertinenti, interloquire con i soggetti competenti e riferire agli organi dell’ente o agli organismi esterni previsti dalle regole applicabili. Se il responsabile è un membro del consiglio direttivo, sarebbe opportuno indicare come verranno gestite le situazioni nelle quali potrebbe trovarsi in conflitto di interessi, prevedendo eventualmente l’astensione e il coinvolgimento di un soggetto indipendente.
La deliberazione deve indicare con precisione l’incarico conferito. Non dovrebbe limitarsi a definire la persona come “responsabile safeguarding”, ma dovrebbe chiarire che essa è incaricata di vigilare sull’applicazione delle misure di prevenzione, promuovere la conoscenza del modello organizzativo e del codice di condotta, contribuire alla formazione di dirigenti, tecnici, collaboratori e tesserati, ricevere o coordinare la gestione delle segnalazioni, tutelare la riservatezza delle persone coinvolte e proporre eventuali interventi correttivi o aggiornamenti delle procedure. Le funzioni devono essere descritte in armonia con il modello dell’ente e senza confondere il ruolo del responsabile con quello dell’autorità giudiziaria, dei servizi sociali, degli organismi sportivi o dei professionisti incaricati di svolgere specifiche valutazioni.
Il verbale deve stabilire la durata dell’incarico, indicando la data di decorrenza e la data di scadenza. Se la carica coincide con quella del consiglio direttivo, deve essere precisato se cessa automaticamente con il rinnovo degli organi sociali oppure se resta efficace fino a una nuova nomina. È consigliabile disciplinare anche la possibilità di rinnovo, revoca, sostituzione, dimissioni e decadenza, specificando che la revoca non può essere utilizzata per ostacolare o penalizzare una segnalazione, una verifica o un’attività svolta correttamente dal responsabile.
Devono essere indicate le risorse messe a disposizione per l’esercizio dell’incarico. Il verbale può precisare, ad esempio, che il responsabile avrà accesso ai documenti necessari, potrà utilizzare i canali di comunicazione dell’ente, potrà richiedere supporto agli organi sociali e potrà proporre il coinvolgimento di professionisti qualificati nei casi che richiedano competenze specialistiche. Se è previsto un compenso, un rimborso spese o un’attività a titolo gratuito, questa circostanza deve essere indicata chiaramente, insieme alle eventuali modalità di determinazione e pagamento.
È importante che il verbale richiami gli obblighi di riservatezza e di protezione dei dati personali. La persona nominata deve impegnarsi a trattare le informazioni apprese nello svolgimento dell’incarico esclusivamente per finalità connesse alla tutela dei tesserati, evitando comunicazioni non necessarie e divulgazioni a soggetti privi di legittimazione. Il documento dovrebbe inoltre chiarire che la gestione delle segnalazioni deve avvenire secondo procedure idonee a proteggere la persona segnalante, la persona segnalata e ogni altro soggetto coinvolto, nel rispetto della normativa in materia di privacy e, quando applicabile, delle disposizioni sulla tutela dei minori e delle persone vulnerabili.
Nel verbale dovrebbe essere riportato anche l’obbligo del nominato di dichiarare l’assenza di condanne, procedimenti o situazioni incompatibili con l’incarico, nei limiti e secondo le modalità consentite dalla legge. Quando l’attività coinvolge minori, l’ente deve valutare gli adempimenti previsti per il personale e i collaboratori che svolgono attività professionali o volontarie organizzate a contatto diretto e regolare con minori, compresa l’eventuale acquisizione della documentazione richiesta dalla normativa vigente. Tali verifiche devono essere effettuate con attenzione e senza inserire nel verbale dati giudiziari eccedenti rispetto a quelli necessari.
La delibera deve prevedere l’accettazione dell’incarico da parte della persona nominata. L’accettazione può essere contenuta nello stesso verbale, attraverso una dichiarazione sottoscritta, oppure risultare da un documento separato allegato. La dichiarazione dovrebbe comprendere la disponibilità a svolgere le funzioni assegnate, l’impegno a rispettare il modello organizzativo, il codice di condotta, le procedure interne e gli obblighi di riservatezza, nonché l’impegno a comunicare tempestivamente eventuali situazioni di conflitto di interesse o sopravvenuta incompatibilità.
È opportuno che il verbale stabilisca come la nomina sarà resa conoscibile all’interno e all’esterno dell’ente. Devono essere indicati, in particolare, il canale attraverso il quale tesserati, famiglie, tecnici e collaboratori potranno contattare il responsabile, le modalità di pubblicazione sul sito internet o sulla bacheca sociale, l’eventuale comunicazione all’organismo sportivo di affiliazione e i riferimenti da inserire nei documenti informativi consegnati agli iscritti. La pubblicità della nomina deve essere sufficiente a consentire a chiunque ne abbia necessità di sapere a chi rivolgersi, senza divulgare dati personali non pertinenti.
Infine, il verbale deve riportare il testo della deliberazione adottata, con l’indicazione dell’esito della votazione, degli eventuali astenuti e contrari e della dichiarazione di approvazione. Deve essere sottoscritto dal presidente della riunione e dal segretario verbalizzante, mentre la firma del responsabile nominato è consigliabile per attestare l’accettazione dell’incarico e degli obblighi connessi. Il documento, insieme agli allegati rilevanti, deve essere conservato nei libri sociali o nell’archivio ufficiale dell’ente, secondo modalità che ne garantiscano integrità, reperibilità e riservatezza. Le formule utilizzate possono essere adattate alle dimensioni dell’associazione, ma non devono mai omettere l’identificazione dell’organo competente, la motivazione della scelta, i requisiti dell’incaricato, i poteri attribuiti, la durata dell’incarico, i canali di contatto e le garanzie di autonomia e riservatezza.
Esempio di verbale nomina safeguarding
In data _____________________, alle ore _____________________, presso _____________________, si è riunito il _____________________ di _____________________, con sede in _____________________, codice fiscale _____________________, rappresentata dal/dalla Presidente _____________________.
Sono presenti:
– _____________________, in qualità di _____________________;
– _____________________, in qualità di _____________________;
– _____________________, in qualità di _____________________;
– _____________________, in qualità di _____________________.
Assume la presidenza della riunione _____________________, il/la quale nomina quale segretario/a verbalizzante _____________________.
Il/La Presidente, verificata la regolare convocazione e la presenza del numero necessario dei partecipanti, dichiara validamente costituita la riunione.
Il/La Presidente illustra la necessità di procedere alla nomina del/della Responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni, ai sensi della normativa vigente, delle disposizioni dell’Ente Sportivo di riferimento e del modello organizzativo e di controllo dell’attività sportiva adottato dall’organizzazione.
Dopo ampia discussione, il _____________________ delibera di nominare quale Responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni – Safeguarding Officer:
Nome e cognome: _____________________
Nato/a a: _____________________ il: _____________________
Codice fiscale: _____________________
Residente in: _____________________
Telefono: _____________________
E-mail: _____________________
La nomina decorre dal _____________________ e resterà valida fino al _____________________, salvo revoca, dimissioni o sostituzione deliberata dall’organo competente.
Il/La Responsabile avrà il compito di:
– vigilare sull’attuazione e sul rispetto del modello organizzativo e di controllo dell’attività sportiva e del codice di condotta;
– prevenire e contrastare ogni forma di abuso, violenza, molestia, discriminazione o comportamento lesivo della dignità e dell’integrità fisica e morale delle persone;
– ricevere e gestire le segnalazioni secondo le procedure adottate dall’organizzazione;
– garantire la riservatezza delle informazioni e la tutela delle persone coinvolte;
– riferire periodicamente all’organo amministrativo o direttivo sull’attività svolta;
– collaborare con gli organismi e gli enti competenti in materia di safeguarding;
– promuovere attività di informazione, sensibilizzazione e formazione;
– conservare la documentazione relativa alle segnalazioni e agli interventi nel rispetto della normativa vigente;
– svolgere ogni ulteriore funzione prevista dal modello organizzativo, dal codice di condotta e dai regolamenti applicabili.
Il/La nominato/a dichiara:
– di accettare l’incarico;
– di possedere i requisiti di competenza, indipendenza, affidabilità e imparzialità richiesti;
– di non trovarsi in situazioni di incompatibilità o conflitto di interessi;
– di non aver riportato condanne o di non essere destinatario/a di provvedimenti incompatibili con l’incarico, ai sensi della normativa vigente;
– di impegnarsi a svolgere l’incarico con diligenza, riservatezza, imparzialità e autonomia;
– di impegnarsi a rispettare la normativa in materia di tutela dei minori, protezione dei dati personali e gestione delle segnalazioni;
– di impegnarsi a comunicare tempestivamente eventuali situazioni di incompatibilità, conflitto di interessi o perdita dei requisiti.
Il/La Responsabile dichiara inoltre di aver ricevuto:
– il modello organizzativo e di controllo dell’attività sportiva;
– il codice di condotta;
– la procedura per la gestione delle segnalazioni;
– l’informativa sul trattamento dei dati personali;
– ogni ulteriore documento interno applicabile.
L’incarico è svolto a titolo _____________________, con eventuale compenso pari a euro _____________________, secondo le modalità deliberate dall’organizzazione.
Il presente verbale sarà conservato agli atti dell’organizzazione e la nomina sarà comunicata ai soggetti interessati e all’Ente Sportivo di riferimento, ove previsto.
Null’altro essendovi da deliberare, la riunione viene chiusa alle ore _____________________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo e data: _____________________
Il/La Presidente
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Il/La Segretario/a verbalizzante
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Il/La Responsabile Safeguarding, per accettazione dell’incarico
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